Dateien importieren: CSV, Lieferanten-PDFs und Regalfotos

Der geführte Import liest Ihre vorhandenen Daten, statt Sie alles neu eingeben zu lassen. Dieser Artikel behandelt den ersten Teil: Dateien hochladen und die Spaltenzuordnung prüfen. Danach hilft Einen Import prüfen und abschließen. Arbeiten Sie bisher mit einer Tabelle, erklärt der Nutzen eines Wechsels, warum sich dieser Schritt lohnt.

Das Hochladen von Dateien und die Spaltenzuordnung legen keine Bestandsartikel an. Diese entstehen erst, wenn Sie Zeilen in der Prüfung freigeben.

Wer importieren darf

Die Rollen Laborleitung und Forschende Person. Personen mit der Rolle „Nachwuchsforschende Person“ sehen die Importoption nicht.

Wo Sie anfangen sollten

1. Auf der Übersicht enthält die Karte „Richten Sie Ihr Labor ein“ die Schaltfläche Einrichtung starten.
2. Oder öffnen Sie in der oberen Leiste Bestand hinzufügen und wählen Sie Bestand importieren.
3. Oder öffnen Sie Werkzeuge in der Seitenleiste und dann Bestand importieren.

Welche Dateien Sie hochladen können

Excel-Dateien werden nicht unterstützt. Speichern Sie die Tabelle zuerst als CSV.

Alles auf einmal hochladen

Klicken Sie auf Dateien auswählen und fügen Sie den ganzen Satz hinzu: Tabelle, PDFs und Fotos gemeinsam. Alles wird in einer gemeinsamen Prüfung verarbeitet, statt jede Datei einzeln zu importieren.

Das gemeinsame Hochladen lohnt sich. Bestandsdaten sind oft auf mehrere Quellen verteilt. Ein Einzelimport zwingt Sie, Überschneidungen später selbst abzugleichen; gemeinsam lassen sie sich in einem Durchgang prüfen.

Sie können auch später eine weitere Datei in dieselbe Sitzung aufnehmen.

Die Vorlagen

Wenn Sie lieber eine Vorlage verwenden, wählen Sie auf dem Uploadbildschirm Vorlage herunterladen. Es gibt eine je Artikelart, mit allen Spalten, die Labsistant für diese Art liest:

• Reagenz: Item name, Quantity, Unit, Alert at, Quantity type, Hazard level, CAS number, Vendor, Catalog number, Category, Lot number, Received date, Expiration date, Lot cost, Sterile, RNase-free, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.
• Verbrauchsmaterial: Item name, Quantity, Unit, Alert at, Quantity type, Vendor, Category, Sterile, RNase-free, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.
• Probe: Item name, Quantity, Unit, Quantity type, Sample type, Collection date, Sample source, Biohazard, Already thawed, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.

Lassen Sie ein Feld leer, wenn Sie den Wert nicht haben. Einige Spalten akzeptieren nur bestimmte Werte:

• Die Gefahrenstufe ist none, low, moderate, high oder extreme.
• Datumsangaben stehen im Format Jahr-Monat-Tag, zum Beispiel 2026-01-15.
• Der Mengentyp ist discrete für gezählte und continuous für gemessene Dinge. Bleibt er leer, leitet Labsistant ihn aus einer bekannten Einheit ab.
• Die Eigentumszuordnung ist shared, group oder personal.
• Steril, RNase-frei, Biogefährdung und Bereits aufgetaut sind yes oder no.

Die einzelne Zeile jeder Vorlage ist ein Beispiel zum Löschen und Ersetzen. Sie ist weder ein echter Datensatz noch eine Empfehlung für Werte. Bleibt sie beim Hochladen erhalten, markiert die Prüfung sie zum Ersetzen oder Auslassen.

Die Vorlage ist nicht verpflichtend. Eigene Spaltennamen Ihrer Tabelle werden in der Zuordnung berücksichtigt.

Schritt 1: Spalten zuordnen

Nach dem Einlesen zeigt der erste Schritt So habe ich Ihre Datei gelesen: welche Spalte welchem Labsistant-Feld zugeordnet wurde.

Prüfen Sie die Zuordnung und korrigieren Sie Fehler.

Was Sie sehen

• Erforderliche Spalten. Die Mindestangaben, damit aus einer Zeile ein Artikel wird. Eine fehlende Zuordnung wird benannt.
• Eine Vertrauensanzeige gibt je Zuordnung an, wie sicher die Spalte zum Feld passt.
• Diese Spalte ignorieren kennzeichnet eine nicht importierte Spalte. Ändern Sie die Zuordnung, wenn sie ein Feld befüllen soll.
• Der Lagerort ist als Wird im Schritt zu den Lagerorten festgelegt markiert, da er getrennt und besonders sorgfältig behandelt wird. Siehe Einen Import prüfen und abschließen.

Korrigieren Sie jede falsche Zuordnung. Hier geht das am einfachsten, denn alle späteren Schritte übernehmen sie.

Einheitenänderungen prüfen

Der Bereich Einheiten zeigt jeden Einheitenwert Ihrer Datei. Erkannte Umwandlungen sind vorausgefüllt und als Empfohlen markiert, etwa grams zu g. Erforderliche Entscheidungen tragen Ihre Eingabe erforderlich.

Lesen Sie die Angaben. Sie zeigen die Änderungen und lassen Sie eine unerwünschte Normalisierung erkennen.

Nicht erkannte Einheiten

Bei unbekannten Einheiten weist Labsistant darauf hin und bietet je Einheit folgende Auswahl:

• In eine unserer Angaben ändern, um sie einer bekannten Einheit zuzuordnen.
• So belassen, wie eingegeben, um die geschriebene Einheit zu behalten.
• Überspringen, um Zeilen mit dieser Einheit vom Import auszuschließen.

Eine unbekannte Einheit allein blockiert den Import nicht. Behalten Sie eine eigene Einheit, geben Sie an, ob sie ganze Stücke oder eine gemessene Menge bezeichnet. Zeilen ohne erforderlichen Mengentyp bleiben markiert.

Ganze Stücke oder gemessene Menge

Jedes Reagenz wird als ganze Stücke wie Kartons und Packungen oder als gemessene Menge wie Volumen oder Gewicht behandelt. Ergibt sich das bereits aus der Einheit, zeigt der Schritt es an und fragt nicht erneut.

Die KI genauer prüfen lassen

Bei ungewöhnlichen Spaltennamen und schwieriger automatischer Zuordnung können Sie die KI um eine genauere Prüfung bitten.

Ist die KI nicht erreichbar, zeigt der Schritt dies klar an und lässt Sie erneut versuchen. Es wird nicht stillschweigend geraten.

In jedem Fall gilt: Die KI-Lesart ist ein Vorschlag, keine Entscheidung. Alle Vorschläge landen in derselben Prüfung; ohne Ihre Freigabe wird nichts angelegt.

Was niemals geraten wird

Unabhängig vom Importweg werden keine Compliance-Werte erfunden. Chargen- und CAS-Nummern, Gefahrenstufen und Verfallsdaten stammen aus Ihren Dateien oder von Ihnen, niemals aus einer Annahme.

Zeilen mit fehlenden Pflichtangaben werden markiert, statt Werte zu ergänzen. Siehe Chargennummern, CAS, Gefahr und Verfallsdatum.