Cada item e cada localização de armazenamento no Labsistant pertencem a alguém. A propriedade determina quem os pode utilizar e impede que o stock partilhado se torne um espaço sem regras.
Existem três tipos de propriedade, tanto para itens como para localizações. Um item pode também ter um responsável, que se acrescenta à propriedade e é explicado abaixo.
Os três tipos
| Propriedade | Pertence a | Quem pode usar |
|---|---|---|
| Pessoal | Uma pessoa | Somente essa pessoa |
| Grupo | Um grupo por item; um ou mais grupos por localização | Membros dos grupos correspondentes |
| Laboratório (partilhado) | Todo o laboratório | Todo o laboratório |
A escolha faz-se no campo Propriedade ao adicionar um item e no campo Tipo de Local ao criar uma localização. Estes são os limites da propriedade; a função, o plano e o acesso ao local de armazenamento continuam a determinar as ações disponíveis.
O responsável
A propriedade indica a quem pertence o item. O responsável é a pessoa a quem se pede autorização antes de retirar algo. Cada item pode ter, no máximo, um responsável, e a sua definição não é obrigatória.
- Definir responsável nomeia uma pessoa para o item. Alterar responsável permite substituí-la ou removê-la. Todas as alterações ficam no registo de auditoria. Quando o PI substitui o responsável de um item de outra pessoa, o diálogo pede também um motivo opcional, que fica registado.
- Retirar de um item gerido exige a aprovação do responsável quando se trata de outra pessoa. Isto também se aplica aos membros do grupo proprietário e ao PI no processo normal de retirada. Esta verificação não substitui as permissões de propriedade ou de função. Mover um item não exige a aprovação do responsável, mas continua sujeito às regras de propriedade e de acesso à localização.
- Para definir o primeiro responsável: num item pessoal, só o proprietário o pode fazer; num item de grupo, um membro do grupo proprietário ou o PI; no stock partilhado do laboratório, só o PI.
- Para substituir ou remover um responsável existente: num item pessoal, é necessário ser o proprietário ou o PI. Nos itens de grupo ou partilhados do laboratório, o responsável atual ou o PI pode fazê-lo.
- Se o responsável saiu ou não está contactável, o PI pode substituí-lo ou usar Reatribuir este item para mover o item e definir um novo proprietário numa só operação. Ambas são intervenções registadas no histórico com o nome do PI.
Definir um responsável faz o grupo passar de “qualquer um de nós pode distribuir” para “só uma pessoa distribui”. Remover o responsável volta a alargar o acesso.
A regra em uma frase
É preciso autorização para retirar um item pessoal de outra pessoa, um item de um grupo de que não se faz parte ou um item cujo responsável é outra pessoa. A função, o plano e o acesso ao armazenamento continuam a aplicar-se às ações disponíveis.
“Utilizar” significa editar, consumir, retirar, derivar ou mover o item: qualquer ação que o altere. Se tiver responsável, as ações de retirada não são apresentadas. Em seu lugar aparece Gerido por, o nome do responsável e a indicação para lhe pedir o item.
Ver não significa poder retirar
Esta parte costuma surpreender, mas é intencional.
É sempre possível ver que existe um item pessoal de um colega. O nome, a quantidade e a validade são visíveis para todo o laboratório. É esse o objetivo do stock partilhado: saber que existe aquilo de que se precisa, mesmo que o frasco pertença a outra pessoa.
O que não é permitido é retirá-lo ou ver onde está guardado. Isto aplica-se aos itens pessoais de outra pessoa e aos itens de um grupo de que não se faz parte:
- As ações que o alterariam não são apresentadas.
- A localização de armazenamento fica oculta e aparece como Local privado. Onde uma pessoa guarda o próprio stock diz-lhe respeito, tal como a prateleira de um grupo diz respeito ao grupo.
As localizações dos próprios itens nunca ficam ocultas, nem as dos itens dos grupos de que se faz parte ou do stock partilhado do laboratório, com ou sem responsável. Existem duas exceções adicionais: o PI vê todas as localizações porque responde por todo o laboratório, e quem recebeu aprovação para um item vê onde este se encontra até retirar dele ou a aprovação expirar, para ir buscar o que lhe foi prometido.
Pedir algo que não é nosso
Quando se encontra um item que não se pode retirar, é possível pedi-lo. Abrir o item e usar Solicitar item.
- Abra o artigo pela página Inventário.
- Escolher Solicitar item. O diálogo indica a quem se destina a solicitação.
- Introduzir a Quantidade necessária ou deixar em branco.
- Adicionar uma Nota, se necessário.
- Clicar em Enviar solicitação.
A solicitação vai para o responsável, caso exista. Caso contrário, vai para o proprietário ou para todos os membros do grupo proprietário, podendo qualquer um responder. Podem aprovar, recusar ou, se forem proprietários, entregar o item. A aprovação vale para uma retirada e expira após 14 dias sem utilização. É este o processo previsto: pedir à pessoa, em vez de retirar sem avisar. Para saber como se responde e o que uma aprovação permite, consultar Solicitações: pedir um item e responder a uma solicitação.
Grupos
Os grupos são equipas dentro do laboratório, para partilhar algo com algumas pessoas, mas não com todas: uma equipa de projeto, um sublaboratório ou uma bancada.
- Gerir os grupos em Grupos na barra lateral.
- Um PI atribui membros aos grupos ao convidar alguém ou, posteriormente, ao editar o utilizador.
- A propriedade de grupo dá acesso aos membros do grupo proprietário ou aos grupos selecionados para uma localização. Continuam a aplicar-se as aprovações do responsável, as permissões de função e as regras de acesso à localização. Pessoas externas ao grupo proprietário de um item podem pedir aprovação para uma retirada.
Os grupos exigem Team ou superior. No Free, a barra lateral continua a mostrar Grupos com um cadeado e um distintivo Team; abrir a página apresenta a função e propõe a atualização do plano.
Filtrar por propriedade
As páginas Inventário e Armazenamento têm os mesmos separadores de âmbito: Todos, Laboratório, Grupo e Pessoal. Permitem distinguir o que existe no laboratório daquilo que pertence ao próprio.
A página de Armazenamento divide também a lista em Locais do laboratório, Locais de grupo e Locais pessoais.
Localizações públicas e privadas
As localizações do laboratório têm uma definição adicional: Visibilidade pública, que as torna visíveis a todos os membros. Só aparece no formulário de criação para o tipo Laboratório. A página de detalhes indica Pública, visível a todos, ou Privada, com acesso limitado.
A propriedade determina quem pode guardar itens numa localização e geri-la. A visibilidade determina quem pode ver que existe.
Localizações privadas exigem Team ou superior.
Mudar a propriedade
A transferência de propriedade exige Team ou Lab. Um Pesquisador Júnior só pode transferir os seus próprios itens pessoais.
Usar Transferir propriedade no item.
- Abrir o item e escolher Transferir propriedade.
- Escolher o destino: Meu inventário, um Grupo, Compartilhado (todo o laboratório) ou Repassar para um membro.
- Ao entregar a um membro, escolher o destinatário. Introduzir uma quantidade para entregar apenas uma parte ou deixar em branco para a totalidade. Numa entrega parcial, escolher onde ficará guardada a nova porção; o destinatário tem de conseguir aceder a essa localização.
- Clicar em Transferir propriedade.
Todas as transferências ficam no registo de auditoria. Quem o pode ler depende da propriedade no momento da transferência: passar um item pessoal para o laboratório cria uma entrada visível a todos, enquanto o histórico pessoal anterior fica reservado ao antigo proprietário e ao PI. O novo proprietário recebe o histórico partilhado, não o histórico privado do anterior.
Quem vê o histórico de um item
O registo de auditoria e os fluxos de atividade seguem o mesmo princípio de propriedade dos itens. Cada entrada é visível às pessoas envolvidas no evento:
| Atividade sobre | Quem vê |
|---|---|
| Itens e localizações partilhados do laboratório | Todo o laboratório |
| Itens, localizações e membros de um grupo | Os membros desse grupo e o PI |
| Itens pessoais e localizações privadas de alguém | Essa pessoa e o PI |
| Gestão do laboratório: convites, alterações de função, remoções e definições | O PI. A única exceção é aceitar um convite, que todo o laboratório vê |
Além desta tabela, aplicam-se sempre duas regras:
- As atividades realizadas pelo próprio são sempre visíveis, independentemente do proprietário do item. Sair de um grupo nunca retira as próprias ações passadas da vista.
- O PI vê tudo. O registo de auditoria documenta a responsabilidade do laboratório; não cumpriria essa função se ocultasse partes à pessoa responsável.
Os relatórios de utilização e custo seguem a mesma regra: os gráficos baseiam-se na atividade que se pode ver, e os números do PI são completos. Se o total de um colega for diferente, é essa a razão, não um erro.
Uma sugestão prática
Usar por predefinição Stock compartilhado do laboratório para compras em comum e reservar Pessoal para aquilo que pertence realmente a uma pessoa: uma amostra à sua responsabilidade ou uma alíquota preparada para o próprio ensaio. Se tudo for pessoal, ninguém encontra onde estão as coisas.
A propriedade aplica-se também ao armazenamento: Criar uma localização de armazenamento explica a mesma escolha para uma prateleira ou um congelador, e Convidar a equipa descreve quem faz parte do laboratório. As localizações pessoais também estão disponíveis no Free; a visibilidade privada exige um plano pago, como explica a comparação de planos.