Voici la seconde moitié de l'import guidé, après l'ajout des fichiers et l'association des colonnes. Pour le début, voir Importer des fichiers : CSV, PDF fournisseurs et photos d'étagères.
Il reste deux étapes : Confirmer les emplacements et Tout vérifier. La confirmation peut créer des emplacements de stockage. Les articles ne sont ajoutés à l'inventaire qu'après approbation des lignes dans Tout vérifier.
Étape 2 : Confirmer les emplacements
Vos fichiers nomment des emplacements. Cette étape rassemble chaque nom distinct et vous demande à quel lieu réel il correspond.
L'emplacement a sa propre étape parce qu'il indique où se trouve physiquement un article. Une erreur disperse votre inventaire dans des lieux inexistants.
Fusionner les doublons
Les tableurs accumulent des noms de lieux presque identiques. L'étape repère les doublons probables et demande : S'agit-il du même endroit ?
- Si vous confirmez, choisissez le nom à conserver ou saisissez un nom pour l'emplacement fusionné. Vous pouvez aussi l'associer à un emplacement existant du laboratoire.
- Ou choisissez Non, les garder séparés pour conserver les deux.
Vous décidez. Labsistant propose le rapprochement sans jamais fusionner de lui-même.
Création d'un nouvel emplacement
Pour chaque nouvel emplacement, vous pouvez définir :
- Le nom.
- Une description, facultative.
- Une température, facultative.
- Le placer à l'intérieur de permet de l'imbriquer dans un autre emplacement, si nécessaire.
- À qui est destiné cet emplacement ?, qui définit sa propriété.
Voir Créer un emplacement de stockage pour ces champs et « Personnel, groupe et laboratoire » pour le choix de propriété.
Emplacements à écarter
Utilisez Passer pour un nom à ne pas créer. Les lignes affectées à cet emplacement sont aussi écartées de l'import. Vérifiez-les avant ; si elles doivent être importées, choisissez un lieu existant réel ou corrigez le nom.
Si aucune ligne ne nomme d'emplacement, l'étape l'indique. Vous pouvez en affecter un ici ou le faire par ligne ou en groupe lors de la vérification finale. Chaque article importé doit toujours avoir un emplacement réel.
La confirmation crée les nouveaux emplacements choisis. Si l'un ne peut pas être créé ou relié à son groupe, l'étape explique l'échec et reste ouverte. Corrigez puis confirmez à nouveau ; les emplacements déjà créés sont conservés sans doublons.
Étape 3 : Tout vérifier
La dernière étape affiche les articles proposés avec les valeurs lues. Tout vérifier au même endroit permet de les contrôler avant approbation. Ajouter maintenant importe une ligne prête, Importer en une fois importe les lignes prêtes ensemble et Terminer et voir le récapitulatif conclut la vérification avec un rapport.
Modifier une ligne
Chaque ligne est modifiable. Vous pouvez corriger les erreurs de lecture et compléter les informations manquantes, notamment :
- Le nom, la quantité et l'unité.
- S'il s'agit d'éléments entiers, comme des boîtes et paquets, ou d'une quantité mesurée, comme un volume ou un poids.
- La date de péremption.
- L'emplacement, avec Choisissez un emplacement pour les lignes qui n'en ont pas.
- Pas encore de lot (à ajouter plus tard) si le numéro n'est pas encore disponible. Voir Numéros de lot, CAS, danger et péremption.
Les lignes encore incomplètes sont signalées pour les retrouver facilement.
Actions groupées
Corriger cent lignes une à une n'est pas pratique. La grille permet de les sélectionner et d'agir sur l'ensemble :
- Définir l'emplacement de la sélection.
- Définir le niveau de partage de la sélection règle la propriété en groupe.
- Exclure la sélection de l'import.
Sélectionnez les lignes avec les cases ; Maj-clic sur une case sélectionne une plage. La sélection globale est aussi disponible.
C'est le moyen le plus rapide pour un gros import : réglez en quelques passes les lignes ayant le même emplacement ou propriétaire, puis traitez les autres individuellement.
Terminer
Quand vous êtes prêt, cliquez sur Terminer et voir le récapitulatif.
Si toutes les lignes sont complètes, l'import s'exécute et les articles sont créés.
Si certaines lignes sont incomplètes, le dialogue « Terminer la configuration ? » indique leur nombre et propose deux choix :
| Choix | Ce qui se passe |
|---|---|
| Conserver pour plus tard | Les lignes incomplètes restent dans la session. Les lignes prêtes sont importées maintenant et vous pouvez revenir pour les autres. |
| Mettre de côté | Les lignes incomplètes sont exclues. Les lignes prêtes sont importées maintenant ; les autres sont écartées de cet import. |
Aucun choix n'invente de valeur pour débloquer une ligne. Privilégiez Conserver pour plus tard sauf si vous êtes sûr de ne pas vouloir ces lignes : vous pourrez ainsi y revenir.
Après l'import
Vous recevez un rapport détaillé des opérations réelles. Il distingue les emplacements, réactifs et lots créés de ceux réutilisés, afin de voir s'il y a eu ajout ou rapprochement avec un existant.
Voici quelques messages possibles :
- « Nous attendons encore des informations ci-dessous : », avec les lignes conservées pour plus tard.
- « Rien n'a été ajouté lors de cette session. » lorsque rien n'était prêt à importer.
- « Rien n'était encore prêt à être importé. Vérifiez les lignes signalées ci-dessous. »
- En cas d'erreur, lisez le résultat annoncé. Certaines lignes peuvent être enregistrées pour réessai, certains articles déjà importés et d'autres encore en attente. Les articles importés restent dans l'inventaire. Utilisez le réessai proposé ou corrigez les lignes restantes ; ne supposez pas que tout a été annulé.
S'arrêter et reprendre
Vous pouvez travailler en plusieurs fois. La progression est enregistrée automatiquement sur cet appareil, dans ce navigateur. Ce n'est pas une sauvegarde serveur : effacer les données du navigateur ou changer d'appareil perd le point de reprise. Si l'enregistrement échoue, gardez l'onglet ouvert et terminez ici.
À la prochaine ouverture de Configurer votre laboratoire, l'application propose de reprendre là où vous en étiez :
- Reprendre l'import revient à l'étape interrompue, avec les fichiers, associations et choix d'emplacement conservés.
- Repartir de zéro démarre un nouvel import. Une confirmation demande d'abord d'abandonner l'import enregistré, car le travail en cours sera perdu.
Pour un gros inventaire, reprendre est normal : le tableur lundi, les photos du congélateur mardi. Une fois tout importé, le tableur cesse d'être le fichier que chacun modifie, et c'est ce qui change le fonctionnement du laboratoire.