Esta es la segunda mitad de la importación guiada, después de subir los archivos y emparejar las columnas. Para la primera mitad, consulta Importar archivos: CSV, PDF de proveedores y fotos de estantes.
Quedan dos etapas: Confirmar ubicaciones y Revisar todo. Confirmar ubicaciones puede crear lugares de almacenamiento. Los artículos solo se agregan al inventario cuando apruebas filas en Revisar todo.
Etapa 2: Confirmar ubicaciones
Los archivos mencionan ubicaciones por su nombre. Este paso reúne cada nombre distinto y pregunta a qué lugar real corresponde.
Tiene su propia etapa porque la ubicación es donde vive físicamente un artículo. Equivocarse dispersa el inventario entre lugares que no existen.
Combinar duplicados
Las hojas de cálculo acumulan nombres de ubicación casi idénticos. El paso detecta posibles duplicados y pregunta: ¿Es el mismo lugar?
- Si confirmas que son el mismo lugar, elige qué nombre conservar o escribe un nombre para la ubicación combinada. También puedes vincularla a una ubicación existente del laboratorio.
- O responde No, mantenerlas separadas y se conservarán ambas.
La decisión es tuya. Labsistant propone la coincidencia, pero nunca combina por su cuenta.
Creando una ubicación nueva
Para cada ubicación nueva puedes definir:
- El nombre.
- Una descripción, opcional.
- Una temperatura, opcional.
- Ponerla dentro de otra ubicación, opcional, para anidarla.
- ¿Para quién es esta ubicación?, que define su propiedad.
Consulta Crear una ubicación de almacenamiento para entender estos campos, y «Personal, grupo y laboratorio» para elegir la propiedad.
Ubicaciones que no quieres
Usa Omitir en un nombre que no quieras crear. También se excluyen las filas asignadas a esa ubicación. Revísalas antes de omitir; si deben importarse, usa una ubicación real existente o corrige el nombre.
Si ninguna fila indica una ubicación, el paso lo explica. Puedes asignarla ahí o continuar y definirla por fila o en bloque en la revisión final. Todo artículo importado sigue necesitando una ubicación real.
Al confirmar, se crean las ubicaciones nuevas elegidas. Si alguna no se puede crear o no se puede vincular su grupo, el paso explica el fallo y permanece abierto. Corrige y confirma de nuevo; las ubicaciones ya creadas se conservan sin duplicarlas.
Etapa 3: Revisar todo
La última etapa muestra los artículos propuestos con los valores leídos. Revisar todo en un solo lugar permite comprobarlos antes de aprobar. Agregar ahora importa una fila lista, Importar en bloque importa las filas listas juntas y Terminar y ver el resumen cierra la revisión con un informe.
Trabajar con una fila
Cada fila es editable. Puedes corregir errores de lectura y completar datos que falten, como:
- El nombre, la cantidad y la unidad.
- Si son unidades enteras, como cajas y paquetes, o una cantidad medida, como volumen o peso.
- La fecha de vencimiento.
- La ubicación, con Elegir una ubicación en las filas sin ella.
- Aún sin lote (agregar después) para una fila cuyo número de lote aún no ha llegado. Consulta Números de lote, CAS, peligro y vencimiento.
Las filas a las que aún les falta algo se marcan para que puedas encontrarlas.
Acciones en bloque
Corregir cien filas una a una no es práctico, así que puedes seleccionar varias y actuar sobre todas:
- Asignar ubicación a los seleccionados.
- Asignar nivel de compartición a los seleccionados define la propiedad en bloque.
- Excluir seleccionados de la importación.
Selecciona filas con las casillas y haz Mayús-clic en una casilla para seleccionar un intervalo. También puedes seleccionar todo.
Es la forma más rápida de trabajar con una importación grande: resuelve en pocas pasadas lo que comparte ubicación o propietario y después trata lo que quede individualmente.
Finalizar
Cuando estés listo, haz clic en Terminar y ver el resumen.
Si todas las filas están completas, se ejecuta la importación y se crean los artículos.
Si a algunas filas les falta información, aparece «¿Terminar la configuración?», con el número de artículos incompletos y dos opciones:
| Opción | Qué ocurre |
|---|---|
| Conservar para terminar más tarde | Las filas incompletas permanecen en la sesión. Se importa ahora todo lo que esté listo y puedes volver para completar el resto. |
| Dejar pendiente | Las filas incompletas se excluyen. Se importa ahora todo lo que esté listo y el resto queda fuera de esta importación. |
Ninguna opción inventa valores para desbloquear una fila. Salvo que sepas que no quieres esas filas, elige Conservar para terminar más tarde, ya que permite volver a ellas.
Después de importar
Recibes un informe detallado de lo que ocurrió, no solo un resumen. Distingue ubicaciones, reactivos y lotes creados de los reutilizados, para ver si se agregó un duplicado o se encontró un registro existente.
Algunos mensajes que puedes ver:
- «Todavía falta información abajo:», con las filas que conservaste para terminar después.
- «No se agregó nada en esta sesión.», cuando no había nada listo para importar.
- «Nada estaba listo para importar todavía. Revisa las filas marcadas abajo.»
- Si hay un error, lee el resultado indicado. Puede haber filas guardadas para reintentar, artículos ya importados y otros pendientes. Los artículos importados correctamente permanecen en el inventario. Usa el reintento ofrecido o corrige las filas restantes; no supongas que se deshizo toda la importación.
Detenerse y reanudar
No tienes que terminar de una vez. El progreso se guarda automáticamente en este dispositivo y navegador. No es una copia en el servidor: borrar los datos del navegador o cambiar de dispositivo pierde el punto de reanudación. Si falla el guardado, deja la pestaña abierta y termina ahí.
Al abrir de nuevo Configura tu laboratorio, te pregunta si quieres retomar donde lo dejaste:
- Retomar importación vuelve a la etapa donde paraste, conservando archivos, correspondencias y decisiones de ubicación.
- Empezar de cero inicia otra importación. Antes pide confirmar el descarte de la guardada, ya que se pierde el trabajo en curso.
Para inventarios grandes, lo normal es reanudar: la hoja de cálculo el lunes y las fotos del congelador el martes. Cuando todo esté dentro, la hoja deja de ser lo que todo el mundo edita, y eso cambia de verdad el trabajo del laboratorio.