Cada artículo y cada ubicación de almacenamiento de Labsistant pertenece a alguien. Esa propiedad determina quién puede usarlos y evita que el inventario compartido se convierta en un espacio sin control.
Hay tres tipos de propiedad, tanto para artículos como para ubicaciones. Un artículo también puede tener un responsable, que se añade a su propiedad y se explica más abajo.
Los tres tipos
| Propiedad | Pertenece a | Quién puede usarlo |
|---|---|---|
| Personal | Una persona | Solo esa persona |
| Grupo | Un grupo por artículo; uno o varios por ubicación | Miembros de los grupos correspondientes |
| Laboratorio (compartido) | Todo el laboratorio | Todo el laboratorio |
Lo eliges al añadir un artículo, en el campo Propiedad, y al crear una ubicación, en Tipo de ubicación. Estos son los límites de la propiedad; tu rol, tu plan y el acceso al lugar de almacenamiento siguen determinando qué acciones están disponibles.
El responsable
La propiedad indica a quién pertenece un artículo. El responsable es la persona a la que se debe preguntar antes de tomarlo. Cada artículo puede tener como máximo un responsable, y no es obligatorio asignarlo.
- Asignar responsable designa a una persona para el artículo. Cambiar responsable permite sustituirla o quitarla. Cada cambio queda en el registro de auditoría. Si el IP reemplaza al responsable de un artículo de otra persona, el diálogo también pide un motivo opcional que se guarda en el registro.
- Para tomar de un artículo gestionado necesitas la aprobación de su responsable cuando es otra persona. También se aplica a los miembros del grupo propietario y al IP en la retirada normal. La comprobación del responsable no sustituye los permisos de propiedad ni de rol. Mover un artículo no requiere esa aprobación, pero sigue sujeto a las reglas de propiedad y acceso a la ubicación.
- Para asignar al primer responsable: en un artículo personal solo puede hacerlo el propietario; en uno de grupo, un miembro de ese grupo o el IP; en existencias compartidas del laboratorio, solo el IP.
- Para cambiar o quitar un responsable existente: en un artículo personal debe hacerlo el propietario o el IP. En artículos de grupo o compartidos del laboratorio, puede hacerlo el responsable actual o el IP.
- Si el responsable se ha ido o no está localizable, el IP puede cambiarlo o usar Reasignar este elemento para mover el artículo y asignarle un nuevo propietario en una sola operación. Ambas son intervenciones que quedan en el historial con el nombre del IP.
Asignar un responsable hace que un grupo pase de «cualquiera de nosotros puede entregarlo» a «solo una persona lo entrega». Quitar al responsable vuelve a ampliar el acceso.
La regla en una frase
Necesitas permiso para tomar un artículo personal de otra persona, un artículo de un grupo del que no formas parte o un artículo cuyo responsable no eres tú. Las acciones disponibles siguen sujetas a tu rol, tu plan y el acceso al almacenamiento.
«Usar» significa editar, consumir, retirar, derivar o mover el artículo: cualquier acción que lo cambie. Si tiene responsable, las acciones que permitirían tomar de él no se ofrecen. En su lugar aparece Administrado por con el nombre del responsable y la indicación de pedírselo.
Verlo no significa poder tomarlo
Esto suele sorprender, pero es intencionado.
Siempre puedes ver que existe un artículo personal de un compañero. Su nombre, cantidad y vencimiento son visibles para todo el laboratorio. Ese es el objetivo del inventario compartido: saber que hay algo que necesitas, aunque el frasco no sea tuyo.
Lo que no puedes hacer es tomarlo ni ver dónde se guarda. Esto se aplica a los artículos personales de otra persona y a los de un grupo del que no formas parte:
- No se ofrecen las acciones que lo modificarían.
- La ubicación de almacenamiento queda oculta y se muestra Ubicación privada. Dónde guarda alguien sus existencias le corresponde a esa persona, igual que la estantería de un grupo corresponde al grupo.
Las ubicaciones de tus propios artículos nunca se te ocultan, ni las de los artículos de tus grupos o las existencias compartidas del laboratorio, tengan responsable o no. Hay dos excepciones: el IP ve todas las ubicaciones porque responde del conjunto del laboratorio, y quien recibe aprobación para un artículo ve dónde está desde la aprobación hasta que retira de él o vence el permiso, para poder recoger lo prometido.
Pedir algo que no es tuyo
Si encuentras un artículo que no puedes tomar, puedes pedirlo. Ábrelo y usa Solicitar artículo.
- Abra el artículo desde la página de Inventario.
- Elige Solicitar artículo. El diálogo indica quién recibirá la solicitud.
- Introduce la Cantidad que necesitas o déjala en blanco.
- Si lo deseas, agrega una Nota.
- Haz clic en Enviar solicitud.
La solicitud va al responsable si el artículo tiene uno. Si no, va al propietario o a todos los miembros del grupo propietario, cualquiera de los cuales puede responder. Pueden aprobar, denegar o, si son propietarios, entregártelo. La aprobación permite una retirada y vence sin usar a los 14 días. Esta es la vía prevista: pedirlo a la persona en lugar de tomarlo sin avisar. Consulta cómo se responde y qué permite la aprobación en Solicitudes: pedir un artículo y responder una solicitud.
Grupos
Los grupos son equipos dentro del laboratorio para compartir algo con algunas personas, sin compartirlo con todas: un proyecto, un sublaboratorio o un banco de trabajo.
- Gestiónalos desde Grupos en la barra lateral.
- El IP asigna miembros a los grupos al invitarlos o, más tarde, editando el usuario.
- La propiedad de grupo da acceso a sus miembros o a los grupos seleccionados para una ubicación. Siguen aplicándose las aprobaciones del responsable, los permisos de rol y el acceso a la ubicación. Quienes no pertenecen al grupo propietario de un artículo pueden solicitar aprobación para una retirada.
Los grupos requieren Team o superior. En Free, la barra lateral sigue mostrando Grupos con un candado y una insignia Team; al abrirlo se explica la función y se ofrece mejorar el plan.
Filtrar por propiedad
Las páginas Inventario y Almacenamiento comparten las pestañas de ámbito Todos/Todas, Laboratorio, Grupo y Personal. Úsalas para distinguir lo que tiene el laboratorio de lo que es tuyo.
La página de Almacenamiento también divide la lista en Ubicaciones del laboratorio, Ubicaciones de grupo y Ubicaciones personales.
Ubicaciones públicas y privadas
Las ubicaciones del laboratorio tienen otro ajuste además de la propiedad: Visibilidad pública, que las hace visibles para todos sus miembros. Solo aparece al crear una ubicación de tipo Laboratorio. El detalle indica Pública, visible para todos, o Privada, con acceso limitado.
La propiedad determina quién puede guardar cosas en una ubicación y gestionarla. La visibilidad determina quién puede ver que existe.
Las ubicaciones privadas requieren Team o superior.
Cambiar la propiedad
Transferir la propiedad requiere Team o Lab. Un Investigador júnior solo puede transferir sus propios artículos personales.
Usa Transferir propiedad en el artículo.
- Abre el artículo y elige Transferir propiedad.
- Elige el destino: Mi inventario, un Grupo, Compartido (todo el laboratorio) o Ceder a un miembro.
- Si cedes a un miembro, elige al destinatario. Puedes introducir una cantidad para ceder solo una parte o dejarla en blanco para cederlo todo. En una entrega parcial, elige dónde se guardará la nueva porción; el destinatario debe poder acceder a esa ubicación.
- Haz clic en Transferir propiedad.
Cada transferencia queda en el registro de auditoría. Su lectura depende de la propiedad en ese momento: ceder un artículo personal al laboratorio genera una entrada visible para todos, mientras que su historial personal anterior sigue siendo visible solo para el antiguo propietario y el IP. El nuevo propietario recibe el historial compartido, no el privado de quien lo tenía antes.
Quién ve el historial de un artículo
El registro de auditoría y la actividad siguen las mismas reglas de propiedad que los artículos. Cada entrada es visible para las personas a las que afecta el evento:
| Actividad sobre | Quién la ve |
|---|---|
| Artículos y ubicaciones compartidos del laboratorio | Todo el laboratorio |
| Artículos, ubicaciones y miembros de un grupo | Los miembros de ese grupo y el IP |
| Artículos personales y ubicaciones privadas de alguien | Esa persona y el IP |
| Gestión del laboratorio: invitaciones, cambios de rol, bajas y ajustes | El IP. La única excepción es aceptar una invitación, que ve todo el laboratorio |
Además de esa tabla, siempre se cumplen dos reglas:
- Siempre ves la actividad que realizaste tú, independientemente de quién sea propietario del artículo. Salir de un grupo no te impide ver tus propias acciones anteriores.
- El IP lo ve todo. El registro de auditoría es la referencia de responsabilidad del laboratorio; no cumpliría esa función si ocultara partes a quien responde del laboratorio.
Los informes de uso y costos siguen la misma regla: tus gráficos usan la actividad que puedes ver, y las cifras del IP son completas. Por eso, los totales de un compañero pueden ser distintos de los tuyos; no es un error.
Una recomendación práctica
Usa Stock compartido del laboratorio para lo comprado entre todos y reserva Personal para lo que realmente sea de una persona: una muestra a tu cargo o una alícuota preparada para tu propio trabajo. Si todo es personal, nadie encuentra dónde están las cosas.
La propiedad también se aplica al almacenamiento: Crear una ubicación de almacenamiento explica la misma elección para una estantería o un congelador, e Invitar a tu equipo explica quién forma parte del laboratorio para compartir. Las ubicaciones personales también están disponibles en Free; la visibilidad privada requiere un plan de pago, como explica la comparación de planes.