Nel 2020, un sondaggio su oltre 1000 professionisti di laboratorio ha rilevato che l’81% gestiva l’inventario delle sostanze chimiche con Excel, carta o nessuno strumento. Sono passati sei anni. Il problema non è scomparso e i sintomi persistono.
Uno studio del 2024 sottoposto a revisione paritaria ha rilevato che le università spendono da $100000 a $800000 all’anno solo per lo smaltimento dei rifiuti chimici. Le sostanze sconosciute e scadute costano da 100 a 1000 volte di più da smaltire rispetto a quelle identificate. Nel 2025 le National Academies hanno confermato che le regole sulla ricerca sono proliferate senza controlli sufficienti, indicando esplicitamente l’adozione della tecnologia come soluzione e osservando che le istituzioni più piccole spesso non possono permettersi gli strumenti esistenti.
Gli strumenti esistenti non semplificano le cose. La maggior parte richiede mesi di avviamento e nasconde i prezzi dietro telefonate commerciali. Un responsabile di laboratorio non può perdere settimane in un ciclo di vendita interminabile.
Così, alcune delle menti più abili al mondo nel risolvere problemi lavorano con gli stessi strumenti usati per una lista della spesa. Ecco perché abbiamo creato Labsistant: il sistema di inventario che il laboratorio merita.
Come tutto è iniziato
Matt e io ci siamo conosciuti studiando informatica alla University of Oregon. Dopo la laurea siamo entrati nella stessa azienda, dove abbiamo costruito due sistemi che hanno plasmato il nostro modo di vedere il problema: un sistema di cassa e inventario per ristoranti e poi un sistema di inventario fortemente regolamentato, in cui ogni transazione doveva essere tracciata, ogni modifica verificabile e ogni registrazione conforme.
Alla fine abbiamo entrambi lasciato quell’azienda, ma siamo rimasti in contatto. Di recente abbiamo deciso di lasciare i nostri impieghi per costruire qualcosa di nostro. Mentre esploravamo idee, un giorno la mia compagna si lamentava del caos del nostro portaspezie e voleva organizzarlo meglio. Ha iniziato scrivendo tutto in ordine alfabetico su foglietti adesivi, ancora oggi attaccati al mobile. Io, per rendermi utile, le ho chiesto cosa sarebbe successo aggiungendo qualcosa tra due voci.
Mi ha quindi chiesto se potessi costruire qualcosa per tenere traccia delle nostre spezie. Quando ho detto di sì, ha risposto: «Anzi, non farlo, perché poi inizierò a usarlo per il lavoro e a chiederti altre funzionalità». È stato un po’ il momento iniziale che ha portato a Labsistant.
Anche se avevo promesso di costruirlo, ho fatto ciò che fa un buon responsabile di prodotto: confrontare sviluppo e acquisto. Per quanto ami creare cose, non voglio nemmeno restare bloccato in qualcosa che non ha senso. Ho quindi iniziato a esaminare i sistemi di inventario di laboratorio. Con la mia esperienza e quella di Matt, abbiamo visto un’opportunità concreta.
Un sondaggio su oltre 1000 professionisti di laboratorio ha rilevato che per il 70% il principale problema di inventario è semplicemente non sapere cosa è presente o dove si trova. Quasi 1 ricercatore su 4 non ha potuto eseguire un esperimento programmato perché mancavano i reagenti necessari. Il 58% perde almeno tre giorni di lavoro al mese per problemi di inventario. La perdita mediana per laboratorio è di circa $9600 all’anno solo per sostanze scadute e smaltimento; nei laboratori commerciali e governativi supera $84000.
E il 40% di tutti i rifiuti chimici di laboratorio? Proviene da sostanze mai utilizzate. Sono rimaste su uno scaffale, sono scadute e ora costano da 100 a 1000 volte di più da smaltire rispetto a quanto sarebbe costato se qualcuno avesse saputo che erano lì.
Non sono numeri astratti. Sono una studentessa che martedì non può fare il suo esperimento perché l’anticorpo necessario è scaduto il mese scorso e nessuno lo sapeva. Sono un PI che vede i fondi di ricerca evaporare in costi di smaltimento per sostanze già presenti ma introvabili. È ricerca reale che non viene svolta.
Perché le opzioni esistenti non funzionano
Ai laboratori per cui costruiamo non manca l’ambizione. Mancano tempo e denaro.
I laboratori scelgono Google Sheets o Excel perché sono gratuiti e familiari. Ma i fogli di calcolo non gestiscono lotti, scadenze, gerarchie di stoccaggio o tracciati di audit senza esporre a errori umani. Le soluzioni di fortuna si accumulano finché il foglio stesso diventa un rischio.
Le alternative dedicate sono dominate da fornitori tradizionali che applicano tariffe da grande impresa e nascondono i prezzi dietro telefonate commerciali. Un ricercatore non può nemmeno conoscere il costo senza prenotare una demo. Molte piattaforme inseriscono inoltre l’inventario in suite LIMS o ELN più grandi: a un laboratorio che vuole solo sapere cosa c’è sugli scaffali viene consegnata un’intera suite di conformità normativa con mesi di avviamento.
Software moderni come Notion, Linear e Figma permettono di iscriversi e iniziare in pochi minuti. Il software di laboratorio non ha tenuto il passo. Non esiste uno strumento che un postdoc o responsabile possa adottare da solo, senza commissioni acquisti o revisioni IT, e usare lo stesso giorno.
Almeno, non esisteva prima di Labsistant.
Cosa stiamo costruendo e perché è diverso
Labsistant è una piattaforma di gestione del magazzino di laboratorio, non un LIMS né un ELN. Ci concentriamo sull’inventario fatto bene, a un prezzo accessibile e nel rispetto del lavoro reale dei laboratori. Dove altri software lo trattano come una piccola funzione, noi ne facciamo la base del prodotto. Così i laboratori sanno cosa hanno, cosa usano e cosa sta per scadere, possono correggere il percorso e prendere decisioni a lungo termine basate sui dati.
Alcune convinzioni abbastanza forti da fondare la nostra azienda su di esse:
I prezzi devono essere sul sito. I nostri ci sono: Free, $49/mese o $149/mese. Nessuna telefonata commerciale, costo nascosto o sorpresa. Uno studente post-laurea o un responsabile di laboratorio può valutare il prodotto, capirne il costo esatto e iniziare lo stesso giorno. Come riferimento, strumenti simili costano da $3000 a oltre $5000 all’anno, sempre che si riesca a superare il pulsante «Contattare le vendite» per scoprirlo.
La configurazione deve richiedere minuti, non mesi. Basta iscriversi con Google o e-mail, senza carta di credito. È disponibile anche una demo con dati già caricati per esplorare un laboratorio completo prima di impegnarsi. Nessuna implementazione di 6 mesi, referente IT dedicato o contratto di formazione.
I laboratori devono possedere i propri dati. Ogni livello include l’esportazione CSV. I dati di inventario appartengono al laboratorio. Punto.
Lo strumento deve ripagarsi. I reagenti costano. Se Labsistant evita anche a un solo reagente di scadere su uno scaffale dimenticato, si è già ripagato per tutto l’anno.
Perché pensiamo di essere le persone giuste
Non veniamo dal settore del software di laboratorio. Abbiamo costruito sistemi di inventario che dovevano funzionare, in cui la conformità non era facoltativa e ogni transazione doveva essere documentata. Questa esperienza ci porta a trattare tracciati di audit, integrità dei dati e modelli di permessi come fondamenta, non aggiunte tardive a un sostituto del foglio di calcolo.
Abbiamo quindi le basi per costruire un inventario, ma perché i laboratori? La risposta sincera è che non siamo partiti da competenze specifiche del settore. Abbiamo però entrambi lavorato in startup e incubatori, che insegnano a capire rapidamente un mercato. È ciò che abbiamo fatto: abbiamo parlato con ricercatori, responsabili e PI di laboratori accademici, biotecnologici e governativi per comprenderne direttamente i problemi e imparare la logica che un sistema di inventario deve davvero gestire.
Per chi lavora in laboratorio e desidera contribuire al futuro di Labsistant, sarà un piacere confrontarsi. Prenotare una chiamata qui.
Provare in prima persona
Se queste situazioni risultano familiari, la demo offre una visione realistica di ciò che il laboratorio potrebbe avere, senza iscrizione. Per proseguire è disponibile una prova gratuita di 30 giorni senza carta di credito. Preferiamo lasciare che sia il prodotto a parlare.
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Fonti:
- C&EN BrandLab/MilliporeSigma, 2020 (n ≈ 1000 professionisti di laboratorio): Taking Stock; Waste Not
- ACS Chemical Health & Safety, 2024: Challenges of Legacy Chemicals
- National Academies of Sciences, Engineering, and Medicine, 2025: Simplifying Research Regulations and Policies
- American Chemical Society (ACS): Less Is Better