En 2020, una encuesta a más de 1000 profesionales de laboratorio reveló que el 81% gestionaba el inventario químico con Excel, papel o sin herramienta alguna. Fue hace seis años. El problema no ha desaparecido y sus síntomas persisten.
Un estudio revisado por pares de 2024 reveló que las universidades gastan entre $100000 y $800000 al año solo en eliminar residuos químicos. Los productos desconocidos y caducados cuestan entre 100 y 1000 veces más de eliminar que los identificados. En 2025, las National Academies confirmaron que las normas de investigación habían proliferado sin controles suficientes y reclamaron expresamente adoptar tecnología como solución, señalando que las instituciones pequeñas a menudo no pueden pagar las herramientas existentes.
Las herramientas existentes tampoco lo facilitan. La mayoría exige meses de incorporación y oculta los precios tras llamadas comerciales. Un responsable de laboratorio no puede dedicar semanas a un proceso de venta interminable.
Así, algunas de las personas que mejor resuelven problemas en el mundo trabajan con las mismas herramientas que usarían para planificar la lista de la compra. Por eso creamos Labsistant: el sistema de inventario que su laboratorio merece.
Cómo empezó todo
Matt y yo nos conocimos estudiando informática en la University of Oregon. Tras graduarnos, acabamos en la misma empresa, donde creamos dos sistemas que marcaron nuestra forma de ver este problema: uno de punto de venta e inventario para restaurantes y después otro de inventario sujeto a una estricta regulación, en el que cada transacción debía ser trazable, cada cambio auditable y cada registro conforme con la normativa.
Los dos dejamos aquella empresa, pero mantuvimos el contacto y hace poco decidimos dejar nuestros empleos para crear algo propio. Mientras explorábamos ideas, un día mi pareja se quejaba del caos de nuestro especiero y de que quería organizarlo mejor. Empezó haciendo una lista alfabética de todo lo que tenía en notas adhesivas que todavía siguen pegadas al armario. Yo, siempre tan útil, le pregunté qué pasaría si tuviéramos que añadir algo entre dos entradas.
Entonces me preguntó si podía crear algo que llevara el control de nuestras especias. Cuando dije que sí, respondió: «Bueno, si lo haces… mejor no, porque empezaré a usarlo para el trabajo y a pedirte más funciones». Ese fue, de alguna manera, el momento que dio origen a Labsistant.
Aunque había dicho que lo crearía, hice lo que hace cualquier buen responsable de producto: comparar construir con comprar. Me encanta crear cosas, pero tampoco quiero atascarme en algo que no tiene sentido. Así empecé a investigar sistemas de inventario de laboratorio. Con mi experiencia y la de Matt, vimos una oportunidad real.
Una encuesta a más de 1000 profesionales de laboratorio reveló que el 70% considera que su mayor problema de inventario es simplemente no saber qué tiene o dónde está. Casi 1 de cada 4 investigadores no pudo realizar un experimento programado porque faltaban los reactivos necesarios. El 58% pierde al menos tres días de trabajo al mes por problemas de inventario. La mediana de pérdidas por laboratorio ronda los $9600 anuales solo en productos químicos caducados y eliminación; en laboratorios privados con ánimo de lucro y gubernamentales supera los $84000.
¿Y el 40% de todos los residuos químicos de laboratorio? Procede de productos que nunca se usaron. Se quedaron en una estantería, caducaron y ahora cuestan entre 100 y 1000 veces más de eliminar que si alguien hubiera sabido que estaban allí.
No son cifras abstractas. Es una estudiante de posgrado que no puede hacer su experimento el martes porque el anticuerpo que necesitaba caducó el mes pasado y nadie lo sabía. Es un PI viendo cómo la financiación se evapora en tasas de eliminación de productos que el laboratorio ya tenía pero no encontraba. Es investigación real que no llega a hacerse.
Por qué no funcionan las opciones existentes
A los laboratorios para los que creamos Labsistant no les falta ambición. Les faltan tiempo y dinero.
Los laboratorios recurren a Google Sheets o Excel porque son gratuitos y conocidos. Pero las hojas de cálculo no pueden gestionar lotes, caducidades, jerarquías de almacenamiento ni trazabilidad de auditoría sin dar pie a errores humanos. Los apaños se acumulan hasta que la propia hoja de cálculo se convierte en un riesgo.
Las alternativas especializadas están dominadas por proveedores tradicionales que cobran tarifas empresariales y ocultan los precios tras llamadas comerciales. Un investigador ni siquiera puede saber cuánto cuesta una herramienta sin concertar una demo. Además, muchas integran el inventario en grandes suites LIMS o ELN: un laboratorio que solo necesita saber qué hay en la estantería recibe toda una suite de cumplimiento normativo con meses de incorporación.
Con software moderno como Notion, Linear o Figma puede registrarse y empezar en minutos. El software de laboratorio no ha seguido ese ritmo. No hay una herramienta que un posdoctorando o responsable de laboratorio pueda adoptar por su cuenta y utilizar ese mismo día, sin comité de compras ni revisión informática.
Al menos, no lo había hasta Labsistant.
Qué estamos creando y por qué es diferente
Labsistant es una plataforma de gestión del inventario de laboratorio, no un LIMS ni un ELN. Nos centramos en hacer bien el inventario, a un precio asequible y respetando cómo trabajan realmente los laboratorios. Otras aplicaciones lo incluyen como una función menor; nosotros lo convertimos en la base del producto para que los laboratorios sepan qué tienen, qué utilizan y qué está a punto de caducar. Así pueden corregir el rumbo cuando haga falta y tomar decisiones a largo plazo basadas en datos.
Algunas convicciones en las que creemos tanto como para construir la empresa a su alrededor:
Los precios deberían estar en la web. Los nuestros lo están: Free, $49/mes o $149/mes. Sin llamadas comerciales, cargos ocultos ni sorpresas. Un estudiante de posgrado o responsable de laboratorio puede evaluar el producto, saber exactamente cuánto cuesta y empezar ese mismo día. Como referencia, herramientas comparables cobran entre $3000 y más de $5000 al año, siempre que consiga superar el botón «Contactar con ventas» para averiguarlo.
Configurar debería llevar minutos, no meses. Se registra con Google o correo, sin tarjeta de crédito, y ya puede entrar. Incluso ofrecemos un entorno de demostración con datos precargados para explorar un laboratorio plenamente funcional antes de comprometerse. Sin implantación de 6 meses, enlace informático dedicado ni contrato de formación.
Los laboratorios deberían ser dueños de sus datos. Todos los niveles incluyen exportación CSV. Los datos de su inventario son suyos. Punto.
La herramienta debería amortizarse sola. Los reactivos son caros. Si Labsistant evita que un solo reactivo caduque en una estantería olvidada, ya se habrá pagado durante todo el año.
Por qué creemos que somos las personas adecuadas
No venimos de la industria del software de laboratorio. Venimos de crear sistemas de inventario que tenían que funcionar, donde el cumplimiento no era opcional y había que justificar cada transacción. Por eso consideramos fundamentales la trazabilidad de auditoría, la integridad de datos y los modelos de permisos, en lugar de añadirlos después a un sustituto de la hoja de cálculo.
Tenemos la base para crear sistemas de inventario, pero ¿por qué laboratorios? La respuesta sincera es que no empezamos como expertos del sector. Sin embargo, ambos hemos trabajado toda nuestra carrera en empresas emergentes e incubadoras, y eso enseña a conocer un mercado rápido. Es lo que hicimos. Hablamos con investigadores, responsables y PI de laboratorios académicos, biotecnológicos y gubernamentales para conocer sus problemas de primera mano y entender la lógica que necesita un sistema de inventario de laboratorio.
Si trabaja en un laboratorio y quiere ayudar a decidir hacia dónde va Labsistant, nos encantaría hablar con usted. Reserve una llamada aquí.
Pruébelo usted mismo
Si todo esto le resulta familiar, nuestro entorno de demostración le muestra de forma realista lo que podría tener su laboratorio, sin registrarse. Si quiere ir más allá, hay una prueba gratuita de 30 días sin tarjeta de crédito. Preferimos que el producto hable por sí mismo.
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Fuentes:
- C&EN BrandLab/MilliporeSigma, 2020 (n ≈ 1000 profesionales de laboratorio): Taking Stock; Waste Not
- ACS Chemical Health & Safety, 2024: Challenges of Legacy Chemicals
- National Academies of Sciences, Engineering, and Medicine, 2025: Simplifying Research Regulations and Policies
- American Chemical Society (ACS): Less Is Better