Esses quatro campos são os que um auditor, um responsável pela segurança ou você no futuro vai consultar. São também os que o Labsistant trata com mais rigor, pois um valor errado pode ser pior que nenhum.
Este artigo explica cada campo e como o Labsistant o trata. Não define o nível de risco ou a validade de nenhuma substância. Esses dados vêm da documentação do fabricante e das orientações de segurança da sua instituição, nunca do app.
A regra comum a todos
O Labsistant nunca inventa um valor de conformidade. Nem na entrada manual, na importação ou pelo assistente de IA. Se o arquivo não contém um número de lote, o campo fica vazio e você é consultado. Se o nível de risco não foi informado, nada é presumido.
Um número de lote errado, mas plausível, é muito mais perigoso que um campo vazio: o vazio leva alguém a conferir; o valor errado, não.
Número do lote
O número de lote identifica a partida específica recebida do fabricante. Copie do rótulo do recipiente físico ou do certificado de análise (CoA).
Ele liga o frasco físico a tudo o que o fabricante sabe sobre aquela partida. Em um recall, permite saber se o material foi afetado. Se um experimento apresentar um comportamento estranho, permite verificar se outro lote foi usado.
- Onde informar: etapa 2, “Informações do lote”, ao adicionar um reagente. É obrigatório.
- Não substitua por um valor provisório, uma data, um número de pedido ou
N/A. Sem o número real, use o estado de lote pendente explicado abaixo. - Reagentes têm números de lote. Insumos e amostras não.
Deixar um número de lote pendente
O recebimento costuma ser registrado antes de desembalar a caixa. Por isso o Labsistant tem um estado explícito para “chegou, mas o número de lote ainda não foi lido”.
Onde é possível deixar pendente
É possível deixar pendente na importação guiada e pelo assistente de IA, mas não no formulário manual Adicionar reagente.
- Na importação guiada, cada linha de revisão tem o controle Sem lote ainda (adicionar depois). Ao ativar, o campo de número de lote daquela linha desaparece, pois deixa de ser solicitado.
- O assistente de IA oferece a mesma opção, com o mesmo texto, em um cartão de confirmação antes de criar qualquer registro.
- O formulário manual Adicionar reagente exige um número de lote. Se estiver adicionando um item à mão sem o número, consulte o recipiente ou use a importação.
O que significa deixar pendente
Deixar pendente é registrado como uma decisão, não como um dado faltante:
- O item é criado sem número de lote, não com um valor de preenchimento. O banco de dados só aceita um número vazio se o marcador de adiamento também estiver definido, para que nenhum lote fique vazio sem registro.
- Ficam registrados quem deixou pendente e quando.
- A entrada no Registro de auditoria informa que o lote foi criado aguardando seu número.
- Um lote pendente nunca é unido a um lote existente. Cada adiamento é tratado como uma partida recebida separada, pois não há número para fazer a correspondência.
Encontrar e completar itens pendentes
Os itens pendentes foram feitos para não passarem despercebidos:
- Na página Inventário, aparece o selo âmbar Aguardando lote na coluna Lote nº, com um botão de lápis ao lado.
- O filtro de estado tem a opção Aguardando lote, que mostra apenas esses itens.
Para completar um:
- Clique no lápis ao lado de Aguardando lote ou abra o item e use a mesma ação.
- Digite o número do lote do produto físico ou de seu certificado de análise.
- Clique em Salvar.
O selo Aguardando lote desaparece automaticamente. O Registro de auditoria cria outra entrada com quem informou o número e quando, mantendo tanto o adiamento quanto sua resolução.
Número CAS
O número de registro CAS é o identificador único atribuído a uma substância química pelo Chemical Abstracts Service. Identifica a substância sem ambiguidade, independentemente de como o laboratório escreve seu nome.
- Onde informar: etapa 1, “Selecionar reagente”, ao adicionar um reagente novo à lista principal.
- Copie do rótulo do recipiente, da ficha de dados de segurança ou do catálogo do fornecedor. Não tente reconstruir de memória.
- O número CAS pertence à substância, não à partida; por isso é informado uma vez por reagente, não por lote.
Uma diferença importante: o número CAS é opcional no formulário manual Adicionar reagente, mas a importação guiada exige CAS para qualquer reagente novo no laboratório. As linhas sem ele ficam bloqueadas até o preenchimento. Insumos e linhas vinculadas a um reagente existente são isentos.
Nível de risco
Cada reagente tem um nível de risco escolhido entre cinco valores:
None, Low, Moderate, High, Extreme.
- Onde informar: etapa 1, “Selecionar reagente”. É obrigatório.
- É definido no reagente e se aplica a todos os lotes e recipientes da substância.
- Aparece como selo na coluna Risco da página Inventário, e é possível ordenar por ele.
No plano Free, apenas None e Low estão disponíveis. Valores mais altos são recusados com uma mensagem informando que exigem um plano pago. Veja Planos e limites.
Esses cinco níveis são a escala própria do Labsistant para ordenar e filtrar o inventário. Não são categorias GHS, classificações NFPA nem qualquer classificação regulatória. O nível exibido não é uma determinação de conformidade. Defina-o com base na ficha de dados de segurança da substância e nas orientações da instituição. Mantenha as classificações formais exigidas no sistema de registro oficial usado pela instituição.
Data de validade
A data de validade pertence ao lote, não à substância, pois cada partida tem seu próprio prazo.
- Onde informar: etapa 2, “Informações do lote”. É obrigatória.
- A data de validade pode ser hoje ou no passado, até antes do recebimento. O formulário avisa sobre estoque vencido ou próximo de vencer em vez de bloquear a data.
- Se a data informada estiver nos próximos 30 dias, o formulário avisa que vence em breve.
- Depois de salva, alimenta a contagem Vencendo em breve no Painel, o painel Itens vencendo e o filtro Vencendo na página Inventário.
Use a data do recipiente ou do CoA. Se a partida tiver uma data de uso limite e outra de reteste, registre como validade a que a política do laboratório determina e anote a outra nas Notas do lote.
O que o Labsistant não faz
- Não determina se um reagente vencido ainda pode ser usado.
- Não atribui nem valida um nível de risco por você.
- Não confere um número CAS em nenhum registro.
- Não conhece os recalls de produtos e não avisa sobre eles.
Registra o que você informa, mantém quem informou e quando e torna as lacunas visíveis. O julgamento continua com você e com os procedimentos de segurança da sua instituição.
Esses campos são preenchidos ao adicionar um recipiente. Adicionar um reagente mostra onde ficam, e Indicadores de esterilidade e ausência de RNase explica os dois indicadores de manuseio que os acompanham. Manter esse registro sem outro sistema é parte do propósito do inventário.