Funzionalità di gestione del magazzino di laboratorio
Reagenti, materiali di consumo e campioni, con pianificazione degli esperimenti, report e conformità. Per i team di ricerca che necessitano di una gestione del magazzino senza complessità.
Reagenti, materiali di consumo e campioni in un unico inventario
In un sondaggio condotto su circa 1,000 professionisti di laboratorio, il 70% ha indicato come principale problema di inventario il semplice fatto di non sapere cosa fosse già disponibile. Raramente si tratta solo di reagenti. Il lavoro al banco richiede reagenti monitorati per lotto, materiali di consumo come puntali, piastre e guanti e, in molti laboratori, campioni con una propria storia. Labsistant segue tutte e tre le categorie, ciascuna con i campi effettivamente necessari.
- Reagenti a livello di lotto, con numeri di lotto e di catalogo, fornitore e monitoraggio automatico della scadenza
- Materiali di consumo come categoria distinta, contati nelle confezioni effettivamente acquistate: unità, scatola, pacco, cartone, rotolo, flacone o sacchetto. Nessuna data di scadenza inventata per una scatola di guanti. In ogni piano, incluso Free.
- Campioni con il campione di origine e la cronologia di congelamenti e scongelamentiPiano Lab
- Proprietà personale, di gruppo o condivisa: un ripiano può appartenere a una persona, a un sottogruppo o a tutto il laboratorio. La proprietà di gruppo richiede il piano Team.
- Prelevare una porzione per uso personale o suddividere un contenitore in più partiPiano Team
- Trasferire un elemento a chi subentra nel progettoPiano Team
- Richiedere scorte al responsabile, al proprietario o al gruppo tramite una richiesta tracciata, anziché con una conversazione in corridoio
- Supporto al richiamo e alla tracciabilità a livello di lotto
- Monitoraggio della sterilità e dell’assenza di RNase per reagenti sensibiliPiano Lab
- Costo d’acquisto registrato sul lotto, con una valuta impostata per tutto il laboratorio (7 valute supportate)Piano Team
Descrivere ciò che serve. Edna prepara la proposta, poi si conferma.
Edna è l’assistente integrata in Labsistant. Con una domanda in linguaggio naturale si ottiene una risposta dai dati del laboratorio. Per una modifica, Edna compila una scheda di conferma che mostra esattamente cosa accadrà: nulla viene scritto senza approvazione. Inclusa a partire dal piano Team.
- Consultare: cosa è disponibile, da dove proviene un elemento, quali posizioni di una scatola sono ancora libere
- Aggiungere e correggere: creare reagenti, materiali di consumo e posizioni di stoccaggio, aggiornare quantità, suddividere un elemento o chiuderlo
- Gestire esperimenti: creare e riutilizzare modelli, pianificare e avviare un’esecuzione, prelevare e restituire reagenti associati, completarla o annullarla
- Preparare una ricetta: verificare i componenti necessari e realizzarla con le scorte disponibili
- Gestire campioni: crearne uno, derivarne uno nuovo, scongelarlo o ritirarlo
- Richiedere scorte: aprire una richiesta per un elemento e consultare quelle già aperte
- Ottenere i numeri: dati di utilizzo e costo per qualsiasi periodo, incluso il costo di un esperimento
- Cercare nelle guide di assistenza senza lasciare la pagina corrente
- Fornire una distinta di consegna o la foto di una pagina di catalogo: Edna la legge e propone i reagenti presenti
Edna non agisce mai senza una richiesta. Ogni modifica attende l’approvazione di una scheda di conferma; un PI può disabilitare in qualsiasi momento la possibilità di apportare modifiche per tutto il laboratorio.
Configurare il laboratorio a partire dal foglio di calcolo esistente
Fornire a Labsistant il file già in uso. Il sistema chiede cosa contiene, interpreta ogni colonna e mostra tutto ciò che ha compreso, senza creare nulla prima dell’approvazione. È anche possibile iniziare con un laboratorio vuoto e completarlo progressivamente.
- Indicare se il file contiene reagenti, materiali di consumo o campioni. Le intestazioni vengono rilette per quel tipo, senza mai forzare un foglio di campioni nel formato dei reagenti.
- L’associazione delle colonne parte da una semplice interpretazione offline delle intestazioni, quindi l’intero processo funziona anche con l’IA disattivata.
- Attivare l’associazione tramite IA per un secondo parere. Il sistema conosce il tipo del file e segnala le colonne con lo stesso significato, chiedendo quale usare.
- Una griglia di revisione mostra ogni riga esattamente come è stata interpretata, prima che esista un solo elemento.
- Le posizioni vengono raggruppate e deduplicate: «Freezer 1 shelf 2» e «freezer-1/shelf2» diventano un solo ripiano, anziché due.
- Segue la conferma delle posizioni: congelatori, ripiani e scatole individuati devono essere approvati. Nulla viene creato senza approvazione.
Ogni percorso di creazione in Labsistant chiede dove viene conservato l’elemento, con un vero selettore e senza valori precompilati. Sapere dove si trova realmente qualcosa non è un campo facoltativo: è uno degli obiettivi principali.
Cosa si può preparare adesso con ciò che è davvero disponibile?
Molto di ciò che serve in laboratorio viene preparato, non acquistato. Labsistant conserva le ricette e le verifica sulle scorte attuali: la risposta appare sullo schermo, senza andare al frigorifero o tirare a indovinare. Incluso a partire dal piano Team.
- Un elenco aggiornato di tutti i reagenti che il laboratorio sa preparare e di quelli per cui sono disponibili i componenti oggi
- Scrivere una ricetta indicando i componenti consumati, con quantità e unità di ciascuno
- Aggiungere un reagente ora e definirne la ricetta in seguito. Compare come «Ricetta da definire», senza bloccare il lavoro.
- Preparare un lotto sottrae i componenti e crea il prodotto in un solo passaggio. Il conteggio resta corretto senza dover ricordare di sottrarre le quantità.
- Ciò che si conta in unità intere produce sempre un numero intero. Non ci si ritrova mai con 2.4 piastre.
- Il prodotto conserva la traccia dei componenti: aprendo un reagente preparato, vengono mostrate la ricetta di origine e le quantità esatte consumate.
Gli esperimenti pianificati sottraggono le scorte man mano che le utilizzano
Quasi un ricercatore su quattro riferisce di aver saltato esperimenti perché un reagente non era disponibile al momento necessario. Si crea una sola volta un modello con tutto il necessario, lo si pianifica sul calendario e le scorte diminuiscono mentre il lavoro procede, anziché durante un inventario tre settimane dopo. Gli esperimenti sono inclusi a partire dal piano Team.
- Modelli di esperimento riutilizzabili con protocolli
- I requisiti possono essere reagenti, materiali di consumo o campioni: un esperimento ha bisogno di puntali e piastre quanto di tampone.
- Lasciare uno spazio per il campione nel modello e compilarlo alla pianificazione: un unico protocollo copre tutti i campioni trattati.
- Calendario visivo per programmare e pianificare
- Prelevare il necessario per un esperimento in corso e restituire ciò che non è stato usato. Il conteggio riflette il banco, non il piano.
- Regole di selezione dei reagenti che tengono conto delle zonePiano Lab
- Chiedere a Edna di pianificare, avviare o chiudere un’esecuzione senza interrompere il lavoro
Campioni che conservano la propria origine
Un campione non è un flacone da riordinare. Ha un campione di origine, una storia e un numero di scongelamenti che ne modifica il valore. Labsistant lo gestisce come tipo di elemento distinto, conserva la genealogia e registra ogni scongelamento. Disponibile nel piano Lab.
- I campioni condividono l’inventario con reagenti e materiali di consumo, con i campi realmente necessari anziché un modulo per reagenti pieno di spazi vuoti
- Derivare un nuovo campione da uno esistente mantiene il collegamento tra i due, permettendo di risalire all’origine di qualsiasi campione
- Scongelamento e ricongelamento sono eventi registrati, senza affidarsi alla memoria o a una scritta sul coperchio
- Ogni scongelamento e ricongelamento entra nel tracciato di audit con il motivo indicato: la cronologia diventa una registrazione, non un ricordo
- Un esperimento può richiedere un campione, anche come spazio aperto in un modello riutilizzabile da compilare alla pianificazione
- Ritirare un campione quando è esaurito: scompare dall’elenco operativo senza lasciare vuoti nella cronologia
- Edna può creare un campione, derivarne uno nuovo o segnarlo come scongelato, sempre con la stessa scheda di conferma
Per chiarire l’ambito: Labsistant monitora i campioni, la genealogia e la cronologia di congelamento e scongelamento. Non li instrada attraverso un motore di workflow e non intende essere un LIMS.
Un gemello digitale del laboratorio a colpo d’occhio
Rappresentare il laboratorio com’è realmente organizzato: stanze, congelatori, ripiani, scatole, fino alla singola posizione. Trovare qualcosa diventa una ricerca, senza aprire tutte le porte.
- Posizioni di stoccaggio gerarchiche (stanze, congelatori, ripiani)
- Monitoraggio della temperatura (congelatore, frigorifero, temperatura ambiente)
- Zone di contenimento (BSL-2, camere bianche, cappe)Piano Lab
- Regole di flusso basate sulle zone per la conformitàPiano Lab
- Organizzazione visiva con nomi personalizzati
- Selezione della posizione nella scatola: un elemento si trova in C4 di una scatola precisa, non in un punto imprecisato del congelatore
- La posizione degli elementi personali resta privata. I colleghi vedono solo che il posto è occupato, senza conoscere l’elemento né il proprietario.
Quest’ultimo punto è voluto. Un congelatore condiviso non deve diventare un elenco dei progetti altrui: Labsistant mostra ai colleghi solo che una posizione è occupata. La mappa resta accurata senza rivelare il progetto attraverso uno scaffale.
Avvisi sulle scorte per concentrarsi sulla ricerca
La perdita mediana per laboratorio è di circa $9,600 all’anno per sostanze chimiche scadute o sprecate. Per evitare di esaurire reagenti critici, si possono impostare avvisi personali e di gruppo con soglie personalizzate e ricevere notifiche prima che le scorte calino o le scadenze si avvicinino.
- Avvisi personali in ogni piano e avvisi di gruppo quando sono disponibili i gruppiPiano Team
- Notifiche basate su soglie personalizzate
- Monitoraggio per posizione
- Indicatori di livello basso e critico
- Avvisi nella dashboard per una visione rapida
- Un centro notifiche raccoglie in un solo elenco tutto ciò che richiede attenzione, in ogni piano
- Notifiche anche via e-mail per informarsi senza aprire l’appPiano Team
- Oppure raccogliere gli avvisi in un riepilogo giornaliero o settimanale anziché ricevere un’e-mail per eventoPiano Team
- Scegliere quali categorie ricevere per ciascun canale e disiscriversi da ognuna con un clic
Capire dove vanno davvero denaro e reagenti
Scegliere un intervallo di 7, 30 o 90 giorni, oppure l’intera cronologia, e leggere il risultato. Ogni valore viene calcolato sul server per tutto l’intervallo, senza sommare nel browser solo i dati visibili. I report sono inclusi a partire dal piano Team.
- Utilizzo: ciò che il laboratorio ha effettivamente consumato nell’intervallo scelto
- Costo e valore: quanto è stato speso e cosa è presente sugli scaffali
- Sprechi: cosa è stato gettato e quanto è costato
- Costo dell’esperimento: il costo reale dell’esecuzione in base a ciò che ha consumato
- Attività del team: chi ha fatto cosa nello stesso intervallo
- Salvare un report usato spesso e riaprirlo in seguito, senza ricostruire i filtri
- Un report di grandi dimensioni continua l’elaborazione anche dopo aver lasciato la pagina ed è disponibile al ritorno
- Giorni all’esaurimento, calcolati per ogni reagente dal consumo effettivo. La funzione riguarda i reagenti, non i materiali di consumo.Piano Lab
Labsistant evita volutamente due cose: sommare quantità con unità diverse e importi in valute diverse. Non esiste qui un tasso di conversione che renderebbe corrette tali somme. Ogni grafico mostra e nomina una sola unità; gli importi sono sempre riportati per valuta.
Un’unica fonte di riferimento per audit e ricerca
Appena la metà dei laboratori si sente pronta per un audit senza preavviso. Si possono mantenere registrazioni complete e immutabili di ogni modifica al magazzino. Progettato per la conformità normativa, con registri di audit che non possono mai essere eliminati o modificati.
- Cronologia completa e immutabile di tutte le modifiche
- Ogni azione di inventario viene registrata automaticamente
- Attribuzione dell’utente per ogni azione
- Report ed esportazione pronti per la conformità
- Nessuno può eliminare o modificare i registri
- Cercare nel registro e filtrare per persona, reagente, lotto, tipo di evento o data
- La cronologia consultabile dipende dal piano: 7 giorni con Free, 90 giorni con Team e l’intera cronologia con Lab
L’accesso necessario per ogni membro del team
Progettato per il modo in cui lavorano realmente i team di ricerca. I permessi basati sui ruoli consentono a ciascuno di vedere il necessario, mantenendo un controllo degli accessi adeguato.
- Tre livelli di ruolo: PI, ricercatore e ricercatore junior. Il ruolo di ricercatore junior richiede il piano Team.
- Gruppi di utenti per organizzare i progettiPiano Team
- Permessi basati sui ruoli in tutta l’applicazione
- Visibilità e impostazioni di tutto il laboratorio per i PI
- Inserimento dei membri tramite invito e-mail
- Serve qualcosa che appartiene a un collega? Aprire una richiesta sul suo elemento anziché prenderlo: l’intero scambio viene registrato.
- Trasferire i propri elementi alla fine di un progetto o prima di lasciare il laboratorio, per evitare che qualcosa resti senza responsabile nel congelatorePiano Team
- Centro assistenza nell’app in ogni piano, incluso Free, per consentire ai nuovi colleghi di trovare risposte autonomamente
