Ces quatre champs intéressent un auditeur, un responsable sécurité ou vous-même plus tard. Ce sont aussi ceux que Labsistant traite le plus strictement : une mauvaise valeur peut être pire qu’une absence de valeur.
Cet article explique chaque champ et son traitement par Labsistant. Il ne détermine pas le niveau de danger ni la péremption d’une substance. Ces informations viennent du fabricant et des consignes de sécurité de votre établissement, jamais de l’application.
La règle commune à tous
Labsistant n’invente jamais de valeur de conformité. Ni en saisie manuelle, ni à l’import, ni via l’assistant IA. Si votre fichier ne contient pas le numéro de lot, le champ reste vide et une demande vous est faite. Aucun niveau de danger n’est supposé s’il n’est pas indiqué.
Un faux numéro de lot vraisemblable est bien plus dangereux qu’un champ vide : le vide pousse à vérifier, une valeur erronée non.
Numéro de lot
Le numéro de lot identifie le lot précis reçu du fabricant. Recopiez-le depuis l’étiquette du contenant ou son certificat d’analyse (CoA).
Il relie le flacon physique à tout ce que le fabricant sait du lot. En cas de rappel, il permet de savoir si vous êtes concerné. Si une expérience se comporte étrangement, il permet de vérifier si un autre lot a été utilisé.
- Où le saisir : à l’étape 2, « Informations sur le lot », de l’ajout d’un réactif. Il est obligatoire.
- Ne le remplacez pas par une valeur provisoire, une date, un numéro de commande ou
N/A. Sans le vrai numéro, utilisez le report décrit ci-dessous. - Les réactifs ont des numéros de lot. Les consommables et échantillons n’en ont pas.
Reporter la saisie d’un numéro de lot
La réception est souvent enregistrée avant le déballage. Labsistant prévoit donc un état explicite : « reçu, mais numéro de lot pas encore relevé ».
Où le report est possible
Le report est possible dans l’import guidé et avec l’assistant IA, mais pas dans le formulaire manuel Ajouter un réactif.
- Dans l’import guidé, chaque ligne de vérification propose Pas encore de lot (à ajouter plus tard). Activez l’interrupteur : le champ du numéro de lot de cette ligne disparaît, puisqu’il n’est plus demandé.
- L’assistant IA propose le même choix, avec le même libellé, sur une carte de confirmation avant toute création.
- Le formulaire manuel Ajouter un réactif exige un numéro de lot. Pour ajouter un article sans connaître le numéro, relevez-le sur le contenant ou passez par l’import.
Ce que signifie le report
Le report est enregistré comme une décision, pas comme une donnée manquante :
- L’article est créé sans aucun numéro de lot, pas avec une valeur de remplissage. La base refuse un numéro vide sans marqueur de report associé : un lot ne peut donc pas être vide sans que ce soit explicite.
- L’auteur et la date du report sont enregistrés.
- L’entrée du Journal d’audit indique que le lot a été créé en attente de son numéro.
- Un lot en attente n’est jamais fusionné avec un lot existant. Chaque report correspond à un lot reçu distinct, faute de numéro permettant une correspondance.
Retrouver et compléter les articles en attente
Les articles en attente sont conçus pour rester visibles :
- Sur la page Inventaire, un badge orange En attente de lot apparaît dans la colonne N° de lot, avec un bouton crayon à côté.
- Le filtre d’état propose En attente de lot pour afficher uniquement ces articles.
Pour en compléter un :
- Cliquez sur le crayon à côté de En attente de lot, ou ouvrez l’article et utilisez la même action.
- Saisissez le numéro de lot figurant sur le produit ou son certificat d'analyse.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le badge En attente de lot disparaît automatiquement. Le Journal d’audit ajoute une entrée indiquant qui a saisi le numéro et quand, pour conserver le report et sa résolution.
Numéro CAS
Le numéro CAS est l’identifiant unique attribué à une substance chimique par le Chemical Abstracts Service. Il désigne la substance sans ambiguïté, quelle que soit la façon dont votre laboratoire écrit son nom.
- Où le saisir : à l’étape 1, « Sélectionner le réactif », lors de l’ajout d’un nouveau réactif à la liste principale.
- Recopiez-le depuis l’étiquette, la fiche de données de sécurité ou le catalogue du fournisseur. Ne le reconstituez pas de mémoire.
- Le numéro CAS appartient à la substance, pas au lot : il se saisit donc une seule fois par réactif.
Une différence à connaître : le numéro CAS est facultatif dans le formulaire manuel Ajouter un réactif, mais l’import guidé l’exige pour tout réactif nouveau dans le laboratoire. Les lignes sans numéro sont bloquées jusqu’à sa saisie. Les consommables et les lignes associées à un réactif existant sont exemptés.
Niveau de danger
Chaque réactif possède un niveau de danger choisi parmi cinq valeurs :
None, Low, Moderate, High, Extreme.
- Où le saisir : à l’étape 1, « Sélectionner le réactif ». Il est obligatoire.
- Il est défini sur le réactif et s’applique à tous les lots et contenants de cette substance.
- Il apparaît sous forme de badge dans la colonne Danger de la page Inventaire, qui permet aussi le tri.
Dans l’offre Free, seuls None et Low sont disponibles. Les niveaux supérieurs sont refusés ; un message précise qu’ils nécessitent une offre payante. Consultez Offres et limites.
Ces cinq niveaux forment l’échelle propre à Labsistant pour trier et filtrer l’inventaire. Ce ne sont ni des catégories GHS, ni des indices NFPA, ni une classification réglementaire. Le niveau affiché ne constitue pas une détermination de conformité. Choisissez-le à partir de la fiche de données de sécurité et des consignes de votre établissement. Conservez les classifications formelles requises dans le système de référence utilisé par votre établissement.
Date de péremption
La date de péremption appartient au lot, pas à la substance, car chaque lot a son propre calendrier de péremption.
- Où la saisir : à l’étape 2, « Informations sur le lot ». Elle est obligatoire.
- La date de péremption peut être aujourd’hui ou dans le passé, même avant la réception. Le formulaire signale les stocks périmés ou proches de la péremption au lieu de bloquer la date.
- Si la date saisie est dans les 30 jours, le formulaire signale une péremption prochaine.
- Une fois enregistrée, elle alimente le compteur Expire bientôt du Tableau de bord, le panneau Articles qui expirent et le filtre Expire bientôt de la page Inventaire.
Relevez la date sur le contenant ou le CoA. Si un lot porte une date limite d’utilisation et une date de recontrôle, enregistrez celle que la politique du laboratoire considère comme la péremption, et notez l’autre dans les Notes du lot.
Ce que Labsistant ne fait pas
- Il ne détermine pas si un réactif périmé reste utilisable.
- Il n’attribue ni ne valide un niveau de danger à votre place.
- Il ne vérifie pas les numéros CAS dans un registre.
- Il n’a pas connaissance des rappels de produits et ne vous en avertit pas.
Il enregistre vos informations, garde la trace de leur auteur et de leur date, et rend les lacunes visibles. Le jugement reste le vôtre, dans le cadre des procédures de sécurité de votre établissement.
Ces champs se remplissent lors de l’ajout d’un contenant. Ajouter un réactif montre leur emplacement, et Indicateurs de stérilité et d’absence de RNase explique les deux indicateurs de manipulation associés. Tenir ce registre sans second système fait partie du rôle de l’inventaire.