Commencer

Fonctionnalités de gestion d’inventaire de laboratoire

Réactifs, fournitures et échantillons, avec la planification des expériences, les rapports et la conformité qui les accompagnent. Pour les équipes de recherche qui ont besoin d’une gestion d’inventaire sans complexité.

Réactifs, fournitures et échantillons dans un seul inventaire

Dans une enquête menée auprès d’environ 1,000 professionnels de laboratoire, 70% ont déclaré que leur principal problème d’inventaire était simplement de ne pas savoir ce qu’ils possédaient déjà. Il s’agit rarement des seuls réactifs. Une paillasse opérationnelle nécessite des réactifs suivis par lot, des fournitures comme les pointes, plaques et gants et, dans de nombreux laboratoires, des échantillons ayant leur propre historique. Labsistant suit ces trois catégories, chacune avec les champs réellement nécessaires.

  • Réactifs suivis par lot, avec numéros de lot et de catalogue, fournisseur et surveillance automatique des péremptions
  • Fournitures dans une catégorie distincte, comptées selon vos conditionnements : unité, boîte, paquet, carton, rouleau, bouteille ou sac. Aucune date de péremption inventée pour une boîte de gants. Dans tous les forfaits, y compris Free.
  • Échantillons avec leur parent et leur historique de congélation et de décongélationForfait Lab
  • Propriété personnelle, de groupe ou partagée : une étagère peut appartenir à une personne, à une sous-équipe ou à tout le laboratoire. La propriété de groupe nécessite le forfait Team.
  • Prélevez une portion pour votre usage ou répartissez un contenant entre plusieurs récipientsForfait Team
  • Transférez un article à la personne qui reprend le projetForfait Team
  • Demandez du stock au responsable, au propriétaire ou au groupe au moyen d’une demande suivie, plutôt que d’une discussion dans un couloir
  • Aide au rappel et à la traçabilité au niveau du lot
  • Suivi de la stérilité et de l’absence de RNase pour les réactifs sensiblesForfait Lab
  • Coût d’achat enregistré par lot, avec une devise définie pour le laboratoire (7 devises prises en charge)Forfait Team

Source : C&EN BrandLab/MilliporeSigma, 2020 (n≈1,000)

Liste d’inventaire Labsistant réunissant réactifs, fournitures et échantillons. Chaque ligne indique la catégorie, le numéro de lot, le fournisseur, l’emplacement et la zone, la quantité, la date de péremption, le niveau de danger et le propriétaire. Des avertissements signalent les stocks bas et deux lignes affichent Emplacement privé, car leur emplacement appartient à un collègue.

Décrivez votre besoin. Edna le prépare, vous le confirmez.

Edna est l’assistante intégrée à Labsistant. Posez une question en langage naturel pour obtenir une réponse à partir des dossiers de votre laboratoire. Pour une modification, Edna prépare une carte de confirmation indiquant exactement ce qui se passera. Rien n’est écrit avant votre approbation. Incluse à partir du forfait Team.

  • Consulter les données : ce qui est en stock, l’origine d’un article, les positions encore libres dans une boîte
  • Ajouter et ajuster : créer des réactifs, des fournitures et des emplacements, mettre à jour une quantité, fractionner un article ou le clôturer
  • Mener des expériences : créer et réutiliser des modèles, planifier et démarrer une exécution, prélever et rendre des réactifs associés, terminer ou annuler l’expérience
  • Préparer une recette : vérifier les besoins et la réaliser avec le stock disponible
  • Gérer les échantillons : en créer un, en dériver un nouveau, le décongeler ou le retirer
  • Demander du stock : créer une demande pour un article et consulter les demandes ouvertes
  • Obtenir les chiffres : utilisation et coûts sur toute période, y compris le coût d’une expérience
  • Rechercher dans les guides d’aide sans quitter la page en cours
  • Fournissez un bon de livraison ou la photo d’une page de catalogue : Edna le lit et propose les réactifs qui y figurent

Edna n’agit jamais sans demande. Chaque modification attend votre approbation sur une carte de confirmation. Un PI peut désactiver à tout moment la capacité d’Edna à effectuer des modifications pour tout le laboratoire.

Conversation avec Edna dans Labsistant. La personne indique avoir utilisé 40 mL d’un tampon de Shelf A pour laver des cellules. Edna répond par une carte de confirmation non appliquée intitulée Utiliser du stock, qui nomme le réactif et montre la quantité passant de 216.96 mL à 176.96 mL. La nouvelle quantité et le motif sont modifiables au-dessus des boutons Confirmer et Annuler.

Configurez votre laboratoire à partir de votre tableur existant

Fournissez à Labsistant le fichier que vous tenez à jour. Il vous demande ce qu’il contient, interprète chaque colonne et vous présente tout ce qu’il a compris. Rien n’est créé avant votre accord. Vous pouvez aussi commencer avec un laboratoire vide et le compléter progressivement.

  • Indiquez si le fichier contient des réactifs, des fournitures ou des échantillons. Les en-têtes sont relus pour cette catégorie : une feuille d’échantillons n’est jamais forcée dans un format de réactifs.
  • L’association des colonnes commence par une simple interprétation hors ligne des en-têtes. Tout le processus fonctionne donc avec l’IA désactivée.
  • Activez l’association par IA pour un second avis. Elle connaît la catégorie du fichier et, si deux colonnes signifient la même chose, le signale et vous demande laquelle utiliser.
  • Une grille de vérification présente chaque ligne exactement telle qu’elle a été comprise, avant la création du moindre article.
  • Les emplacements sont regroupés et dédupliqués : « Freezer 1 shelf 2 » et « freezer-1/shelf2 » deviennent une seule étagère au lieu de deux.
  • Vous confirmez ensuite les emplacements : congélateurs, étagères et boîtes détectés. Rien n’est créé avant votre approbation.

Chaque parcours de création dans Labsistant demande où l’élément sera stocké, avec un vrai sélecteur et aucun choix prérempli à votre place. Savoir où se trouve réellement un article n’est pas facultatif : c’est au cœur du produit.

Étape de confirmation des emplacements de la configuration guidée, avec la première des trois étapes cochée. Labsistant a regroupé trois écritures d’une même étagère de congélateur et deux écritures d’un même réfrigérateur. Il demande si chaque groupe désigne le même lieu et marque les emplacements reconnus comme correspondant à une étagère existante.

Que puis-je préparer maintenant avec ce qui est réellement disponible ?

Une grande partie des produits utilisés au laboratoire sont préparés sur place. Labsistant conserve les recettes et les compare au stock actuel : la réponse s’affiche à l’écran, sans aller au réfrigérateur ni deviner. Inclus à partir du forfait Team.

  • Une liste actualisée des réactifs que votre laboratoire sait préparer et de ceux dont les composants sont disponibles aujourd’hui
  • Décrivez une recette par les composants consommés, avec la quantité et l’unité de chacun
  • Ajoutez un réactif maintenant et définissez sa recette plus tard. Il apparaît avec la mention « Recette à définir », sans vous bloquer.
  • La préparation d’un lot déduit les composants et crée le produit en une seule étape. Le stock reste exact sans devoir penser à soustraire les quantités.
  • Tout ce qui se compte en unités entières produit un nombre entier. Vous ne vous retrouvez jamais avec 2.4 plaques.
  • Le produit conserve la trace de sa composition. En ouvrant un réactif préparé, vous voyez sa recette et les composants exacts consommés.
Liste des réactifs préparables dans Labsistant : tampons, gels, milieux et mélanges maîtres fabriqués au laboratoire, avec leur catégorie et un bouton Modifier la recette. Une entrée porte la mention Recette à définir avec un bouton Ajouter une recette, car elle n’est pas encore rédigée.

Les expériences planifiées déduisent les ressources au fur et à mesure de leur utilisation

Près d’un chercheur sur quatre déclare avoir manqué des expériences faute de réactif disponible au bon moment. Créez une fois un modèle contenant tous les besoins, planifiez l’expérience dans le calendrier et laissez le stock diminuer au fil du travail, plutôt que lors d’un inventaire trois semaines plus tard. Les expériences sont incluses à partir du forfait Team.

  • Modèles d’expériences réutilisables avec protocoles
  • Les besoins peuvent être des réactifs, des fournitures ou des échantillons : une expérience nécessite autant des pointes et des plaques que du tampon.
  • Laissez un emplacement d’échantillon ouvert dans le modèle et renseignez-le à la planification. Un même protocole couvre ainsi tous les échantillons traités.
  • Calendrier visuel pour programmer et planifier
  • Prélevez le nécessaire pour une expérience en cours et rendez ce qui n’a pas été utilisé. Le stock reflète la paillasse, plutôt que le plan.
  • Règles de sélection des réactifs tenant compte des zonesForfait Lab
  • Demandez à Edna de planifier, démarrer ou clôturer une expérience sans quitter votre travail

Source : C&EN BrandLab/MilliporeSigma, 2020 (n≈1,000)

Planning d’expériences Labsistant présentant les expériences en cours et à venir par jour, chacune avec les réactifs nécessaires et la quantité exacte à déduire. Un résumé des besoins signale les manques.

Des échantillons qui gardent leur origine

Un échantillon n’est pas une bouteille à recommander. Il a un parent, un historique et un nombre de décongélations qui influencent sa valeur. Labsistant suit les échantillons comme une catégorie distincte, conserve leur filiation et enregistre chaque décongélation. Disponible avec le forfait Lab.

  • Les échantillons côtoient les réactifs et les fournitures dans le même inventaire, avec leurs propres champs plutôt qu’un formulaire de réactif à moitié vide
  • Dérivez un nouvel échantillon d’un échantillon existant : le lien est conservé pour remonter à son origine
  • Décongélation et recongélation sont des événements enregistrés, sans devoir les mémoriser ni les écrire au marqueur sur le couvercle
  • Chaque décongélation et recongélation figure dans la piste d’audit avec son motif. L’historique de congélation-décongélation devient une trace écrite plutôt qu’un souvenir.
  • Une expérience peut nécessiter un échantillon, y compris sous forme d’un emplacement ouvert dans un modèle réutilisable, à renseigner lors de la planification
  • Retirez un échantillon épuisé. Il quitte la liste de travail sans créer de trou dans l’historique.
  • Edna peut créer un échantillon, en dériver un autre ou le marquer décongelé, avec la même carte de confirmation que pour toute autre opération

Pour préciser le périmètre : Labsistant suit les échantillons, leur filiation et leur historique de congélation-décongélation. Il ne les achemine pas dans un moteur de workflows et ne cherche pas à remplacer votre LIMS.

Panneau de détail d’un échantillon Labsistant ouvert sur la liste des échantillons. Le bloc de provenance nomme l’échantillon parent et le passage ultérieur où il a été utilisé. Le fil d’activité récent présente une décongélation et une consommation, avec le motif, l’emplacement, la personne et la date de chaque événement.

Un jumeau numérique de votre laboratoire en un coup d’œil

Représentez votre laboratoire tel qu’il est : pièces, congélateurs, étagères, boîtes, jusqu’à la position exacte. Trouver un article devient une recherche plutôt qu’une succession de portes à ouvrir.

  • Emplacements hiérarchiques (pièces, congélateurs, étagères)
  • Suivi de la température (congélateur, réfrigérateur, température ambiante)
  • Zones de confinement (BSL-2, salles propres, hottes)Forfait Lab
  • Règles de circulation par zone pour la conformitéForfait Lab
  • Organisation visuelle avec des noms personnalisés
  • Choisissez une position dans une boîte : un article se trouve en C4 d’une boîte précise, plutôt que quelque part dans un congélateur
  • L’emplacement des articles personnels reste privé. Un collègue voit seulement que la position est occupée, sans connaître l’article ni son propriétaire.

Ce dernier point est volontaire. Un congélateur partagé ne doit pas devenir la liste des travaux de chacun. Labsistant indique donc seulement aux collègues qu’une position est occupée. Le plan reste exact, sans dévoiler votre projet sur une étagère.

Emplacements Labsistant présentant les pièces, congélateurs, réfrigérateurs et armoires sous forme de cartes avec leur température, zone de danger, emplacement parent et nombre de sous-emplacements.

Des alertes de stock qui veillent pour vous laisser vous concentrer sur la recherche

La perte médiane par laboratoire avoisine 9 600 $ par an en produits chimiques périmés ou gaspillés. Évitez les ruptures de réactifs critiques. Définissez des alertes personnelles et de groupe avec vos seuils et recevez un avis avant que le stock baisse ou que les péremptions approchent.

  • Alertes personnelles dans tous les forfaits et alertes de groupe dès que vous disposez de groupesForfait Team
  • Notifications selon des seuils personnalisés
  • Surveillance par emplacement
  • Indicateurs d’état bas et critique
  • Alertes du tableau de bord pour un aperçu rapide
  • Un centre de notifications réunit tout ce qui demande votre attention dans une seule liste, dans tous les forfaits
  • Également par e-mail si vous préférez être informé sans ouvrir l’applicationForfait Team
  • Ou regroupez les avis dans un résumé quotidien ou hebdomadaire, plutôt qu’un e-mail par événementForfait Team
  • Choisissez les catégories reçues pour chaque canal et désabonnez-vous de chacune en un clic

Source : C&EN BrandLab/MilliporeSigma, 2020 (n≈1,000)

Page de notifications Labsistant avec filtres de stock, prévision, péremption, expériences, équipe et rapports, présentant les alertes de stock bas par jour.

Voyez où vont réellement l’argent et les réactifs

Choisissez 7, 30 ou 90 jours, ou tout l’historique, et consultez le résultat. Chaque chiffre est calculé sur le serveur pour toute la période, sans additionner dans le navigateur les seules données affichées. Les rapports sont inclus à partir du forfait Team.

  • Utilisation : ce que le laboratoire a réellement consommé pendant la période choisie
  • Coût et valeur : vos dépenses et ce qui se trouve actuellement sur les étagères
  • Gaspillage : ce qui a été jeté et combien cela vous a coûté
  • Coût d’expérience : le coût réel d’une exécution à partir de ses consommations
  • Activité de l’équipe : qui a fait quoi sur la même période
  • Enregistrez un rapport fréquent et rouvrez-le plus tard sans recréer les filtres
  • Un rapport volumineux continue à s’exécuter après votre départ de la page et vous attend à votre retour
  • Jours avant épuisement, calculés pour chaque réactif selon sa consommation réelle. Cette fonction concerne les réactifs, pas les fournitures.Forfait Lab

Labsistant s’interdit volontairement deux choses : additionner des quantités d’unités différentes et des montants de devises différentes. Aucun taux de conversion ne permettrait ici de présenter ces sommes fidèlement. Un graphique affiche une seule unité et la nomme ; les montants sont toujours présentés par devise.

Rapport de coût et de valeur Labsistant présentant les dépenses totales et par catégorie, séparément pour chaque devise. Des onglets couvrent l’utilisation, les jours avant épuisement, l’activité d’équipe, le gaspillage, les expériences et les rapports enregistrés.

Une source d’information unique pour les audits et la recherche

À peine la moitié des laboratoires se sentent prêts pour un audit inopiné. Conservez des enregistrements complets et immuables de chaque modification d’inventaire. Conçu pour la conformité réglementaire, avec des journaux d’audit qui ne peuvent jamais être supprimés ni modifiés.

  • Historique complet et immuable de toutes les modifications
  • Chaque action d’inventaire est enregistrée automatiquement
  • Attribution à un utilisateur pour toutes les actions
  • Rapports et export adaptés à la conformité
  • Personne ne peut les supprimer ni les modifier
  • Recherchez dans le journal et filtrez par personne, réactif, lot, type d’événement ou date
  • La période consultable dépend du forfait : 7 jours avec Free, 90 jours avec Team et tout l’historique avec Lab

Source : C&EN BrandLab/MilliporeSigma, 2020 (n≈1,000)

Journal d’audit Labsistant présentant chaque événement d’inventaire avec la quantité utilisée, le lot et l’emplacement, l’expérience concernée, le motif de clôture, la personne et l’horodatage.

Donnez à chaque membre l’accès nécessaire

Conçu pour le fonctionnement réel des équipes de recherche. Les autorisations par rôle permettent à chacun de voir le nécessaire tout en maintenant un contrôle d’accès approprié.

  • Trois rôles : PI, chercheur et chercheur junior. Le rôle de chercheur junior nécessite le forfait Team.
  • Groupes d’utilisateurs pour organiser les projetsForfait Team
  • Autorisations par rôle dans toute l’application
  • Visibilité et paramètres de tout le laboratoire pour les PI
  • Accueil des membres par invitation e-mail
  • Besoin d’un article appartenant à un collègue ? Créez une demande sur cet article au lieu de le prendre : tout l’échange est enregistré.
  • Transférez vos articles quand vous terminez un projet ou quittez le laboratoire, pour que rien ne reste sans responsable dans un congélateurForfait Team
  • Un centre d’aide intégré dans tous les forfaits, y compris Free, pour qu’un nouveau collègue puisse chercher une réponse sans vous solliciter
Gestion des utilisateurs Labsistant présentant les membres, leur rôle de PI, chercheur ou chercheur junior, leurs groupes de recherche et leur date d’arrivée.
Explorer la démo Commencer avec votre laboratoire