Chaque article et chaque emplacement de stockage dans Labsistant appartient à quelqu'un. Cette propriété détermine qui peut l'utiliser et évite que l'inventaire partagé devienne un libre-service sans règles.
Il existe trois types de propriété, pour les articles comme pour les emplacements. Un article peut aussi avoir un gestionnaire, qui s'ajoute à sa propriété et est décrit plus bas.
Les trois types
| Propriété | Appartient à | Qui peut l'utiliser |
|---|---|---|
| Personnel | Une personne | Cette personne uniquement |
| Groupe | Un groupe pour un article ; un ou plusieurs pour un emplacement | Les membres des groupes concernés |
| Laboratoire (partagé) | Tout le laboratoire | Tout le laboratoire |
Vous le choisissez dans le champ Propriété lors de l'ajout d'un article et dans Type d'emplacement lors de la création d'un emplacement. Ce sont les limites de propriété ; votre rôle, votre offre et l'accès au lieu de stockage déterminent toujours les actions disponibles.
Le gestionnaire
La propriété indique à qui appartient un article. Le gestionnaire est la personne à consulter avant d'y prélever quoi que ce soit. Un article a au maximum un gestionnaire, et aucun n'est obligatoire.
- Désigner un responsable nomme cette personne pour l'article. Changer de responsable permet de la remplacer ou de la retirer. Chaque changement figure dans le journal d'audit. Lorsque le PI remplace le gestionnaire d'un article appartenant à une autre personne, la boîte demande aussi un motif facultatif, conservé dans le journal.
- Prélever dans un article géré nécessite l'accord du gestionnaire lorsque c'est une autre personne. Cela vaut aussi pour les membres du groupe propriétaire et pour le PI lors d'un prélèvement normal. Ce contrôle ne remplace pas les droits de propriété ou de rôle. Déplacer un article ne nécessite pas cet accord, mais reste soumis aux règles de propriété et d'accès à l'emplacement.
- Pour désigner le premier gestionnaire : seul le propriétaire peut le faire pour un article personnel ; un membre du groupe propriétaire ou le PI pour un article de groupe ; seul le PI pour le stock partagé du laboratoire.
- Pour remplacer ou retirer un gestionnaire existant : un article personnel nécessite son propriétaire ou le PI. Pour un article de groupe ou partagé du laboratoire, le gestionnaire actuel ou le PI peut le faire.
- Si le gestionnaire est parti ou injoignable, le PI peut le remplacer ou utiliser Réattribuer cet article pour déplacer l'article et lui affecter un nouveau propriétaire en une opération. Ces deux interventions sont consignées dans l'historique avec le nom du PI.
Désigner un gestionnaire fait passer le groupe de « chacun peut en distribuer » à « une seule personne en distribue ». Le retirer rétablit l'accès plus large.
La règle en une phrase
Vous avez besoin d'une autorisation pour prendre un article personnel appartenant à une autre personne, un article d'un groupe dont vous ne faites pas partie ou un article dont le gestionnaire n'est pas vous. Votre rôle, votre offre et votre accès au stockage continuent de déterminer les actions possibles.
« Utiliser » signifie modifier, consommer, prélever, dériver ou déplacer l'article : toute action qui le change. S'il a un gestionnaire, les actions permettant d'y prélever ne sont pas proposées. L'article affiche à la place Géré par, le nom du gestionnaire et une invitation à lui demander.
Voir sans pouvoir prendre
Ce point surprend souvent, et il est voulu.
Vous pouvez toujours voir qu'un article personnel d'un collègue existe. Son nom, sa quantité et sa date de péremption sont visibles par tout le laboratoire. C'est le but de l'inventaire partagé : savoir que le laboratoire a ce dont vous avez besoin, même si le flacon ne vous appartient pas.
Vous ne pouvez en revanche ni le prendre ni voir où il est stocké. Cela concerne les articles personnels d'autrui et ceux d'un groupe dont vous n'êtes pas membre :
- Les actions qui le modifieraient ne sont pas proposées.
- L'emplacement de stockage est masqué et remplacé par Emplacement privé. L'endroit où une personne garde son stock la regarde, comme l'étagère d'un groupe regarde ce groupe.
L'emplacement de vos propres articles ne vous est jamais masqué, ni celui des articles de vos groupes ou du stock partagé du laboratoire, avec ou sans gestionnaire. Deux exceptions s'ajoutent : le PI voit tous les emplacements car il répond de l'ensemble du laboratoire, et une personne dont la demande a été approuvée voit l'emplacement jusqu'au prélèvement ou à l'expiration, pour récupérer ce qui lui a été promis.
Demander ce qui ne vous appartient pas
Si vous trouvez un article que vous ne pouvez pas prendre, vous pouvez le demander. Ouvrez-le et utilisez Demander cet article.
- Ouvrez l’article depuis la page Inventaire.
- Choisissez Demander cet article. La boîte indique à qui la demande est adressée.
- Saisissez la Quantité nécessaire ou laissez le champ vide.
- Ajoutez une Note si vous le souhaitez.
- Cliquez sur Envoyer la demande.
La demande va au gestionnaire s'il y en a un. Sinon, elle va au propriétaire ou à tous les membres du groupe propriétaire, dont chacun peut répondre. Ils peuvent approuver, refuser ou, s'ils possèdent l'article, vous le transmettre. L'approbation vaut pour un prélèvement et expire après 14 jours sans utilisation. C'est le parcours prévu : demander plutôt que se servir sans prévenir. Pour les réponses et les droits accordés, consultez Demandes : demander un article et répondre à une demande.
Groupes
Les groupes sont des sous-équipes du laboratoire pour partager avec certaines personnes, mais pas toutes : un projet, un sous-laboratoire ou une paillasse.
- Gérez-les depuis Groupes dans la barre latérale.
- Un PI affecte les membres aux groupes lors de l'invitation ou plus tard en modifiant l'utilisateur.
- La propriété de groupe donne accès aux membres du groupe propriétaire, ou des groupes choisis pour un emplacement. Les accords du gestionnaire, les droits de rôle et les règles d'accès au lieu s'appliquent toujours. Les personnes extérieures au groupe propriétaire d'un article peuvent demander l'autorisation d'un prélèvement.
Les groupes nécessitent Team ou une offre supérieure. Avec Free, la barre latérale affiche toujours Groupes avec un cadenas et un badge Team ; l'ouvrir présente la fonction et propose une offre supérieure.
Filtrer par propriété
Les pages Inventaire et Stockage proposent les mêmes onglets de périmètre : Tous, Laboratoire, Groupe et Personnel. Ils distinguent ce que possède le laboratoire de ce qui vous appartient.
La page Stockage divise aussi la liste en Emplacements du laboratoire, Emplacements de groupe et Emplacements personnels.
Emplacements publics et privés
Les emplacements du laboratoire ont un réglage supplémentaire : Visibilité publique, qui les rend visibles à tous ses membres. Il apparaît à la création uniquement pour le type Laboratoire. La fiche indique Public, visible par tous, ou Privé, à accès limité.
La propriété détermine qui peut déposer des articles dans un emplacement et le gérer. La visibilité détermine qui peut voir son existence.
Les emplacements privés nécessitent Team ou une offre supérieure.
Changer le propriétaire
Le transfert de propriété nécessite Team ou Lab. Un Chercheur junior ne peut transférer que ses propres articles personnels.
Utilisez Transférer la propriété sur l'article.
- Ouvrez l'article et choisissez Transférer la propriété.
- Choisissez la destination : Mon inventaire, un Groupe, Partagé (tout le laboratoire) ou Confier à un membre.
- Pour confier à un membre, choisissez le destinataire. Saisissez une quantité pour transmettre une partie ou laissez le champ vide pour tout transmettre. Pour une transmission partielle, choisissez où la nouvelle portion sera stockée ; le destinataire doit pouvoir accéder à cet emplacement.
- Cliquez sur Transférer la propriété.
Chaque transfert figure dans le journal d'audit. Sa visibilité suit la propriété au moment du transfert : confier un article personnel au laboratoire crée une entrée visible par tous, tandis que son ancien historique personnel reste entre le précédent propriétaire et le PI. Le nouveau propriétaire reçoit l'historique partagé de l'article, pas l'historique privé de l'ancien.
Qui voit l'historique d'un article
Le journal d'audit et les fils d'activité suivent la même logique de propriété que les articles. Chaque entrée est visible par les personnes concernées :
| Activité concernant | Qui la voit |
|---|---|
| Articles et emplacements partagés du laboratoire | Tout le laboratoire |
| Articles, emplacements et membres d'un groupe | Les membres de ce groupe et le PI |
| Articles personnels et emplacements privés d'une personne | Cette personne et le PI |
| Gestion du laboratoire : invitations, changements de rôle, retraits et réglages | Le PI. Seule exception : l'acceptation d'une invitation est visible par tout le laboratoire |
Deux règles s'appliquent toujours en plus de ce tableau :
- Vous voyez toujours l'activité que vous avez effectuée, quel que soit le propriétaire de l'article. Quitter un groupe ne masque jamais vos actions passées.
- Le PI voit tout. Le journal d'audit établit la responsabilité du laboratoire ; il ne le ferait pas si certaines parties étaient masquées à la personne responsable.
Les rapports d'utilisation et de coûts suivent la même règle : vos graphiques reposent sur l'activité visible pour vous, tandis que les chiffres du PI sont complets. Si le total d'un collègue diffère du vôtre, c'est pour cette raison, pas à cause d'un bug.
Un conseil pratique
Utilisez par défaut Stock partagé du laboratoire pour les achats communs, et réservez Personnel à ce qui appartient vraiment à une personne : un échantillon sous votre responsabilité ou une aliquote préparée pour votre propre expérience. Si tout est personnel, personne ne trouve où sont les choses.
La propriété s'applique aussi au stockage : Créer un emplacement de stockage explique le même choix pour une étagère ou un congélateur, et Inviter votre équipe précise qui fait partie du laboratoire. Les emplacements personnels existent aussi avec Free ; la visibilité privée nécessite une offre payante, comme l'explique la comparaison des offres.