As quantidades mudam por motivos diferentes, e o Labsistant distingue-os de propósito. Retirar 5 mL para uma experiência não é o mesmo que descobrir um erro no rótulo de um frasco. O registo de auditoria é muito mais útil quando os dois acontecimentos ficam diferenciados.
Onde ficam as ações
- Aceda a Inventário.
- Clique no item para abrir o painel de detalhes.
- A secção Ações apresenta o que pode fazer.
As ações disponíveis dependem do item, da sua função, da propriedade, do gestor do item, das aprovações em vigor e do plano. A função PI, por si só, não permite utilizar normalmente as existências pessoais de outra pessoa.
Escolher a ação certa
| Pretende... | Usar | O que faz |
|---|---|---|
| Retirar uma porção para uso próprio | Retirar para meu inventário | Cria uma porção separada e reduz a quantidade na origem. |
| Registar o consumo de um consumível | Usar insumo | Diminui a quantidade. |
| Corrigir um número errado | Ajustar quantidade | Define uma nova quantidade, com motivo obrigatório. |
| Mover para outra localização | Mover local | Altera a localização, sem modificar a quantidade. |
| Entregar a outra pessoa | Transferir propriedade | Muda o proprietário. |
| Retirar de utilização um item vazio ou inutilizável | Fechar item | Remove do inventário ativo. |
Retirar uma porção
A retirada separa uma porção sob o seu controlo, deixando o restante no recipiente de origem. Utilize-a quando retira material para o seu próprio trabalho.
- Abra o item e escolha Retirar para meu inventário.
- Introduza a Quantidade a retirar. A janela mostra o máximo disponível e o que ficará na origem.
- Em Retirar para, escolha o laboratório partilhado, a si próprio ou um dos seus grupos.
- Escolha a Local de armazenamento da porção. É onde ficará guardada, geralmente num local diferente do da origem.
- Se necessário, adicione Notas.
- Clique em Retirar inventário.
Uma origem estéril apresenta Manter esterilidade; uma origem sem RNase apresenta Manter status livre de RNase. Cada opção apresentada começa ativada. Mantenha-a assim apenas se a retirada tiver preservado essa condição. Desative-a se as condições não a preservaram, por exemplo ao abrir o recipiente na bancada.
Retirar exige o plano Team ou superior.
Utilizar um consumível
Os consumíveis têm uma ação mais simples porque não é criada uma porção. Consulte as etapas em Adicionar um consumível.
Ajustar uma quantidade
Utilize esta ação quando a quantidade registada não corresponde à realidade, não para o consumo normal.
- Abra o item e escolha Ajustar quantidade.
- Introduza a Nova quantidade. A janela mostra a quantidade atual e a diferença.
- Escolha um Motivo. É obrigatório.
- Adicione Notas se forem úteis. São obrigatórias se escolher Outro.
- Clique em Guardar ajuste.
Os motivos
Os motivos estão agrupados para que o registo de auditoria distinga correções de perdas e ganhos reais.
| Grupo | Motivos |
|---|---|
| Correções | Conciliação de contagem física, Correção de erro de medição, Erro de digitação, Correção de conversão de unidade |
| Perda | Derramamento ou contaminação, Expirado e descartado, Reprovado no controle de qualidade, Recipiente danificado, Evaporação ou degradação |
| Ganho | Stock não registado encontrado, Devolvido sem uso após experimento, Doação ou transferência recebida |
| Outro | Outro; explique em Notas |
Escolha o motivo que descreve o que realmente aconteceu. É este campo que torna o histórico de auditoria útil.
Ajustar para zero
Se reduzir uma quantidade positiva a zero, a janela apresenta dois botões:
- Guardar e fechar item marca o item como esgotado e retira-o do inventário ativo.
- Guardar apenas mantém o item aberto com quantidade zero, o que é útil se estiver prestes a ser reabastecido.
Mover um item
- Abra o item e escolha Mover local.
- Escolha o destino em Novo local. A localização atual é apresentada como referência.
- Se o destino for uma caixa com grelha, escolha uma posição. As posições ocupadas estão assinaladas e não podem ser selecionadas.
- Clique em Mover.
Consulte Caixas com grelha e posições numeradas.
Encerrar um item
Encerrar retira um item do inventário ativo. Utilize esta ação para um recipiente vazio ou que já não possa ser utilizado.
A ação de encerrar só aparece quando a quantidade já é zero ou o item é uma amostra. Um reagente ou consumível que ainda tenha existências não apresenta essa ação: encerrar não deve fazer desaparecer material sem explicar o seu destino.
Há dois caminhos:
Se o item já estiver a zero, ou se for uma amostra:
- Abra o item e escolha Fechar item.
- Se necessário, adicione Notas.
- Clique em Fechar item.
Se o item ainda tiver existências, utilize Ajustar quantidade. Defina a nova quantidade como zero, escolha o motivo que descreve o que aconteceu ao restante e clique em Guardar e fechar item. Isto encerra o item e regista o destino do material numa única etapa.
Para os consumíveis existe uma terceira via: Usar insumo para toda a quantidade restante e depois Usar e fechar item.
Os itens encerrados não podem ser reabertos. O aviso da janela é definitivo. Se pretende reabastecer o recipiente, ajuste a quantidade e deixe o item aberto.
Os itens encerrados continuam no registo. Ative Mostrar arquivados na página Inventário para os consultar.
Tudo fica registado
Todas estas ações ficam no Registo de auditoria com quem as realizou, quando e o motivo ou nota indicados. É por isso que os ajustes exigem um motivo. O período do histórico depende do plano. Consulte Planos e limites ou a comparação de planos para conhecer o período de conservação de cada um.