Estos cuatro campos son los que revisará un auditor, un responsable de seguridad o usted en el futuro. Labsistant es especialmente estricto con ellos: un valor incorrecto puede ser peor que no tener ninguno.
Este artículo explica cada campo y cómo lo trata Labsistant. No determina el nivel de peligro ni la caducidad de ninguna sustancia. Esos datos proceden de la documentación del fabricante y de las directrices de seguridad de su institución, nunca de esta aplicación.
La regla común a todos
Labsistant nunca inventa un valor de cumplimiento. Ni en la entrada manual, ni al importar, ni mediante el asistente de IA. Si el archivo no contiene un número de lote, el campo queda vacío y se le pregunta. Si no se indica un nivel de peligro, no se presupone ninguno.
Un número de lote incorrecto pero verosímil es mucho más peligroso que uno vacío: el vacío invita a comprobarlo; el valor erróneo, no.
Número de lote
El número de lote identifica la partida concreta que recibió del fabricante. Cópielo de la etiqueta del recipiente físico o de su certificado de análisis (CoA).
Es importante porque vincula el frasco físico con todo lo que el fabricante sabe de esa partida. Ante una retirada, permite saber si está afectado. Si un experimento se comporta de forma extraña, permite comprobar si se utilizó otro lote.
- Dónde se introduce: paso 2, «Información del lote», de Agregar reactivo. Es obligatorio.
- No lo sustituya por un valor provisional, una fecha, un número de pedido o
N/A. Si no tiene el número real, use el estado de lote pendiente explicado abajo. - Los reactivos tienen números de lote. Los consumibles y las muestras no.
Dejar un número de lote pendiente
La recepción suele registrarse antes de desembalar la caja. Por eso Labsistant tiene un estado explícito para «ha llegado, pero aún no se ha leído el número de lote».
Dónde puede dejarlo pendiente
Puede dejar el lote pendiente en la importación guiada y con el asistente de IA, pero no en el formulario manual Agregar reactivo.
- En la importación guiada, cada fila de revisión tiene el interruptor Aún sin lote (agregar después). Al activarlo, desaparece el campo del número de lote de esa fila porque ya no se solicita.
- El asistente de IA ofrece la misma opción y el mismo texto en una tarjeta de confirmación antes de crear nada.
- El formulario manual Agregar reactivo exige un número de lote. Si agrega un artículo a mano y no tiene el número, léalo del recipiente o utilice la importación.
Qué significa «pendiente»
Dejarlo pendiente se registra como una decisión, no como un dato que falta:
- El artículo se crea sin ningún número de lote, no con un valor de relleno. La base de datos solo admite un número vacío si también se establece la marca de aplazamiento, para que ningún lote quede vacío sin dejar constancia.
- Se guardan quién lo dejó pendiente y cuándo.
- La entrada del Registro de auditoría indica que el lote se creó con el número pendiente.
- Un lote pendiente nunca se fusiona con uno existente. Cada aplazamiento se trata como una partida recibida independiente porque no hay un número con el que cotejarlo.
Buscar y completar artículos pendientes
Los artículos pendientes están diseñados para que no pasen desapercibidos:
- En Inventario aparecen con el distintivo ámbar Lote pendiente en la columna Lote # y un botón de lápiz al lado.
- El filtro de estado incluye Lote pendiente para mostrar solo esos artículos.
Para completar uno:
- Pulse el lápiz junto a Lote pendiente o abra el artículo y use la misma acción.
- Escribe el número de lote del producto físico o de su certificado de análisis.
- Pulse Guardar.
El distintivo Lote pendiente desaparece automáticamente. El Registro de auditoría añade una entrada indicando quién introdujo el número y cuándo, para conservar tanto el aplazamiento como su resolución.
Número CAS
El número de registro CAS es el identificador único que Chemical Abstracts Service asigna a una sustancia química. Identifica la sustancia sin ambigüedad, independientemente de cómo escriba su nombre el laboratorio.
- Dónde se introduce: paso 1, «Seleccionar reactivo», al añadir un reactivo nuevo a su lista principal.
- Cópielo de la etiqueta del recipiente, de la ficha de datos de seguridad o del catálogo del proveedor. No intente reconstruirlo de memoria.
- El número CAS pertenece a la sustancia, no al lote; por eso se introduce una vez por reactivo.
Una diferencia que conviene conocer: el número CAS es opcional en el formulario manual Agregar reactivo, pero la importación guiada exige un número CAS para cualquier reactivo nuevo en el laboratorio. Las filas sin él se bloquean hasta que lo indique. Quedan exentos los consumibles y las filas vinculadas a un reactivo existente.
Nivel de peligro
Cada reactivo tiene un nivel de peligro elegido entre cinco valores:
None, Low, Moderate, High, Extreme.
- Dónde se introduce: paso 1, «Seleccionar reactivo». Es obligatorio.
- Se establece en el reactivo y se aplica a todos los lotes y recipientes de esa sustancia.
- Aparece como distintivo en la columna Peligro de Inventario y puede ordenar por él.
En el plan Free solo están disponibles None y Low. Se rechazan los valores superiores con un mensaje que indica que requieren un plan de pago. Consulte Planes y límites.
Estos cinco niveles son una escala propia de Labsistant para ordenar y filtrar el inventario. No son categorías GHS, valoraciones NFPA ni ninguna clasificación reglamentaria. El nivel mostrado no constituye una determinación de cumplimiento. Asigne el nivel según la ficha de datos de seguridad de la sustancia y las directrices de su institución. Conserve las clasificaciones formales exigidas en el sistema de registro oficial que utilice su institución.
Fecha de caducidad
La fecha de caducidad pertenece al lote, no a la sustancia, porque cada partida caduca según su propio calendario.
- Dónde se introduce: paso 2, «Información del lote». Es obligatoria.
- La fecha de caducidad puede ser hoy o una fecha pasada, incluso anterior a la recepción. El formulario avisa de existencias caducadas o próximas a caducar en lugar de impedir seleccionar la fecha.
- Si la fecha introducida está en los próximos 30 días, el formulario avisa de que caducará pronto.
- Una vez guardada, determina el contador Próximos a vencer del Panel, el panel Artículos por vencer y el filtro Próximos a vencer de Inventario.
Tome la fecha del recipiente o del CoA. Si la partida tiene tanto una fecha de uso límite como una de nuevo análisis, registre como caducidad la que indique la política de su laboratorio y anote la otra en Notas del lote.
Qué no hace Labsistant
- No determina si un reactivo caducado sigue siendo utilizable.
- No asigna ni valida un nivel de peligro por usted.
- No contrasta un número CAS con ningún registro.
- No conoce las retiradas de productos ni le avisa de ellas.
Registra lo que usted indica, conserva quién lo indicó y cuándo, y hace visibles las lagunas. La decisión sigue correspondiéndole a usted y a los procedimientos de seguridad de su institución.
Estos campos se rellenan al añadir un recipiente. Añadir un reactivo muestra dónde aparece cada uno y Indicadores de esterilidad y ausencia de RNasa explica los dos indicadores de manipulación que los acompañan. Mantener este registro sin otro sistema es parte del propósito del inventario.