Chargennummern, CAS, Gefährdung und Verfall

Diese vier Felder interessieren Prüfende, Sicherheitsverantwortliche und Sie selbst in der Zukunft. Labsistant ist hier besonders streng, weil ein falscher Wert schlimmer ist als gar keiner.

Dieser Artikel erklärt die Felder und ihre Behandlung in Labsistant. Er legt weder die Gefahrenstufe noch das Verfallsdatum eines bestimmten Stoffs fest. Dafür gelten die Herstellerunterlagen und die Sicherheitsvorgaben Ihrer Einrichtung, nicht diese App.

Die gemeinsame Grundregel

Labsistant erfindet niemals einen Compliance-Wert. Weder bei manueller Eingabe noch beim Import oder über den KI-Assistenten. Fehlt die Chargennummer in der Datei, bleibt das Feld leer und Sie werden gefragt. Eine nicht angegebene Gefahrenstufe wird nicht angenommen.

Eine plausibel wirkende falsche Chargennummer ist deutlich gefährlicher als eine leere: Eine Lücke veranlasst zur Prüfung, ein falscher Wert nicht.

Chargennummer

Die Chargennummer, auch Losnummer genannt, kennzeichnet die bestimmte vom Hersteller erhaltene Charge. Übernehmen Sie sie vom Behälteretikett oder dem Analysezertifikat (CoA).

Sie verbindet die tatsächliche Flasche mit allen Herstellerinformationen zur Charge. Bei einem Rückruf zeigt die Nummer, ob Ihr Bestand betroffen ist. Verläuft ein Experiment ungewöhnlich, können Sie prüfen, ob eine andere Charge beteiligt war.

• Eingabe: in Schritt 2, „Chargendaten“, beim Hinzufügen eines Reagenzes. Die Nummer ist erforderlich.
• Verwenden Sie stattdessen weder einen Platzhalter, das Datum, eine Bestellnummer noch N/A. Fehlt die tatsächliche Nummer, nutzen Sie den unten beschriebenen Zustand für ausstehende Chargennummern.
• Reagenzien haben Chargennummern. Verbrauchsmaterialien und Proben nicht.

Chargennummer später ergänzen

Wareneingänge werden oft vor dem Auspacken erfasst. Deshalb hat Labsistant einen ausdrücklichen Zustand für „eingetroffen, Chargennummer noch nicht abgelesen“.

Wo das Aufschieben möglich ist

Sie können die Nummer beim geführten Import und über den KI-Assistenten später ergänzen, aber nicht im manuellen Formular Reagenz hinzufügen.

• Beim geführten Import hat jede Zeile der Prüftabelle den Schalter Noch keine Charge (später ergänzen). Wenn Sie ihn einschalten, verschwindet das Chargennummernfeld dieser Zeile, weil die Angabe nicht mehr verlangt wird.
• Der KI-Assistent bietet dieselbe Option mit demselben Wortlaut auf einer Bestätigungskarte an, bevor etwas angelegt wird.
• Das manuelle Formular Reagenz hinzufügen erfordert eine Chargennummer. Fehlt sie beim manuellen Erfassen eines Artikels, lesen Sie sie am Behälter ab oder verwenden Sie stattdessen den Import.

Was „ausstehend“ bedeutet

Das Aufschieben wird als bewusste Entscheidung erfasst, nicht als fehlende Angabe:

• Der Artikel wird ganz ohne Chargennummer erstellt, nicht mit einem Platzhalter. Die Datenbank akzeptiert eine leere Nummer nur mit gesetzter Aufschubmarkierung. Eine Nummer kann daher nie unbemerkt fehlen.
• Wer das Ergänzen aufgeschoben hat und wann, wird gespeichert.
• Der Eintrag im Prüfprotokoll zeigt, dass die Charge mit ausstehender Nummer erstellt wurde.
• Eine Charge mit ausstehender Nummer wird nie mit einer vorhandenen Charge zusammengeführt. Jeder Aufschub wird als eigene eingegangene Charge behandelt, weil keine Nummer zum Abgleichen vorliegt.

Ausstehende Artikel finden und vervollständigen

Artikel mit ausstehender Nummer sind bewusst leicht wiederzufinden:

• Auf der Seite Bestand steht in der Spalte für die Chargennummer die gelbe Kennzeichnung Charge ausstehend mit einer Stiftschaltfläche daneben.
• Der Statusfilter Charge ausstehend zeigt nur diese Artikel an.

So ergänzen Sie die Nummer:

1. Klicken Sie auf den Stift neben Charge ausstehend oder öffnen Sie den Artikel und wählen Sie dieselbe Aktion.
2. Geben Sie die Chargennummer vom Produkt selbst oder von seinem Analysenzertifikat ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Kennzeichnung Charge ausstehend verschwindet automatisch. Ein eigener Prüfprotokolleintrag nennt die Person und den Zeitpunkt der Nummerneingabe. So bleiben Aufschub und Ergänzung nachvollziehbar.

CAS-Nummer

Eine CAS-Registriernummer ist die eindeutige Kennung, die der Chemical Abstracts Service einem chemischen Stoff zuweist. Sie bezeichnet den Stoff unabhängig von der im Labor verwendeten Schreibweise seines Namens.

• Eingabe: in Schritt 1, „Reagenz auswählen“, wenn Sie ein neues Reagenz in die Stammliste aufnehmen.
• Übernehmen Sie die Nummer vom Behälteretikett, Sicherheitsdatenblatt oder Katalogeintrag des Lieferanten. Rekonstruieren Sie sie nicht aus dem Gedächtnis.
• Die CAS-Nummer gehört zum Stoff, nicht zur Charge. Deshalb geben Sie sie einmal pro Reagenz statt pro Charge ein.

Ein wichtiger Unterschied: Im manuellen Formular Reagenz hinzufügen ist die CAS-Nummer optional. Der geführte Import verlangt sie jedoch für jedes neue Reagenz Ihres Labors. Zeilen ohne Nummer bleiben bis zur Ergänzung gesperrt. Verbrauchsmaterial und einem vorhandenen Reagenz zugeordnete Zeilen sind ausgenommen.

Gefahrenstufe

Jedes Reagenz hat eine Gefahrenstufe aus fünf möglichen Werten:

None, Low, Moderate, High, Extreme.

• Eingabe: in Schritt 1, „Reagenz auswählen“. Die Angabe ist erforderlich.
• Sie wird am Reagenz festgelegt und gilt für alle Chargen und Behälter dieses Stoffs.
• Sie erscheint als Kennzeichnung in der Spalte Gefahr auf der Seite Bestand. Sie können danach sortieren.

Im Tarif Free sind nur None und Low verfügbar. Höhere Werte werden mit dem Hinweis abgelehnt, dass sie einen kostenpflichtigen Tarif erfordern. Lesen Sie Tarife und Grenzen.

Diese fünf Stufen sind die eigene Skala von Labsistant zum Sortieren und Filtern des Bestands. Sie sind weder GHS-Kategorien noch NFPA-Einstufungen oder eine andere behördliche Klassifizierung. Verstehen Sie die angezeigte Stufe nicht als Compliance-Bewertung. Wählen Sie sie anhand des Sicherheitsdatenblatts und der Vorgaben Ihrer Einrichtung. Vorgeschriebene formale Klassifizierungen müssen Sie weiterhin im dafür vorgesehenen maßgeblichen System Ihrer Einrichtung führen.

Verfallsdatum

Das Verfallsdatum gehört zur Charge, nicht zum Stoff, da jede Charge zu einem eigenen Zeitpunkt verfällt.

• Eingabe: in Schritt 2, „Chargendaten“. Die Angabe ist erforderlich.
• Das Verfallsdatum darf heute oder in der Vergangenheit liegen, auch vor dem Eingangsdatum. Das Formular warnt vor verfallenem oder bald verfallendem Bestand, statt das Datum zu sperren.
• Liegt das eingegebene Datum innerhalb der nächsten 30 Tage, warnt das Formular vor dem baldigen Verfall.
• Nach dem Speichern bestimmt sie die Zahl Bald verfallend auf der Übersicht, den Bereich Verfallende Artikel und den Statusfilter Läuft bald ab auf der Seite Bestand.

Übernehmen Sie das Datum vom Behälter oder CoA. Gibt es sowohl ein Verbrauchsdatum als auch ein Nachprüfdatum, erfassen Sie das nach Ihrer Laborrichtlinie als Verfallsdatum geltende Datum. Halten Sie das andere in den Chargennotizen fest.

Was Labsistant nicht übernimmt

• Es beurteilt nicht, ob ein verfallenes Reagenz noch verwendbar ist.
• Es weist Ihnen keine Gefahrenstufe zu und validiert sie nicht.
• Es gleicht CAS-Nummern mit keinem Register ab.
• Es kennt keine Produktrückrufe und warnt Sie nicht davor.

Es speichert Ihre Angaben, hält fest, wer sie wann gemacht hat, und macht Lücken sichtbar. Die Beurteilung liegt weiterhin bei Ihnen und den Sicherheitsverfahren Ihrer Einrichtung.

Sie füllen diese Felder beim Hinzufügen eines Behälters aus. Reagenz hinzufügen zeigt ihre Position; Kennzeichnungen für Sterilität und RNase-Freiheit erklärt die beiden benachbarten Handhabungskennzeichnungen. Diese Aufzeichnungen ohne zweites System zu führen, gehört zu den Aufgaben des Bestands.