A maioria dos itens de um laboratório pode ser retirada livremente, mas alguns pertencem a uma pessoa ou a um grupo e outros têm um responsável. Quando não é permitido retirar um item, pede-se no Labsistant em vez de perguntar no corredor. A solicitação fica registada, a pessoa certa é avisada e a resposta também fica registada, sem ser preciso lembrar quem autorizou o quê. Para saber que itens se podem retirar, consultar Itens pessoais, de grupo e do laboratório.
O que o indicador conta
A entrada Solicitações na barra lateral mostra um número quando alguém aguarda uma resposta. Conta todas as solicitações ainda sem resposta a que se pode responder: de itens próprios, itens que se gerem e itens de um grupo a que se pertence. Não conta as solicitações enviadas pelo próprio. Se não houver nada em espera, não aparece nenhum número.
Clicar para abrir a página de Solicitações. À espera da sua resposta lista aquilo a que se pode responder e As suas solicitações mostra o que se pediu a outras pessoas.
Solicitar um item
- Abrir Inventário e clicar no item para abrir o painel de detalhes.
- Se não for permitido retirar o item, o painel apresenta Solicitar item em vez das ações que o alterariam. Clicar nessa opção.
- O diálogo informa quem recebe a solicitação: o responsável pelo item, o proprietário ou os membros do grupo.
- Introduzir uma Quantidade se for necessária uma quantidade específica. Deixar em branco para pedir uma parte do item sem indicar um número.
- Adicionar uma Nota se o motivo for importante para quem responde. É opcional e chega à pessoa exatamente como foi escrita.
- Clicar em Enviar solicitação.
O botão passa a mostrar Solicitado até alguém responder. Só é possível ter uma solicitação aberta por item de cada vez. Para a retirar antes da resposta, usar Retirar no bloco Solicitações do item ou em As suas solicitações na página de Solicitações. Passa então a aparecer como Retirada.
Se um item tem responsável, o painel mostra Gerido por e o nome da pessoa, com uma indicação para lhe pedir o item. A solicitação vai para o responsável mesmo quando o item pertence a um grupo de que se faz parte.
A quem se pede
| O item | A quem se pede | Quem pode responder |
|---|---|---|
| Tem responsável | Somente o responsável | O responsável |
| Sem responsável, de uma pessoa | O proprietário | O proprietário |
| Sem responsável, de um grupo | Todos os membros do grupo | Qualquer um deles. Quando um membro responde, os outros veem Respondido por e o nome da pessoa, para ninguém responder à mesma solicitação duas vezes. |
| Sem responsável, stock partilhado do laboratório | A ninguém. Retirar o que for necessário. |
Definir um responsável restringe o acesso: a partir daí, só essa pessoa recebe as solicitações e pode aprová-las.
Responder a uma solicitação
Uma solicitação chega por três vias: uma notificação em Equipa e solicitações, a lista À espera da sua resposta na página de Solicitações e o bloco Solicitações no painel do item. Cada linha indica quem pediu, quanto e quando. Todas as solicitações apresentam Aprovar e Recusar. Entregar também aparece quando o item pertence ao próprio.
- Aprovar abre o diálogo Aprovar esta solicitação. A Quantidade a aprovar começa com a quantidade solicitada, quando existe. Definir a quantidade que se pretende aprovar. Deixar em branco usa a quantidade solicitada; se a solicitação não especificou nenhuma, a aprovação não tem limite de quantidade. O diálogo mostra o que está Em estoque e o que foi Já prometido a outras pessoas, ou seja, aprovações ainda não utilizadas, para verificar se se está a prometer mais do que existe na prateleira.
- Recusar rejeita a solicitação. A pessoa é avisada e a solicitação aparece como Recusada.
- Entregar dá à pessoa o próprio item ou a quantidade pedida numa só operação. O que foi entregue passa a pertencer-lhe, a solicitação aparece como Entregue e nada mais fica pendente.
Quem fez a solicitação recebe uma notificação em ambos os casos, com o nome do item e o resultado: Aprovada ou Recusada. A aprovação indica o que pode retirar e até quando.
Se o proprietário, o grupo ou o responsável pelo item mudar depois do envio de uma solicitação, todas as solicitações abertas desse item terminam e aparecem como Recusada em As suas solicitações. A pessoa pode pedir a quem detém o item atualmente.
O que uma aprovação permite
Uma aprovação permite uma única retirada, não é uma autorização permanente.
- Uma retirada. O painel do item informa o que a pessoa pode retirar de uma só vez e até quando. Assim que retira algo do item, a aprovação fica consumida. Para retirar mais depois, é preciso pedir novamente.
- 14 dias. Uma aprovação não utilizada expira 14 dias depois de concedida. O painel indica que expirou, a solicitação aparece como Expirada sem uso e o botão mostra Solicitar novamente.
- A localização é revelada. O local onde o item está guardado permanece oculto para quem não o pode retirar. A aprovação revela-o desde a concessão até à retirada ou à expiração, para que a pessoa vá buscar o que lhe foi prometido.
- Menos na prateleira do que foi prometido. Se o stock diminuiu desde a aprovação, a pessoa retira o que existe e quem aprovou é avisado de que a quantidade ficou aquém do prometido.
- Cada etapa é registada. A solicitação, a resposta e a retirada entram no registo de auditoria do item, mantendo completo o histórico de quem retirou o quê.