La plupart des articles d'un laboratoire sont en libre accès, mais certains appartiennent à une personne ou à un groupe et d'autres ont un gestionnaire. Lorsque vous ne pouvez pas prendre un article, vous le demandez dans Labsistant plutôt que dans le couloir. La demande est enregistrée, la bonne personne est prévenue et sa réponse est consignée, pour que personne n'ait à se souvenir de qui a autorisé quoi. Les articles que vous pouvez prendre sont décrits dans Articles personnels, de groupe et du laboratoire.
Ce que compte la pastille
L'entrée Demandes de la barre latérale affiche un nombre lorsque quelqu'un attend votre réponse. Elle compte toutes les demandes sans réponse auxquelles vous pouvez répondre : celles concernant vos articles, les articles que vous gérez et ceux d'un groupe dont vous êtes membre. Elle ne compte pas vos demandes envoyées. Si rien n'attend, aucun nombre n'apparaît.
Cliquez pour ouvrir la page Demandes. En attente de votre réponse liste les demandes auxquelles vous pouvez répondre et Vos demandes celles que vous avez adressées aux autres.
Demander un article
- Ouvrez Inventaire et cliquez sur l'article pour ouvrir son panneau de détails.
- Si vous ne pouvez pas prendre l'article, le panneau propose Demander cet article à la place des actions qui le modifieraient. Cliquez dessus.
- La boîte de dialogue indique à qui la demande est adressée : le gestionnaire de l'article, son propriétaire ou les membres de son groupe.
- Saisissez une Quantité si vous avez besoin d'une quantité précise. Laissez le champ vide pour demander une partie de l'article sans indiquer de nombre.
- Ajoutez une Note si le motif compte pour la personne qui répond. Elle est facultative et lui est transmise mot pour mot.
- Cliquez sur Envoyer la demande.
Le bouton affiche ensuite Demandé jusqu'à ce que quelqu'un réponde. Vous ne pouvez avoir qu'une demande ouverte par article. Pour la reprendre avant toute réponse, utilisez Retirer dans le bloc Demandes de l'article ou dans Vos demandes sur la page Demandes. Son statut devient Retirée.
Si un article a un gestionnaire, son panneau indique Géré par et le nom de cette personne, avec une note invitant à le lui demander. La demande va au gestionnaire même si l'article appartient à un groupe dont vous êtes membre.
À qui la demande est adressée
| L'article | À qui la demande est adressée | Qui peut répondre |
|---|---|---|
| A un gestionnaire | Le gestionnaire uniquement | Le gestionnaire |
| Sans gestionnaire, appartient à une personne | Le propriétaire | Le propriétaire |
| Sans gestionnaire, appartient à un groupe | Tous les membres du groupe | N'importe lequel. Dès qu'un membre répond, les autres voient Réponse de et son nom, afin que personne ne réponde deux fois à la même demande. |
| Sans gestionnaire, stock partagé du laboratoire | Personne. Prenez ce dont vous avez besoin. |
Désigner un gestionnaire restreint l'accès : dès lors, lui seul reçoit les demandes et peut les approuver.
Répondre à une demande
Une demande vous parvient de trois façons : une notification sous Équipe et demandes, la liste En attente de votre réponse sur la page Demandes et le bloc Demandes du panneau de l'article. Chaque ligne indique qui a demandé, combien et quand. Toute demande propose Approuver et Refuser. Transmettre apparaît également si l'article vous appartient.
- Approuver ouvre la boîte de dialogue Autoriser cette demande. La Quantité à autoriser reprend d'abord la quantité demandée, si elle a été précisée. Indiquez la quantité que vous souhaitez autoriser. Laisser le champ vide reprend la quantité demandée ; si la demande n'en précisait aucune, l'autorisation n'a pas de limite de quantité. La boîte affiche ce qui est En stock et ce qui est Déjà promis à d'autres, soit les autorisations non encore utilisées, pour voir si vous promettez plus que le stock disponible.
- Refuser rejette la demande. La personne est prévenue et la demande apparaît comme Refusée.
- Transmettre donne à la personne l'article lui-même ou la quantité demandée en une seule opération. Ce qui est transmis lui appartient, la demande apparaît comme Transmise et il ne reste rien à fournir.
La personne qui a demandé reçoit une notification dans les deux cas, avec le nom de l'article et le résultat : Approuvée ou Refusée. Une approbation précise ce qu'elle peut prendre et jusqu'à quand.
Si l'article change de mains après l'envoi d'une demande, à la suite d'un changement de propriétaire, de groupe ou de gestionnaire, toutes ses demandes ouvertes prennent fin et apparaissent comme Refusée dans Vos demandes. La personne peut s'adresser au détenteur actuel.
Ce qu'une approbation permet
Une approbation autorise un seul prélèvement, pas un accord permanent.
- Un seul prélèvement. Le panneau de l'article indique ce que la personne peut prendre en une fois et jusqu'à quand. Dès qu'elle prélève une partie de l'article, l'approbation est consommée. Pour en reprendre plus tard, elle doit faire une nouvelle demande.
- 14 jours. Une approbation non utilisée expire 14 jours après son accord. Le panneau indique alors qu'elle a expiré, la demande apparaît comme Expirée sans usage et le bouton affiche Demander à nouveau.
- L'emplacement devient visible. Le lieu de stockage reste masqué pour les personnes qui ne peuvent pas prendre l'article. L'approbation le révèle dès son accord et jusqu'au prélèvement ou à l'expiration, pour que la personne puisse récupérer ce qui lui a été promis.
- Moins de stock que promis. Si le stock a diminué depuis l'approbation, la personne prend ce qui reste et celle qui a approuvé est informée de la quantité manquante.
- Chaque étape est consignée. La demande, la réponse et le prélèvement figurent dans le journal d'audit de l'article, pour garder la trace complète de qui a pris quoi.