La plupart des laboratoires ont déjà un inventaire quelque part : tableur, PDF de commandes ou étiquettes sur une étagère. « Configurez votre laboratoire » transforme tout cela en véritables fiches d’inventaire en un import guidé, sans tout saisir à la main. Si vous quittez un tableur, ce qui change ensuite explique pourquoi y consacrer une heure.
Rien n’est créé sans votre approbation. Vous vérifiez chaque article avant tout ajout.
Cet article donne une vue d’ensemble. Pour chaque étape, consultez Importer des fichiers : CSV, PDF de fournisseurs et photos d’étagères et Vérifier et terminer un import.
Qui peut lancer un import
Les rôles Chercheur principal et Chercheur peuvent importer. Un Chercheur junior ne voit pas l’option ; une personne ayant l’un des deux autres rôles doit lancer l’import.
Comment l’ouvrir
Trois accès mènent au même endroit :
- Dans la barre supérieure, ouvrez Ajouter à l'inventaire et choisissez Importer un inventaire.
- Dans la barre latérale, ouvrez Outils, puis Importer un inventaire.
- Sur le Tableau de bord, la carte « Configurez votre laboratoire » propose Démarrer la configuration.
Si la carte est absente, utilisez l’un des deux premiers accès. Ce raccourci du Tableau de bord est destiné aux nouveaux laboratoires et ne reste pas affiché. Il apparaît uniquement si ces trois conditions sont réunies :
- votre laboratoire a moins de 5 articles d’inventaire,
- vous avez le rôle de Chercheur principal ou de Chercheur, et
- vous n’avez pas ignoré la carte. Ce choix est mémorisé par laboratoire.
La carte disparaît donc quand le laboratoire se remplit ou après sa fermeture. Le menu Ajouter à l'inventaire et l’entrée Outils restent disponibles.
Au-delà de la configuration initiale
Le nom « Configurez votre laboratoire » vient de la première utilisation la plus courante, mais l’outil sert aussi à chaque livraison. Déballer une commande, traiter des bons de livraison ou photographier une étagère jamais enregistrée suit le même parcours, généralement plus rapide qu’un ajout article par article. Il ne se limite pas à la première semaine.
Ce que vous pouvez importer
Ajoutez tous vos fichiers en un seul lot. Ils sont lus ensemble pour une vérification commune.
- Tableurs CSV. Les fichiers Excel ne sont pas encore pris en charge ; enregistrez d’abord la feuille en CSV.
- Documents PDF, comme des confirmations de commande et des bons de livraison de fournisseurs.
- Photos d’une étagère ou d’une boîte de congélation, en JPG, PNG ou HEIC.
Sur l’écran d’envoi, près de Télécharger un modèle, un modèle existe pour chaque type : Réactif, Consommable et Échantillon. Chacun contient toutes les colonnes lues par Labsistant pour ce type et une ligne d’exemple à remplacer par vos articles. Ce ne sont pas de vraies données. Si l’exemple reste dans le fichier, la vérification le signale pour le remplacer ou l’exclure.
Certaines colonnes n’acceptent que des valeurs précises. Le niveau de danger est none, low, moderate, high ou extreme. Les dates suivent année-mois-jour, par exemple 2026-01-15.
Vous n’êtes pas obligé d’utiliser un modèle. Si vos colonnes ont leurs propres noms, l’étape suivante les prend en charge.
Les trois étapes
Une fois les fichiers envoyés, l’import passe par trois étapes nommées en haut de la page.
1. Associer les colonnes
Labsistant lit les colonnes et propose leur rôle : nom, quantité, date de péremption, etc. Il harmonise aussi certaines valeurs, par exemple en transformant grams en g.
Vérifiez les associations proposées et corrigez les erreurs. Si les noms de colonnes sont inhabituels, vous pouvez demander une analyse plus précise à l’IA.
2. Confirmer les emplacements
Vos fichiers nomment les emplacements. Cette étape rassemble les noms distincts et vous demande de choisir : un emplacement existant du laboratoire ou un nouveau à créer.
Rien n’est deviné ici. Labsistant n’invente pas d’emplacement pour une ligne qui n’en indique aucun. Vous précisez où placer l’article.
3. Tout vérifier
La dernière étape affiche une grille de tous les articles à créer et des valeurs lues. Parcourez-la, corrigez les erreurs, complétez les manques, puis approuvez.
Les articles ne sont créés qu’à la fin de cette étape.
Vous pouvez arrêter et reprendre
L’import peut se faire en plusieurs fois. La progression est enregistrée dans ce navigateur ; en rouvrant ici « Configurez votre laboratoire », vous pourrez choisir Reprendre l'import ou Repartir de zéro. Effacer les données du navigateur supprime cette progression, qui n’est pas disponible sur un autre appareil.
Reprendre continue là où vous en étiez. Repartir de zéro abandonne l’import en cours et en commence un nouveau.
Ce que l’import ne fait pas à votre place
L’import ne remplit jamais une valeur qui n’a pas été lue dans les fichiers. Numéros de lot, dates de péremption, CAS et informations de danger restent vides plutôt que devinés : un faux numéro plausible est pire qu’un champ vide. Vous les complétez à la vérification ou ensuite.
Consultez Numéros de lot, CAS, danger et péremption pour ces champs et la gestion d’un article dont le numéro de lot manque encore.