Importar archivos: CSV, PDF de proveedores y fotos de estantes

La importación guiada lee los datos que ya tienes para que no tengas que volver a escribirlos. Esta guía cubre la primera mitad: subir archivos y confirmar cómo se interpretaron sus columnas. Para continuar, consulta Revisar y terminar una importación. Si partes de una hoja de cálculo, lo que ganas al dejarla atrás explica por qué dar este paso.

Subir archivos y emparejar columnas no crea artículos en el inventario. Solo se agregan cuando apruebas las filas en la revisión.

Quién puede importar

Los roles IP e Investigador. Los Investigadores Junior no ven la opción de importación.

Por dónde empezar

1. En el Panel, la tarjeta «Configura tu laboratorio» tiene el botón Comenzar configuración.
2. O abre Agregar inventario en la barra superior y elige Importar inventario.
3. O ve a Herramientas en la barra lateral y abre Importar inventario.

Qué puede subir

Los archivos de Excel no son compatibles. Guarda primero la hoja como CSV.

Subir todo a la vez

Haz clic en Elegir archivos y agrega todo el conjunto: la hoja de cálculo, los PDF y las fotos. Se leen en una sola revisión, no en una importación por archivo.

Conviene hacerlo de forma deliberada. El inventario suele estar repartido entre varias fuentes; importarlas por separado obliga a resolver solapamientos después. Reunirlas permite que la revisión lo gestione de una vez.

También puedes agregar otro archivo más tarde e incorporarlo a la misma sesión.

Las plantillas

Si prefieres empezar con una plantilla, usa Descargar una plantilla en la pantalla de carga. Hay una por tipo de artículo y cada una incluye todas las columnas que Labsistant lee para ese tipo:

• Reactivo: Item name, Quantity, Unit, Alert at, Quantity type, Hazard level, CAS number, Vendor, Catalog number, Category, Lot number, Received date, Expiration date, Lot cost, Sterile, RNase-free, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.
• Insumo: Item name, Quantity, Unit, Alert at, Quantity type, Vendor, Category, Sterile, RNase-free, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.
• Muestra: Item name, Quantity, Unit, Quantity type, Sample type, Collection date, Sample source, Biohazard, Already thawed, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.

Deja vacía una columna si no tienes el dato. Algunas solo admiten ciertos valores:

• Nivel de peligro admite none, low, moderate, high o extreme.
• Las fechas se escriben año-mes-día, como 2026-01-15.
• Tipo de cantidad es discrete para lo que cuentas y continuous para lo que mides. Si se deja vacío, Labsistant lo deduce de las unidades que reconoce.
• Propiedad es shared, group o personal.
• Estéril, Sin RNasa, Riesgo biológico y Ya descongelada admiten yes o no.

La única fila de cada plantilla es un ejemplo que debes eliminar y reemplazar. No son datos reales ni una sugerencia de valores. Si la subes sin quitarla, la revisión la marca para que la sustituyas o la excluyas.

No es obligatorio usar la plantilla. Si tu hoja tiene otros nombres de columnas, la fase de emparejamiento se encarga de ellos.

Etapa 1: Emparejar columnas

Tras leer los archivos, el primer paso muestra Cómo leí tu archivo: qué columna cree que corresponde a cada campo de Labsistant.

Aquí debes comprobarlo y corregir los errores.

Qué verás

• Columnas obligatorias. El mínimo para convertir una fila en artículo. Si falta una correspondencia, el paso indica cuál.
• Un indicador de confianza en cada correspondencia muestra la certeza de que esa columna corresponde al campo.
• Ignorar esta columna indica una columna que no se importará. Cambia la correspondencia si debería aportar un campo.
• Ubicación de almacenamiento aparece como Se asigna en el paso de ubicaciones, porque se trata por separado y con más cuidado. Consulta Revisar y terminar una importación.

Corrige cualquier correspondencia incorrecta. Es el momento más sencillo para resolver el problema, porque los pasos posteriores heredan esa decisión.

Revisar los cambios de unidades

La sección Unidades muestra cada unidad del archivo. Las conversiones reconocidas se rellenan y marcan como Recomendado, por ejemplo grams se interpreta como g. Las que necesitan una decisión se marcan como Necesita tu atención.

Léelo con atención. Explica qué cambió y permite detectar una normalización que no querías.

Unidades que no reconoce

Si el archivo usa unidades desconocidas, Labsistant lo indica y ofrece estas opciones por unidad:

• Cambiar a una de las nuestras, asignándole una unidad conocida.
• Conservar tal como está escrito, manteniendo la unidad original.
• Omitir, excluyendo de esta importación las filas que usan esa unidad.

Una unidad desconocida por sí sola no bloquea la importación. Si conservas una personalizada, indica si corresponde a unidades enteras o a una cantidad medida. Las filas sin un tipo de cantidad obligatorio seguirán marcadas.

Unidades enteras o una cantidad medida

Cada reactivo se trata como unidades enteras, por ejemplo cajas y paquetes, o como cantidad medida, por ejemplo volumen o peso. Si la unidad elegida ya lo determina, el paso lo indica y no vuelve a preguntarlo.

Pedir una lectura más detallada a la IA

Si los nombres de columna son poco habituales y el emparejamiento automático falla, puedes pedir a la IA que examine el archivo con más detalle.

Si no se puede conectar con la IA, el paso lo indica y permite reintentar. No recurre a una suposición sin avisarte.

En cualquier caso, la lectura de la IA es una propuesta, no una decisión. Todo lo sugerido llega a la misma revisión que debes comprobar, y nada se crea hasta que lo apruebas.

Lo que nunca se adivina

Sea cual sea la vía de entrada, la importación no inventa valores de cumplimiento. Los números de lote y CAS, los niveles de peligro y las fechas de vencimiento proceden de tus archivos o de ti, nunca de una suposición.

Las filas a las que les falta un dato obligatorio se marcan en lugar de rellenarlo. Consulta Números de lote, CAS, peligro y vencimiento.