Funciones de gestión del inventario de laboratorio
Reactivos, suministros y muestras, con planificación de experimentos, informes y cumplimiento a su alrededor. Para equipos de investigación que necesitan gestionar el inventario sin complicaciones.
Reactivos, material y muestras en un solo inventario
En una encuesta a unos 1,000 profesionales de laboratorio, el 70% dijo que su mayor problema de inventario era simplemente no saber qué tenía ya. Rara vez se trata solo de reactivos. El trabajo en la mesa requiere reactivos controlados por lote, suministros como puntas, placas y guantes y, en muchos laboratorios, muestras con una historia detrás. Labsistant sigue las tres categorías, cada una con los campos que realmente necesita.
- Reactivos por lote, con números de lote y catálogo, proveedor y control automático de caducidad
- Suministros como categoría propia, contados en los envases que compra: unidad, caja, paquete, caja de embalaje, rollo, botella o bolsa. No se inventa una fecha de caducidad para una caja de guantes. En todos los planes, incluido Free.
- Muestras con su origen e historial de congelación y descongelaciónPlan Lab
- Propiedad personal, de grupo o compartida: una estantería puede pertenecer a una persona, a un subequipo o a todo el laboratorio. La propiedad de grupo requiere el plan Team.
- Extraiga una porción para uso propio o divida un recipiente en variosPlan Team
- Transfiera un elemento a otra persona cuando se haga cargo del proyectoPlan Team
- Pida existencias al responsable, propietario o grupo mediante una solicitud registrada, en lugar de una conversación en el pasillo
- Apoyo a la retirada de lotes y a la trazabilidad
- Seguimiento de esterilidad y ausencia de RNase en reactivos sensiblesPlan Lab
- Coste de compra registrado por lote, con una moneda configurada para todo el laboratorio (7 monedas admitidas)Plan Team
Describa lo que necesita. Edna lo prepara y usted lo confirma.
Edna es la asistente integrada en Labsistant. Pregunte en lenguaje natural y obtenga respuestas a partir de los registros de su laboratorio. Si pide un cambio, Edna prepara una tarjeta de confirmación con lo que ocurrirá exactamente. No se escribe nada hasta que lo apruebe. Incluida desde el plan Team.
- Consultar: qué hay en existencias, de dónde procede un elemento o qué posiciones de una caja siguen libres
- Añadir y ajustar: crear reactivos, suministros y ubicaciones, actualizar cantidades, dividir elementos o retirarlos del inventario activo
- Realizar experimentos: crear y reutilizar plantillas, programar y comenzar una ejecución, extraer y devolver reactivos asociados, completarla o cancelarla
- Preparar una receta: comprobar lo necesario y elaborarla con lo que hay en la estantería
- Gestionar muestras: crearlas, derivar otras nuevas, descongelarlas o retirarlas
- Pedir existencias: crear una solicitud para un elemento y ver las solicitudes ya abiertas
- Obtener cifras: datos de uso y costes de cualquier periodo, incluido el coste de realizar un experimento
- Buscar en las guías de ayuda sin salir de la página actual
- Proporcione un albarán o una foto de una página de catálogo: Edna lo lee y propone los reactivos que contiene
Edna nunca actúa por iniciativa propia. Cada cambio queda pendiente de una tarjeta de confirmación que debe aprobar. Un PI puede desactivar en cualquier momento la capacidad de Edna para hacer cambios en todo el laboratorio.
Configure su laboratorio a partir de la hoja de cálculo que ya utiliza
Entregue a Labsistant el archivo que ya mantiene. Le preguntará qué contiene, interpretará cada columna y mostrará todo lo que ha entendido. No creará nada hasta que dé su aprobación. También puede empezar con un laboratorio vacío y completarlo poco a poco.
- Indique si el archivo contiene reactivos, suministros o muestras. Los encabezados se interpretan de nuevo según esa categoría: una hoja de muestras nunca se fuerza a encajar en un formato de reactivos.
- La asociación de columnas empieza con una interpretación sencilla y sin conexión de los encabezados. Todo el proceso funciona con la IA desactivada.
- Active el asistente de asociación por IA si desea una segunda opinión. Conoce la categoría del archivo y, si dos columnas significan lo mismo, lo señala y pregunta cuál usar.
- Una cuadrícula de revisión presenta cada fila exactamente como se ha interpretado, antes de crear un solo elemento.
- Las ubicaciones se agrupan y deduplican: «Freezer 1 shelf 2» y «freezer-1/shelf2» se convierten en una estantería, no en dos.
- Después confirma las ubicaciones: aprueba los congeladores, estantes y cajas detectados. No se crea nada hasta que lo apruebe.
Cada proceso que crea algo en Labsistant pregunta dónde se guarda, con un selector real y sin rellenar nada en su nombre. Aquí saber dónde está algo no es un campo opcional: es gran parte del propósito.
¿Qué puedo preparar ahora con lo que realmente hay en la estantería?
Gran parte de lo que utiliza un laboratorio se prepara, no se compra. Labsistant guarda las recetas y las contrasta con las existencias actuales. La respuesta aparece en pantalla, sin ir a la nevera ni adivinar. Incluido desde el plan Team.
- Lista actualizada de lo que puede preparar: todos los reactivos que sabe elaborar su laboratorio y cuáles tienen hoy los componentes disponibles
- Escriba una receta con los componentes que consume, indicando cantidad y unidad de cada uno
- Añada un reactivo ahora y defina su receta después. Aparece en la lista como «Receta pendiente», sin impedirle continuar.
- Preparar un lote descuenta los componentes y crea el producto en un solo paso. El inventario sigue siendo correcto sin que nadie tenga que acordarse de restar.
- Lo que se cuenta por unidades completas da un resultado entero. Nunca acabará con 2.4 placas.
- El producto conserva qué se utilizó para prepararlo. Al abrir un reactivo elaborado, verá su receta y los componentes exactos consumidos.
Los experimentos programados descuentan lo que utilizan a medida que lo utilizan
Casi uno de cada cuatro investigadores declara haber perdido experimentos por no disponer de un reactivo cuando lo necesitaba. Cree una plantilla con todo lo necesario, prográmela en el calendario y deje que el inventario disminuya conforme se trabaja, en vez de ajustarlo en un recuento tres semanas después. Experimentos incluidos desde el plan Team.
- Plantillas reutilizables de experimentos con protocolos
- Los requisitos pueden ser reactivos, suministros o muestras: una ejecución necesita puntas y placas tanto como tampón.
- Deje una posición de muestra abierta en la plantilla y complétela al programar la ejecución. Un solo protocolo sirve para todas las muestras que procese.
- Calendario visual para programar y planificar
- Extraiga lo necesario para un experimento en curso y devuelva lo no utilizado. El recuento refleja lo que sucede en la mesa, no lo previsto en el plan.
- Reglas de selección de reactivos según la zonaPlan Lab
- Pida a Edna que programe, inicie o cierre una ejecución sin interrumpir su trabajo
Muestras que conservan su origen
Una muestra no es un frasco que se vuelve a pedir. Tiene un origen, una historia y un número de descongelaciones que afectan a su valor. Labsistant sigue las muestras como una categoría propia, conserva el linaje y registra cada descongelación. Disponible en el plan Lab.
- Las muestras comparten inventario con reactivos y suministros, con los campos que necesitan, sin recurrir a un formulario de reactivos con campos vacíos
- Derive una muestra nueva de otra existente: el vínculo se conserva para poder rastrear cualquier muestra hasta su origen
- Descongelar y volver a congelar son eventos registrados, sin depender de la memoria ni de anotaciones en la tapa
- Cada descongelación y recongelación queda en la trazabilidad de auditoría con su motivo. El historial de congelación y descongelación es un registro, no un recuerdo.
- Un experimento puede requerir una muestra, incluso como una posición abierta en una plantilla reutilizable que se completa al programar la ejecución
- Retire una muestra cuando se agote. Sale de la lista de trabajo sin dejar un vacío en el historial.
- Edna puede crear una muestra, derivar otra de ella o marcarla como descongelada, siempre con la misma tarjeta de confirmación
Para aclarar el alcance: Labsistant sigue las muestras, su linaje y su historial de congelación y descongelación. No las hace pasar por un motor de flujos de trabajo ni pretende ser su LIMS.
Un gemelo digital de su laboratorio de un vistazo
Organice el laboratorio tal como es: salas, congeladores, estantes, cajas y hasta la posición exacta. Encontrar algo será consultarlo, no abrir puertas.
- Ubicaciones jerárquicas (salas, congeladores, estantes)
- Seguimiento de temperatura (congelador, nevera, ambiente)
- Zonas de contención (BSL-2, salas limpias, campanas)Plan Lab
- Reglas de flujo por zonas para el cumplimientoPlan Lab
- Organización visual con nombres personalizados
- Seleccione una posición en una caja: el elemento estará en C4 de una caja concreta, no en algún lugar del congelador
- Los elementos personales mantienen privada su ubicación. Un compañero solo ve que la posición está ocupada, nunca qué hay ni de quién es.
Lo último es deliberado. Un congelador compartido no debería convertirse en una lista de los proyectos de los demás. Labsistant solo muestra a un compañero que una posición está ocupada. El mapa sigue siendo exacto y nadie puede deducir su proyecto leyendo una estantería.
Alertas que vigilan el inventario para que se centre en investigar
La mediana de pérdidas por laboratorio ronda los $9,600 al año en productos químicos caducados o desperdiciados. Evite quedarse sin reactivos críticos. Configure alertas personales y de grupo con umbrales propios y reciba avisos antes de que bajen las existencias o se acerquen las fechas de caducidad.
- Alertas personales en todos los planes y alertas de grupo cuando disponga de gruposPlan Team
- Notificaciones basadas en umbrales personalizados
- Supervisión por ubicación
- Indicadores de nivel bajo y crítico
- Alertas en el panel para una visión rápida
- Un centro de notificaciones reúne todo lo que requiere atención en una lista, en todos los planes
- También por correo si prefiere informarse sin abrir la aplicaciónPlan Team
- O reúna los avisos en un resumen diario o semanal, en lugar de un correo por eventoPlan Team
- Elija qué tipos de avisos recibe por canal y cancele cualquiera de ellos con un clic
Vea adónde van realmente el dinero y los reactivos
Elija 7, 30 o 90 días, o todo el historial, y consulte el resultado. Cada cifra se calcula en el servidor sobre el intervalo completo, no sumando en el navegador lo que cabía en pantalla. Informes incluidos desde el plan Team.
- Uso: lo que el laboratorio consumió realmente en el intervalo elegido
- Coste y valor: lo que gastó y lo que tiene ahora en las estanterías
- Desperdicio: lo que terminó en la basura y cuánto costó
- Coste del experimento: lo que costó realizarlo según lo que consumió
- Actividad del equipo: quién hizo qué en el mismo intervalo
- Guarde un informe habitual y ábralo después sin volver a configurar los filtros
- Los informes grandes siguen ejecutándose aunque cambie de página y le esperan cuando vuelve
- Días hasta agotar las existencias, calculados para cada reactivo según su ritmo real de uso. Esta función se aplica a reactivos, no a suministros.Plan Lab
Labsistant evita deliberadamente dos cosas: nunca suma cantidades con unidades diferentes ni importes en monedas distintas. No hay aquí un tipo de cambio que permita presentar esas sumas con rigor. Cada gráfico muestra y nombra una unidad, y los importes se informan siempre por moneda.
Una única fuente de referencia para auditorías e investigación
Apenas la mitad de los laboratorios se siente preparada para una auditoría sin previo aviso. Mantenga registros completos e inmutables de cada cambio del inventario. Diseñado para el cumplimiento normativo, con registros de auditoría que nunca pueden borrarse ni modificarse.
- Historial completo e inmutable de todos los cambios
- Cada acción de inventario se registra automáticamente
- Todas las acciones identifican al usuario
- Informes y exportación preparados para el cumplimiento normativo
- Nadie puede borrar ni modificar los registros
- Busque en el registro y filtre por persona, reactivo, lote, tipo de evento o fecha
- La profundidad del historial depende del plan: 7 días en Free, 90 días en Team y todo el historial en Lab
Dé a cada miembro del equipo el acceso que necesita
Diseñado para la forma real de trabajar de los equipos de investigación. Los permisos por rol permiten que cada persona vea lo necesario, manteniendo un control de acceso adecuado.
- Tres niveles de rol: PI, investigador e investigador júnior. El rol de investigador júnior requiere el plan Team.
- Grupos de usuarios para organizar proyectosPlan Team
- Permisos por rol en toda la aplicación
- Visibilidad y configuración de todo el laboratorio para los PI
- Incorporación mediante invitaciones por correo
- ¿Necesita algo de un compañero? Solicítelo desde su elemento en lugar de cogerlo. Todo el intercambio queda registrado.
- Transfiera sus elementos al terminar un proyecto o marcharse, para que nada quede huérfano en un congeladorPlan Team
- Centro de ayuda dentro de la aplicación en todos los planes, incluido Free, para que un nuevo compañero pueda informarse sin preguntarle
