La mayoría de los laboratorios ya tienen el inventario anotado: en una hoja de cálculo, en PDF de pedidos o en etiquetas de un estante. «Configura tu laboratorio» es la importación guiada que convierte todo eso en registros reales de inventario, de una vez y sin introducirlo todo a mano. Si abandona una hoja de cálculo, qué cambia después explica por qué merece la pena dedicarle una hora.
No se crea nada sin su aprobación. Revise cada artículo antes de añadirlo.
Este artículo ofrece una visión general. Para cada etapa, consulte Importar archivos: CSV, PDF de proveedores y fotos de estantes y Revisar y finalizar una importación.
Quién puede importar
Pueden importar los roles de IP e Investigador. Si es Investigador Junior, no verá la opción; debe ejecutarla alguien con uno de esos roles.
Cómo abrirlo
Hay tres formas de acceder, todas al mismo lugar:
- En la barra superior, abra Agregar inventario y elija Importar inventario.
- En la barra lateral, abra Herramientas y elija Importar inventario.
- En el Panel, la tarjeta «Configura tu laboratorio» tiene el botón Comenzar configuración.
Si no encuentra la tarjeta, use una de las dos primeras opciones. Es un acceso directo del Panel para laboratorios nuevos y no permanece siempre. Solo aparece si se cumplen las tres condiciones:
- su laboratorio tiene menos de 5 artículos de inventario,
- tiene el rol de IP o Investigador, y
- no la ha descartado. La decisión se guarda por laboratorio.
Por eso no aparece si el laboratorio ya tiene más inventario o si cerró la tarjeta. El menú Agregar inventario y la entrada de Herramientas siguen disponibles.
También sirve después de la configuración
Se llama «Configura tu laboratorio» porque suele conocerse al empezar, pero es la misma herramienta que usará con cada entrega. Desembalar un pedido, revisar albaranes o fotografiar un estante aún sin registrar sigue el mismo proceso y suele ser más rápido que añadir artículos uno a uno. No se limita a la primera semana.
Qué puede subir
Añada todo en un lote. La importación lo lee junto en una sola revisión.
- Hojas de cálculo CSV. Los archivos de Excel aún no son compatibles; guarde antes la hoja como CSV.
- Documentos PDF, como confirmaciones de pedidos y albaranes de proveedores.
- Fotos de un estante o una caja de congelador, en JPG, PNG o HEIC.
En la pantalla de subida, junto a Descargar una plantilla, hay una plantilla por tipo: Reactivo, Insumo y Muestra. Cada una incluye todas las columnas que Labsistant lee para ese tipo y una fila de ejemplo que debe sustituir por sus artículos. No son datos reales. Si la fila de ejemplo sigue en el archivo, la revisión la señala para que pueda reemplazarla o excluirla.
Algunas columnas solo admiten ciertos valores. El nivel de peligro es none, low, moderate, high o extreme. Las fechas siguen año-mes-día, por ejemplo 2026-01-15.
No tiene que usar una plantilla. Si su hoja tiene sus propios nombres de columna, la siguiente etapa los trata.
Las tres etapas
Después de subir los archivos, la importación pasa por tres pasos con nombre, visibles en la parte superior.
1. Emparejar columnas
Labsistant lee las columnas y propone qué representa cada una: nombre, cantidad, caducidad, etc. También normaliza valores, por ejemplo convirtiendo grams en g.
Revise las correspondencias y corrija las incorrectas. Si los nombres de columna son poco habituales, puede pedir a la IA una lectura más detallada.
2. Confirmar ubicaciones
Los archivos indican las ubicaciones por nombre. Este paso reúne cada ubicación distinta y le pide decidir si corresponde a una existente o si debe crearse una nueva.
Aquí no se adivina nada. Labsistant no inventa una ubicación para una fila que no la indica. Si falta, usted decide dónde va el artículo.
3. Revisar todo
El último paso muestra una tabla con todos los artículos que se van a crear y los valores leídos. Revísela, corrija errores, complete lo que falte y apruebe.
Los artículos solo se crean al terminar esta etapa.
Puede parar y volver después
No tiene que terminar la importación de una vez. El progreso se guarda en este navegador; al volver a abrir aquí «Configura tu laboratorio», podrá elegir Retomar importación o Empezar de cero. Borrar los datos del navegador elimina ese progreso guardado, que no está disponible en otro dispositivo.
Retomar continúa donde lo dejó. Empezar de cero descarta la importación en curso y comienza otra.
Qué no hace la importación por usted
La importación nunca rellena un valor que no haya leído realmente de los archivos. Números de lote, caducidades, CAS e información de peligro quedan vacíos antes que adivinarse: un lote erróneo pero verosímil es peor que un campo vacío. Usted los completa durante la revisión o después.
Consulte Números de lote, CAS, peligro y caducidad para conocer esos campos y cómo registrar un artículo cuyo número de lote aún desconoce.