Importer des fichiers : CSV, PDF fournisseurs et photos d’étagères

L'import guidé lit vos données existantes pour vous éviter de les ressaisir. Cet article couvre la première moitié : ajouter les fichiers et vérifier l'interprétation des colonnes. Pour la suite, voir Vérifier et terminer un import. Si vous partez d'un tableur, les avantages à le remplacer expliquent l'intérêt de cette démarche.

L'ajout de fichiers et l'association des colonnes ne créent aucun article d'inventaire. Les articles sont ajoutés uniquement lorsque vous approuvez les lignes lors de la vérification.

Qui peut importer

Les rôles Chercheur principal et Chercheur. Les Chercheurs juniors ne voient pas l'option d'import.

Par où commencer

1. Sur le Tableau de bord, la carte « Configurez votre laboratoire » propose Démarrer la configuration.
2. Ou ouvrez Ajouter à l'inventaire dans la barre supérieure et choisissez Importer un inventaire.
3. Ou ouvrez Outils dans la barre latérale, puis Importer un inventaire.

Ce que vous pouvez importer

Les fichiers Excel ne sont pas pris en charge. Enregistrez d'abord la feuille au format CSV.

Tout ajouter en une fois

Cliquez sur Choisir des fichiers et ajoutez l'ensemble : tableur, PDF et photos. Ils sont lus dans une seule vérification, sans import séparé par fichier.

Ce choix mérite d'être délibéré. Les données du laboratoire sont souvent dispersées ; les importer séparément vous oblige à réconcilier ensuite les chevauchements. Les réunir permet de tout traiter en une seule vérification.

Vous pouvez aussi ajouter un fichier plus tard dans la même session.

Les modèles

Si vous préférez partir d'un modèle, utilisez Télécharger un modèle sur l'écran d'ajout. Il en existe un par type d'article, avec toutes les colonnes que Labsistant lit pour ce type :

• Réactif: Item name, Quantity, Unit, Alert at, Quantity type, Hazard level, CAS number, Vendor, Catalog number, Category, Lot number, Received date, Expiration date, Lot cost, Sterile, RNase-free, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.
• Consommable: Item name, Quantity, Unit, Alert at, Quantity type, Vendor, Category, Sterile, RNase-free, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.
• Échantillon: Item name, Quantity, Unit, Quantity type, Sample type, Collection date, Sample source, Biohazard, Already thawed, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.

Laissez une colonne vide si vous n'avez pas la valeur. Certaines n'acceptent que des valeurs précises :

• Niveau de danger accepte none, low, moderate, high ou extreme.
• Les dates s'écrivent année-mois-jour, par exemple 2026-01-15.
• Type de quantité vaut discrete pour ce que vous comptez et continuous pour ce que vous mesurez. Laissez le champ vide pour que Labsistant le déduise d'une unité connue.
• Propriété vaut shared, group ou personal.
• Stérile, Sans RNase, Risque biologique et Déjà décongelé acceptent yes ou no.

L'unique ligne de chaque modèle est un exemple à supprimer et remplacer. Ce ne sont ni des données réelles ni des valeurs conseillées. Si elle reste dans le fichier, la vérification la signale pour que vous la remplaciez ou l'écartiez.

Le modèle n'est pas obligatoire. L'étape d'association prend en charge les noms de colonnes de votre propre tableur.

Étape 1 : Associer les colonnes

Après lecture des fichiers, la première étape affiche Comment j'ai lu votre fichier : les correspondances proposées entre vos colonnes et les champs de Labsistant.

Vérifiez ces correspondances et corrigez les erreurs.

Ce qui s'affiche

• Colonnes obligatoires. Le minimum nécessaire pour qu'une ligne devienne un article. L'étape signale toute correspondance manquante.
• Un indicateur de confiance précise, pour chaque association, le degré de certitude de la correspondance.
• Ignorer cette colonne indique une colonne qui ne sera pas importée. Modifiez son association si elle doit alimenter un champ.
• L'Emplacement de stockage est indiqué comme Définie à l'étape des emplacements, car il est traité séparément avec plus d'attention. Voir Vérifier et terminer un import.

Corrigez toute mauvaise association. C'est le moment le plus simple pour le faire, car toutes les étapes suivantes en dépendent.

Vérifier les changements d'unités

La section Unités affiche chaque unité du fichier. Les conversions reconnues sont préremplies et marquées Recommandé, par exemple grams devient g. Les valeurs demandant une décision portent l'indication Nécessite votre avis.

Lisez cette section : elle explique les changements et permet de repérer une normalisation indésirable.

Unités non reconnues

Si votre fichier contient des unités inconnues, Labsistant le signale et propose pour chacune :

• Remplacer par l'une des nôtres, pour l'associer à une unité connue.
• Conserver tel quel, pour garder l'unité écrite dans le fichier.
• Passer, pour exclure de cet import les lignes utilisant cette unité.

Une unité inconnue ne bloque pas à elle seule l'import. Si vous conservez une unité personnalisée, précisez si elle représente des éléments entiers ou une quantité mesurée. Les lignes sans type de quantité requis restent signalées.

Éléments entiers ou quantité mesurée

Chaque réactif est traité comme des éléments entiers, par exemple boîtes ou paquets, ou comme une quantité mesurée, par exemple volume ou poids. Si l'unité choisie le détermine déjà, l'étape l'indique sans le redemander.

Demander une lecture plus attentive à l'IA

Si les noms de colonnes sont inhabituels et l'association automatique difficile, vous pouvez demander à l'IA d'examiner le fichier de plus près.

Si l'IA est injoignable, l'étape le dit clairement et permet de réessayer. Elle ne remplace pas silencieusement la lecture par une supposition.

Dans tous les cas, la lecture de l'IA est une proposition, pas une décision. Ses suggestions passent par la même vérification, et rien n'est créé avant votre approbation.

Ce qui n'est jamais deviné

Quel que soit le parcours des données, l'import n'invente aucune valeur de conformité. Numéros de lot et CAS, niveaux de danger et dates de péremption proviennent de vos fichiers ou de vous, jamais d'une supposition.

Les lignes incomplètes sont signalées, jamais remplies à votre place. Voir Numéros de lot, CAS, danger et péremption.