A maioria dos itens de um laboratório pode ser retirada livremente, mas alguns pertencem a uma pessoa ou a um grupo, e outros têm um responsável. Quando você não pode retirar um item, faz a solicitação no Labsistant em vez de perguntar no corredor. A solicitação é registrada, a pessoa certa é avisada e a resposta também fica registrada, para ninguém precisar lembrar quem autorizou o quê. Veja quais itens pode retirar em Itens pessoais, de grupo e do laboratório.
O que o indicador conta
A entrada Solicitações na barra lateral mostra um número quando alguém espera sua resposta. Ela conta todas as solicitações ainda sem resposta que você pode atender: de itens seus, itens que gerencia e itens de um grupo do qual faz parte. Não conta solicitações que você enviou. Se nada estiver aguardando, não aparece número.
Clique para abrir a página de Solicitações. À espera da sua resposta lista o que você pode responder, e As suas solicitações mostra o que pediu a outras pessoas.
Solicitar um item
- Abra Inventário e clique no item para abrir o painel de detalhes.
- Se você não pode retirar o item, o painel oferece Solicitar item no lugar das ações que o alterariam. Clique nessa opção.
- O diálogo informa quem recebe a solicitação: o responsável pelo item, o proprietário ou os membros do grupo.
- Informe uma Quantidade se precisar de um valor específico. Deixe em branco para pedir parte do item sem definir um número.
- Adicione uma Nota se o motivo for importante para quem responde. Ela é opcional e chega à pessoa exatamente como foi escrita.
- Clique em Enviar solicitação.
O botão passa a mostrar Solicitado até alguém responder. Você pode ter uma solicitação aberta por item de cada vez. Para retirá-la antes da resposta, use Retirar no bloco Solicitações do item ou em As suas solicitações na página de Solicitações. Ela passa a aparecer como Retirada.
Se um item tem responsável, o painel mostra Gerenciado por e o nome da pessoa, com uma orientação para pedir a ela. A solicitação vai ao responsável mesmo quando o item pertence a um grupo do qual você faz parte.
A quem se pede
| O item | A quem se pede | Quem pode responder |
|---|---|---|
| Tem responsável | Somente o responsável | O responsável |
| Sem responsável, de uma pessoa | O proprietário | O proprietário |
| Sem responsável, de um grupo | Todos os membros do grupo | Qualquer um deles. Quando um membro responde, os outros veem Respondido por e o nome da pessoa, para ninguém responder à mesma solicitação duas vezes. |
| Sem responsável, estoque compartilhado do laboratório | A ninguém. Retire o que precisar. |
Definir um responsável restringe o acesso: a partir daí, só essa pessoa recebe as solicitações e pode aprová-las.
Responder a uma solicitação
Uma solicitação chega por três caminhos: uma notificação em Equipe e solicitações, a lista À espera da sua resposta na página de Solicitações e o bloco Solicitações no painel do item. Cada linha informa quem pediu, quanto e quando. Toda solicitação oferece Aprovar e Recusar. Entregar também aparece quando você é o proprietário do item.
- Aprovar abre o diálogo Aprovar esta solicitação. A Quantidade a aprovar começa com a quantidade solicitada, quando há uma. Defina quanto deseja aprovar. Deixar em branco usa a quantidade solicitada; se a solicitação não especificou uma, a aprovação não tem limite de quantidade. O diálogo mostra o que está Em estoque e o que foi Já prometido a outras pessoas, ou seja, aprovações ainda não utilizadas, para você ver se está prometendo mais do que há na prateleira.
- Recusar rejeita a solicitação. A pessoa é avisada, e a solicitação aparece como Recusada.
- Entregar dá à pessoa o próprio item ou a quantidade pedida em uma só operação. O que foi entregue passa a ser dela, a solicitação aparece como Entregue e nada mais fica pendente.
Quem fez a solicitação recebe uma notificação nos dois casos, com o nome do item e o resultado: Aprovada ou Recusada. A aprovação informa o que pode retirar e até quando.
Se o proprietário, o grupo ou o responsável pelo item mudar depois do envio de uma solicitação, todas as solicitações abertas dele terminam e aparecem como Recusada em As suas solicitações. A pessoa pode pedir a quem tem o item agora.
O que uma aprovação permite
Uma aprovação permite uma única retirada, não é uma autorização permanente.
- Uma retirada. O painel do item informa o que a pessoa pode retirar de uma só vez e até quando. Assim que retira algo do item, a aprovação é consumida. Para retirar mais depois, precisa pedir novamente.
- 14 dias. Uma aprovação não utilizada expira 14 dias depois de concedida. O painel informa que ela expirou, a solicitação aparece como Expirada sem uso e o botão mostra Solicitar novamente.
- A localização é revelada. O local onde o item fica guardado permanece oculto para quem não pode retirá-lo. A aprovação revela o local desde a concessão até a retirada ou a expiração, para a pessoa buscar o que foi prometido.
- Menos na prateleira do que foi prometido. Se o estoque diminuiu desde a aprovação, a pessoa retira o que há e quem aprovou recebe um aviso de que faltou parte da quantidade.
- Cada etapa é registrada. A solicitação, a resposta e a retirada entram no registro de auditoria do item, mantendo completo o histórico de quem retirou o quê.