Par défaut, Edna répond aux questions sans rien modifier. Cet article explique comment l'autoriser à proposer des modifications et utiliser un document comme point de départ. Rien n'est créé sans votre accord préalable : c'est le fonctionnement prévu de l'assistant.
Si ce n'est pas déjà fait, lisez d'abord Edna, l'assistant IA : ce qu'il peut faire.
L'interrupteur « Edna peut apporter des modifications »
Ce réglage s'applique à tout le laboratoire et seul un PI peut le modifier.
- Ouvrez Paramètres dans la barre latérale.
- Ouvrez l'onglet Laboratoire.
- Faites défiler jusqu'à la section Edna.
- Activez Edna peut apporter des modifications.
Une confirmation indique qu'Edna peut désormais apporter des modifications. La désactivation affiche la confirmation correspondante.
Si vous n'êtes pas PI, le réglage reste visible mais ne peut pas être modifié. Le texte précise que seul un PI peut le changer.
Ce que permet l'interrupteur et ses limites
L'app l'explique précisément :
- Poser des questions reste toujours possible avec les offres éligibles, que l'interrupteur soit activé ou non.
- Les modifications nécessitent en plus l'activation de cet interrupteur.
- Chaque modification nécessite toujours votre confirmation dans le chat.
L'interrupteur n'autorise donc pas Edna à agir seule. Aucun réglage ne le permet. Il détermine si Edna peut proposer une modification. Vous décidez toujours de son exécution, carte par carte.
Son activation présente donc peu de risques. Edna peut préparer un formulaire prérempli que vous vérifiez, ce qui est plus rapide et moins sujet aux erreurs qu'une saisie entièrement manuelle.
Joindre un PDF ou une photo dans le chat
Vous pouvez joindre un document à un message pour qu'Edna le lise et prépare une proposition. C'est le chemin rapide pour une livraison ponctuelle, plutôt que pour charger tout un inventaire existant.
Les pièces jointes dans le chat nécessitent une offre Team ou Lab, l'activation du réglage de modification du laboratoire et le rôle PI ou Chercheur. Si le trombone n'apparaît pas, vérifiez ces conditions. Un Chercheur junior ne peut pas utiliser ce parcours de création.
- Ouvrez Edna.
- Utilisez Joindre un PDF ou une photo à importer.
- Choisissez votre fichier.
- Patientez pendant l'envoi et la lecture du PDF ou de la photo.
- Terminez la vérification, ignorez les articles non souhaités et approuvez ceux qui sont inclus.
Fichiers pris en charge
Le sélecteur accepte les formats PDF, JPEG, PNG, HEIC, HEIF et WebP, dans la limite de 20 MB par fichier. Les fichiers non pris en charge ou trop volumineux sont refusés avant l'envoi.
Ce qui s'affiche
Edna extrait les articles d'inventaire qu'elle trouve et les présente pour vérification avant toute création. La carte demande les informations manquantes, sans proposer la modification de tous les champs :
- Choisissez un emplacement réel pour chaque article avec le sélecteur doté d'une recherche. Un emplacement lu dans le document peut présélectionner une correspondance ; vérifiez qu'elle est correcte.
- Renseignez le nom, la quantité, l'unité, le type de quantité ou le niveau de danger manquant lorsque cela est demandé. Appuyez-vous sur le document ou sur vos informations vérifiées ; n'inventez pas les valeurs manquantes.
- L'option Consommable (et non un réactif) apparaît lorsqu'elle peut résoudre l'absence de niveau de danger. Le champ CAS est facultatif pour les réactifs et masqué pour les consommables.
- Renseignez le numéro de lot manquant ou choisissez explicitement Pas encore de lot (à ajouter plus tard). Si une date n'a pas pu être lue, vérifiez-la dans le document. Consultez Numéros de lot, CAS, danger et péremption.
Utilisez Ignorer pour un article que vous ne souhaitez pas ajouter. Le bouton d'ajout reste désactivé si des champs obligatoires d'articles inclus ne sont pas résolus. Rien n'est créé avant votre approbation.
En cas de problème
Le message précise si l'échec concerne la lecture, l'enregistrement de la vérification ou l'ajout des articles :
- Si Edna n'a pas pu lire le PDF ou la photo, vérifiez le fichier et réessayez.
- Si aucun article d'inventaire n'a été trouvé dans le PDF ou la photo, essayez un document plus lisible ou utilisez l'import guidé.
- Si tous les choix de vérification n'ont pas pu être enregistrés, rien n'est ajouté. Vos modifications restent sur la carte ; corrigez les lignes signalées et réessayez.
- Si l'ajout signale une réussite partielle, les articles ajoutés avec succès sont déjà dans l'inventaire. Seules les lignes en échec restent sur la carte pour correction et nouvelle tentative.
- Si rien n'a pu être ajouté, le message le précise et vous pouvez réessayer. Vérifiez le résultat avant de lancer un autre import.
Pièce jointe dans le chat ou import guidé ?
Les deux lisent des documents, pour des tâches différentes. L'import guidé est celui que vous utiliserez le plus souvent.
| Utiliser | Quand |
|---|---|
| Import guidé | Le cas habituel : une livraison à déballer, une pile de bons de livraison, un tableur ou une étagère que vous enregistrez enfin. Plusieurs fichiers à la fois, avec rapprochement des emplacements et modification en masse. |
| Joindre dans le chat | L'exception : un seul document avec quelques articles, lorsque vous êtes déjà en conversation et qu'il est plus rapide de demander. |
L'import guidé traite les tableurs CSV, évite les doublons d'emplacements entre fichiers et permet la modification en masse, contrairement au parcours dans le chat. Utilisez-le pour les volumes importants. Ouvrez Ajouter à l'inventaire dans la barre supérieure et choisissez Importer un inventaire. Consultez Importer des fichiers : CSV, PDF fournisseurs et photos d'étagères.
Ce n'est pas réservé aux nouveaux laboratoires. Son nom vient de la carte du tableau de bord affichée aux nouveaux laboratoires, mais ce même parcours sert ensuite à chaque commande, livraison ou lot resté à saisir. Le message d'accueil d'Edna y dirige les nouveaux laboratoires, ce qui peut donner l'impression d'une étape de configuration unique. Ce n'est pas le cas.