Todo item e toda localização de armazenamento no Labsistant pertencem a alguém. Essa propriedade determina quem pode usar e evita que o estoque compartilhado vire um espaço sem regras.
Há três tipos de propriedade, tanto para itens quanto para localizações. Um item também pode ter um responsável, que se soma à propriedade e é explicado abaixo.
Os três tipos
| Propriedade | Pertence a | Quem pode usar |
|---|---|---|
| Pessoal | Uma pessoa | Somente essa pessoa |
| Grupo | Um grupo por item; um ou mais grupos por localização | Membros dos grupos correspondentes |
| Laboratório (compartilhado) | Todo o laboratório | Todo o laboratório |
Você escolhe isso no campo Propriedade ao adicionar um item e no campo Tipo de Local ao criar uma localização. Esses são os limites de propriedade; seu papel, plano e acesso ao local de armazenamento continuam determinando quais ações estão disponíveis.
O responsável
A propriedade diz a quem o item pertence. O responsável é a pessoa a quem se pede antes de retirar algo dele. Cada item tem no máximo um responsável, e não é obrigatório definir um.
- Definir responsável nomeia uma pessoa para o item. Alterar responsável permite trocar ou remover essa pessoa. Toda alteração fica no registro de auditoria. Quando o PI substitui o responsável de um item de outra pessoa, o diálogo também pede um motivo opcional, que entra no registro.
- Retirar de um item gerenciado exige a aprovação do responsável quando ele é outra pessoa. Isso também vale para membros do grupo proprietário e para o PI no fluxo normal de retirada. A verificação do responsável não substitui permissões de propriedade ou papel. Mover um item não exige essa aprovação, mas continua sujeito às regras de propriedade e acesso à localização.
- Para definir o primeiro responsável: em um item pessoal, só o proprietário pode fazer isso; em um item de grupo, um membro do grupo proprietário ou o PI; no estoque compartilhado do laboratório, só o PI.
- Para trocar ou remover um responsável existente: em um item pessoal, é preciso ser o proprietário ou o PI. Em itens de grupo ou compartilhados do laboratório, o responsável atual ou o PI pode fazer isso.
- Se o responsável saiu ou não pode ser contatado, o PI pode alterá-lo ou usar Reatribuir este item para mover o item e definir um novo proprietário em uma só operação. As duas intervenções ficam no histórico do item com o nome do PI.
Definir um responsável faz o grupo passar de “qualquer um de nós pode distribuir” para “só uma pessoa distribui”. Remover o responsável amplia o acesso novamente.
A regra em uma frase
Você precisa de permissão para retirar um item pessoal de outra pessoa, um item de um grupo do qual não faz parte ou um item cujo responsável não é você. Seu papel, plano e acesso ao armazenamento continuam valendo para as ações disponíveis.
“Usar” significa editar, consumir, retirar, derivar ou mover o item: qualquer ação que o altere. Se ele tem responsável, as ações de retirada não são oferecidas. Em seu lugar aparece Gerenciado por, o nome do responsável e a orientação para pedir a ele.
Ver não significa poder retirar
Isso costuma surpreender, mas é intencional.
Você sempre pode ver que um item pessoal de um colega existe. O nome, a quantidade e a validade ficam visíveis para todo o laboratório. Esse é o objetivo do estoque compartilhado: saber que há algo de que precisa, mesmo que o frasco não seja seu.
O que você não pode fazer é retirá-lo nem ver onde fica guardado. Isso vale para itens pessoais de outra pessoa e para itens de um grupo do qual não faz parte:
- As ações que o alterariam não são oferecidas.
- A localização de armazenamento fica oculta e aparece como Local privado. Onde alguém guarda o próprio estoque diz respeito a essa pessoa, assim como a prateleira de um grupo diz respeito ao grupo.
As localizações dos seus próprios itens nunca ficam ocultas para você, nem as dos itens de seus grupos ou do estoque compartilhado do laboratório, com ou sem responsável. Há duas exceções adicionais: o PI vê todas as localizações porque responde pelo laboratório inteiro, e quem teve a solicitação aprovada vê onde o item está até retirar dele ou a aprovação expirar, para buscar o que foi prometido.
Pedir algo que não é seu
Se encontrar um item que não pode retirar, você pode pedi-lo. Abra e use Solicitar item.
- Abra o item pela página Inventário.
- Escolha Solicitar item. O diálogo informa quem recebe a solicitação.
- Informe a Quantidade necessária ou deixe em branco.
- Se quiser, adicione uma Nota.
- Clique em Enviar solicitação.
A solicitação vai ao responsável, se houver um. Caso contrário, vai ao proprietário ou a todos os membros do grupo proprietário, e qualquer um pode responder. Eles podem aprovar, recusar ou, se forem proprietários, entregar o item a você. A aprovação vale para uma retirada e expira após 14 dias sem uso. Esse é o caminho previsto: pedir à pessoa em vez de retirar sem avisar. Veja as respostas e permissões em Solicitações: pedir um item e responder a uma solicitação.
Grupos
Os grupos são equipes dentro do laboratório para compartilhar algo com algumas pessoas, mas não com todas: um projeto, um sublaboratório ou uma bancada.
- Gerencie-os em Grupos na barra lateral.
- Um PI atribui membros aos grupos ao convidar alguém ou depois, editando o usuário.
- A propriedade de grupo dá acesso aos membros do grupo proprietário ou aos grupos selecionados para uma localização. Aprovações do responsável, permissões de papel e regras de acesso à localização continuam valendo. Pessoas de fora do grupo proprietário de um item podem solicitar uma aprovação de retirada.
Grupos exigem Team ou superior. No Free, a barra lateral ainda mostra Grupos com um cadeado e um selo Team; ao abrir, a página explica a função e oferece a mudança de plano.
Filtrar por propriedade
As páginas Inventário e Armazenamento têm as mesmas abas de escopo: Todos, Laboratório, Grupo e Pessoal. Use-as para separar o que o laboratório tem do que é seu.
A página de Armazenamento também divide a lista em Locais do laboratório, Locais de grupo e Locais pessoais.
Localizações públicas e privadas
As localizações do laboratório têm mais uma configuração: Visibilidade pública, que as torna visíveis a todos os membros. Ela aparece no formulário de criação apenas para o tipo Laboratório. O detalhe mostra Pública, visível a todos, ou Privada, com acesso limitado.
A propriedade determina quem pode guardar itens em uma localização e gerenciá-la. A visibilidade determina quem pode ver que ela existe.
Localizações privadas exigem Team ou superior.
Mudar a propriedade
A transferência de propriedade exige Team ou Lab. Um Pesquisador Júnior só pode transferir seus próprios itens pessoais.
Use Transferir propriedade no item.
- Abra o item e escolha Transferir propriedade.
- Escolha o destino: Meu inventário, um Grupo, Compartilhado (todo o laboratório) ou Repassar para um membro.
- Ao repassar para um membro, escolha o destinatário. Informe uma quantidade para repassar só uma parte ou deixe em branco para tudo. Em uma entrega parcial, escolha onde a nova porção ficará guardada; o destinatário precisa ter acesso a essa localização.
- Clique em Transferir propriedade.
Toda transferência fica no registro de auditoria. Quem pode ler segue a propriedade no momento da transferência: passar um item pessoal para o laboratório gera uma entrada visível a todos, enquanto o histórico pessoal anterior continua restrito ao antigo proprietário e ao PI. O novo proprietário recebe o histórico compartilhado, não o privado de quem tinha o item antes.
Quem vê o histórico de um item
O registro de auditoria e os feeds de atividade seguem a mesma ideia de propriedade dos itens. Cada entrada é visível para as pessoas envolvidas no evento:
| Atividade sobre | Quem vê |
|---|---|
| Itens e localizações compartilhados do laboratório | Todo o laboratório |
| Itens, localizações e membros de um grupo | Os membros desse grupo e o PI |
| Itens pessoais e localizações privadas de alguém | Essa pessoa e o PI |
| Gerenciamento do laboratório: convites, mudanças de papel, remoções e configurações | O PI. A única exceção é aceitar um convite, que todo o laboratório vê |
Além dessa tabela, duas regras sempre valem:
- Você sempre vê as atividades que realizou, seja quem for o proprietário do item. Sair de um grupo nunca apaga suas próprias ações anteriores da sua visão.
- O PI vê tudo. O registro de auditoria documenta a responsabilidade do laboratório; não cumpriria esse papel se escondesse partes da pessoa responsável por ele.
Os relatórios de uso e custo seguem a mesma regra: seus gráficos usam as atividades que você pode ver, e os números do PI são completos. Se o total de um colega for diferente do seu, esse é o motivo, não um erro.
Uma sugestão prática
Use por padrão Estoque compartilhado do laboratório para compras em comum e reserve Pessoal para o que realmente é de uma pessoa: uma amostra sob sua responsabilidade ou uma alíquota preparada para seu próprio ensaio. Se tudo é pessoal, ninguém encontra onde as coisas estão.
A propriedade também vale para o armazenamento: Criar uma localização de armazenamento explica a mesma escolha para uma prateleira ou um freezer, e Convidar sua equipe mostra quem faz parte do laboratório. Localizações pessoais também estão disponíveis no Free; a visibilidade privada exige um plano pago, como explica a comparação de planos.