Estes quatro campos são os que um auditor, um responsável pela segurança ou quem consultar os dados no futuro vai procurar. São também os que o Labsistant trata com maior rigor, pois um valor errado pode ser pior do que nenhum.
Este artigo explica cada campo e como o Labsistant o trata. Não define o nível de risco ou a validade de nenhuma substância. Esses dados vêm da documentação do fabricante e das orientações de segurança da instituição, nunca da aplicação.
A regra comum a todos
O Labsistant nunca inventa um valor de conformidade. Nem na introdução manual, na importação ou através do assistente de IA. Se o ficheiro não contém um número de lote, o campo fica vazio e é pedido o valor. Se o nível de risco não estiver indicado, nada é presumido.
Um número de lote errado, mas plausível, é muito mais perigoso que um campo vazio: o vazio leva alguém a conferir; o valor errado, não.
Número do lote
O número de lote identifica a partida específica recebida do fabricante. Copiar do rótulo do recipiente físico ou do certificado de análise (CoA).
Liga o frasco físico a tudo o que o fabricante sabe sobre aquela partida. Numa recolha de produtos, permite saber se o material está abrangido. Se uma experiência tiver um comportamento estranho, permite verificar se foi usado outro lote.
- Onde indicar: passo 2, «Informações do lote», ao adicionar um reagente. É obrigatório.
- Não substituir por um valor provisório, uma data, um número de encomenda ou
N/A. Sem o número real, usar o estado de lote pendente explicado abaixo. - Os reagentes têm números de lote. Os consumíveis e as amostras não.
Deixar um número de lote pendente
A receção é muitas vezes registada antes de desembalar a caixa. Por isso, o Labsistant tem um estado explícito para «chegou, mas o número de lote ainda não foi lido».
Onde é possível deixar pendente
É possível deixar pendente na importação guiada e pelo assistente de IA, mas não no formulário manual Adicionar reagente.
- Na importação guiada, cada linha de revisão tem o interruptor Sem lote ainda (adicionar depois). Ao ativá-lo, o campo de número de lote dessa linha desaparece, pois deixa de ser pedido.
- O assistente de IA disponibiliza a mesma opção, com o mesmo texto, num cartão de confirmação antes de criar qualquer registo.
- O formulário manual Adicionar reagente exige um número de lote. Para adicionar um artigo à mão sem o número, consultá-lo no recipiente ou usar a importação.
O que significa deixar pendente
Deixar pendente é registado como uma decisão, não como um dado em falta:
- O artigo é criado sem número de lote, não com um valor de preenchimento. A base de dados só aceita um número vazio se o marcador de adiamento também estiver definido, para que nenhum lote fique vazio sem registo.
- Ficam registados quem deixou pendente e quando.
- A entrada no Registo de auditoria indica que o lote foi criado a aguardar o seu número.
- Um lote pendente nunca é unido a um lote existente. Cada adiamento é tratado como uma partida recebida separada, pois não há número para estabelecer a correspondência.
Encontrar e completar artigos pendentes
Os artigos pendentes são apresentados de forma a não passarem despercebidos:
- Na página Inventário, surge o distintivo âmbar A aguardar lote na coluna do número de lote, com um botão de lápis ao lado.
- O filtro de estado tem a opção A aguardar lote, que mostra apenas estes artigos.
Para completar um:
- Selecionar o lápis ao lado de A aguardar lote ou abrir o artigo e usar a mesma ação.
- Digite o número do lote do produto físico ou de seu certificado de análise.
- Selecionar Guardar.
O distintivo A aguardar lote desaparece automaticamente. O Registo de auditoria cria outra entrada com quem indicou o número e quando, mantendo tanto o adiamento como a sua resolução.
Número CAS
O número de registo CAS é o identificador único atribuído a uma substância química pelo Chemical Abstracts Service. Identifica a substância sem ambiguidade, independentemente de como o laboratório escreve o seu nome.
- Onde indicar: passo 1, «Selecionar reagente», ao adicionar um reagente novo à lista principal.
- Copiar do rótulo do recipiente, da ficha de dados de segurança ou do catálogo do fornecedor. Não tentar reconstruir de memória.
- O número CAS pertence à substância, não à partida; por isso, é indicado uma vez por reagente, não por lote.
Uma diferença a conhecer: o número CAS é opcional no formulário manual Adicionar reagente, mas a importação guiada exige CAS para qualquer reagente novo no laboratório. As linhas sem ele ficam bloqueadas até ser indicado. Os consumíveis e as linhas associadas a um reagente existente estão isentos.
Nível de risco
Cada reagente tem um nível de risco escolhido entre cinco valores:
None, Low, Moderate, High, Extreme.
- Onde indicar: passo 1, «Selecionar reagente». É obrigatório.
- É definido no reagente e se aplica a todos os lotes e recipientes da substância.
- Surge como distintivo na coluna Risco da página Inventário e é possível ordenar por ele.
No plano Free, apenas None e Low estão disponíveis. Valores mais altos são recusados com uma mensagem a indicar que exigem um plano pago. Consultar Planos e limites.
Estes cinco níveis são a escala própria do Labsistant para ordenar e filtrar o inventário. Não são categorias GHS, classificações NFPA nem qualquer classificação regulamentar. O nível apresentado não é uma determinação de conformidade. Defini-lo com base na ficha de dados de segurança da substância e nas orientações da instituição. Manter as classificações formais exigidas no sistema de registo oficial usado pela instituição.
Data de validade
A data de validade pertence ao lote, não à substância, pois cada partida tem seu próprio prazo.
- Onde indicar: passo 2, «Informações do lote». É obrigatória.
- A data de validade pode ser hoje ou no passado, mesmo antes da receção. O formulário avisa sobre stock fora do prazo ou próximo de o atingir, em vez de bloquear a data.
- Se a data indicada estiver nos próximos 30 dias, o formulário avisa que expira em breve.
- Depois de guardada, alimenta a contagem A expirar em breve no Painel, o painel Itens a expirar e o filtro A expirar na página Inventário.
Usar a data do recipiente ou do CoA. Se a partida tiver uma data-limite de utilização e outra de reanálise, registar como validade a que a política do laboratório determina e anotar a outra nas Notas do lote.
O que o Labsistant não faz
- Não determina se um reagente vencido ainda pode ser usado.
- Não atribui nem valida um nível de risco por você.
- Não confere um número CAS em nenhum registro.
- Não conhece os recalls de produtos e não avisa sobre eles.
Regista o que é indicado, mantém quem indicou e quando, e torna as lacunas visíveis. A avaliação continua a caber a quem utiliza o material, segundo os procedimentos de segurança da instituição.
Estes campos são preenchidos ao adicionar um recipiente. Adicionar um reagente mostra onde ficam e Indicadores de esterilidade e ausência de RNase explica os dois indicadores de manuseamento que os acompanham. Manter este registo sem outro sistema é parte do propósito do inventário.