Importare file: CSV, PDF dei fornitori e foto degli scaffali

L'importazione guidata legge i dati già disponibili senza doverli riscrivere. Questa guida copre la prima metà: caricare i file e confermare come sono state interpretate le colonne. Per il seguito, vedere Rivedere e completare un'importazione. Se si parte da un foglio di calcolo, i vantaggi di abbandonarlo spiegano perché farlo.

Caricare file e abbinare colonne non crea articoli nell'inventario. Gli articoli vengono aggiunti solo dopo l'approvazione delle righe nella revisione.

Chi può importare

I ruoli PI e Ricercatore. I Ricercatori junior non vedono l'opzione di importazione.

Da dove iniziare

1. Nella Panoramica, la scheda «Configurare il laboratorio» ha il pulsante Iniziare la configurazione.
2. Oppure aprire Aggiungere all'inventario nella barra superiore e scegliere Importare inventario.
3. Oppure aprire Strumenti nella barra laterale e poi Importare inventario.

Cosa si può caricare

I file Excel non sono supportati. Salvare prima il foglio come CSV.

Caricare tutto insieme

Fare clic su Scegliere i file e aggiungere l'intero gruppo: foglio di calcolo, PDF e foto. Vengono letti in un'unica revisione anziché in un'importazione per file.

Conviene farlo intenzionalmente. Le scorte sono spesso distribuite tra più fonti: importarle separatamente significa riconciliare le sovrapposizioni in seguito. Riunirle permette di gestirle in un'unica revisione.

È possibile aggiungere altri file in seguito alla stessa sessione.

I modelli

Per iniziare da un modello anziché adattare il proprio foglio, usare Scaricare un modello nella schermata di caricamento. Ne esiste uno per tipo di articolo, con tutte le colonne lette da Labsistant per quel tipo:

• Reagente: Item name, Quantity, Unit, Alert at, Quantity type, Hazard level, CAS number, Vendor, Catalog number, Category, Lot number, Received date, Expiration date, Lot cost, Sterile, RNase-free, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.
• Materiale di consumo: Item name, Quantity, Unit, Alert at, Quantity type, Vendor, Category, Sterile, RNase-free, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.
• Campione: Item name, Quantity, Unit, Quantity type, Sample type, Collection date, Sample source, Biohazard, Already thawed, Storage location, Box position, Ownership, Owner email, Owner group.

Lasciare vuota una colonna quando il dato non è disponibile. Alcune accettano solo determinati valori:

• Il Livello di pericolo è none, low, moderate, high o extreme.
• Le date usano il formato anno-mese-giorno, ad esempio 2026-01-15.
• Il Tipo di quantità è discrete per ciò che si conta e continuous per ciò che si misura. Se vuoto, Labsistant lo ricava da un'unità riconosciuta.
• La Proprietà è shared, group o personal.
• Sterile, Privo di RNasi, Rischio biologico e Già scongelato accettano yes o no.

L'unica riga di ogni modello è un esempio da eliminare e sostituire. Non contiene dati reali né suggerisce quali valori usare. Se rimane nel file caricato, la revisione la segnala per sostituirla o escluderla.

Non è obbligatorio usare il modello. La fase di abbinamento gestisce anche i nomi di colonna del proprio foglio.

Fase 1: Abbinare le colonne

Dopo la lettura dei file, il primo passaggio mostra Come è stato letto il file: le corrispondenze proposte tra le colonne e i campi di Labsistant.

Controllare le corrispondenze e correggere gli errori.

Cosa viene mostrato

• Colonne obbligatorie. Il minimo necessario perché una riga diventi un articolo. Il passaggio indica le corrispondenze mancanti.
• Un indicatore di confidenza mostra quanto è sicura ogni corrispondenza tra colonna e campo.
• Ignorare questa colonna indica una colonna che non verrà importata. Modificare l'abbinamento se deve fornire un campo.
• L'Ubicazione di stoccaggio è indicata come Si imposta al passo delle ubicazioni, perché viene gestita separatamente e con più attenzione. Vedere Rivedere e completare un'importazione.

Correggere ogni abbinamento errato. È il momento più semplice, perché tutte le fasi successive lo ereditano.

Rivedere le modifiche delle unità

La sezione Unità mostra ogni unità del file. Le conversioni riconosciute sono precompilate e indicate come Consigliata, ad esempio da grams a g. I valori da decidere sono indicati con Richiede un intervento.

Leggere la sezione: spiega cosa è cambiato e permette di rilevare una normalizzazione non desiderata.

Unità non riconosciute

Se il file usa unità sconosciute, Labsistant lo segnala e offre queste scelte per ciascuna:

• Sostituire con una di quelle standard, per associarla a un'unità nota.
• Mantenere come scritto, per conservare l'unità originale.
• Saltare, escludendo dall'importazione le righe che usano quell'unità.

Un'unità sconosciuta da sola non blocca l'importazione. Se si mantiene un'unità personalizzata, indicare se rappresenta elementi interi o una quantità misurata. Le righe senza un tipo di quantità obbligatorio restano segnalate.

Elementi interi o quantità misurata

Ogni reagente viene trattato come elementi interi, ad esempio scatole e confezioni, oppure come quantità misurata, ad esempio volume o peso. Se l'unità scelta lo determina già, il passaggio lo indica senza chiederlo di nuovo.

Chiedere una lettura più attenta all'IA

Se i nomi delle colonne sono insoliti e l'abbinamento automatico è difficile, è possibile chiedere all'IA di esaminare meglio il file.

Se l'IA non è raggiungibile, il passaggio lo comunica e permette di riprovare. Non sostituisce silenziosamente la lettura con un'ipotesi.

In ogni caso, la lettura dell'IA è una proposta, non una decisione. Ogni suggerimento passa dalla stessa revisione e nulla viene creato senza approvazione.

Cosa non viene mai indovinato

Qualunque sia il percorso dei dati, l'importazione non inventa valori di conformità. Numeri di lotto e CAS, livelli di pericolo e date di scadenza provengono dai file o dall'utente, mai da un'ipotesi.

Le righe senza dati obbligatori vengono segnalate, non completate automaticamente. Vedere Numeri di lotto, CAS, pericolo e scadenza.