Questi quattro campi interessano un revisore, un responsabile della sicurezza o chi consulterà i dati in futuro. Labsistant li tratta con particolare rigore: un valore sbagliato può essere peggiore di uno mancante.
Questo articolo spiega i campi e come li gestisce Labsistant. Non stabilisce il livello di pericolo o la scadenza di una sostanza. Tali informazioni provengono dalla documentazione del produttore e dalle indicazioni di sicurezza dell’istituzione, mai dall’app.
La regola comune a tutti
Labsistant non inventa mai un valore di conformità. Né nell’inserimento manuale, né durante l’importazione, né tramite l’assistente IA. Se il file non contiene il numero di lotto, il campo resta vuoto e viene richiesto. Se il livello di pericolo non è indicato, non viene presunto.
Un numero di lotto errato ma plausibile è molto più pericoloso di un campo vuoto: il vuoto invita a verificare, un valore errato no.
Numero di lotto
Il numero di lotto identifica la specifica partita ricevuta dal produttore. Copiarlo dall’etichetta del contenitore fisico o dal certificato di analisi (CoA).
Collega il flacone fisico a tutto ciò che il produttore sa della partita. In caso di richiamo, permette di capire se il materiale è coinvolto. Se un esperimento si comporta in modo insolito, permette di verificare se è stato usato un lotto diverso.
- Dove inserirlo: al passaggio 2, «Informazioni sul lotto», nell’aggiunta di un reagente. È obbligatorio.
- Non sostituirlo con un valore provvisorio, una data, un numero d’ordine o
N/A. Se manca il numero reale, usare lo stato di attesa descritto sotto. - I reagenti hanno numeri di lotto. I materiali di consumo e i campioni no.
Rimandare l’inserimento del numero di lotto
La ricezione viene spesso registrata prima di aprire la scatola. Labsistant prevede quindi uno stato esplicito: «arrivato, ma numero di lotto non ancora letto».
Dove è possibile rimandare l’inserimento
È possibile rimandare l’inserimento nell’importazione guidata e tramite l’assistente IA, ma non nel modulo manuale Aggiungere un reagente.
- Nell’importazione guidata, ogni riga di revisione ha l’interruttore Nessun lotto per ora (da aggiungere dopo). Attivandolo, il campo del numero di lotto scompare dalla riga perché non è più richiesto.
- L’assistente IA propone la stessa scelta, con la stessa etichetta, in una scheda di conferma prima di creare qualsiasi elemento.
- Il modulo manuale Aggiungere un reagente richiede un numero di lotto. Per aggiungere un articolo senza averlo, leggerlo dal contenitore oppure usare l’importazione.
Cosa significa rimandare l’inserimento
Il rinvio viene registrato come una decisione, non come un dato mancante:
- L’articolo viene creato senza alcun numero di lotto, non con un valore fittizio. Il database non accetta un numero vuoto senza il relativo indicatore di rinvio: il lotto non può restare vuoto senza che sia esplicito.
- Vengono registrati chi ha rimandato l’inserimento e quando.
- La voce nel Registro attività indica che il lotto è stato creato in attesa del numero.
- Un lotto in attesa non viene mai unito a uno esistente. Ogni rinvio è trattato come una partita ricevuta distinta, perché manca il numero con cui confrontarla.
Trovare e completare gli articoli in attesa
Gli articoli in attesa sono pensati per non passare inosservati:
- Nella pagina Inventario compare un indicatore ambrato In attesa del lotto nella colonna del numero di lotto, con un pulsante a matita accanto.
- Il filtro di stato In attesa del lotto mostra solo questi articoli.
Per completarne uno:
- Selezionare la matita accanto a In attesa del lotto, oppure aprire l’articolo e usare la stessa azione.
- Digitare il numero di lotto riportato sul prodotto o sul suo certificato di analisi.
- Selezionare Salvare.
L’indicatore In attesa del lotto scompare automaticamente. Il Registro attività aggiunge una voce con autore e data dell’inserimento, conservando sia il rinvio sia la sua risoluzione.
Numero CAS
Il numero di registro CAS è l’identificativo univoco assegnato a una sostanza chimica dal Chemical Abstracts Service. Identifica la sostanza senza ambiguità, indipendentemente da come il laboratorio ne scrive il nome.
- Dove inserirlo: al passaggio 1, «Scelta del reagente», quando si aggiunge un nuovo reagente all’elenco principale.
- Copiarlo dall’etichetta del contenitore, dalla scheda di dati di sicurezza o dal catalogo del fornitore. Non ricostruirlo a memoria.
- Il numero CAS appartiene alla sostanza, non alla partita; viene quindi inserito una volta per reagente, non per lotto.
Una differenza da conoscere: il numero CAS è facoltativo nel modulo manuale Aggiungere un reagente, ma l’importazione guidata lo richiede per ogni reagente nuovo nel laboratorio. Le righe senza numero restano bloccate finché non viene fornito. Sono esclusi i materiali di consumo e le righe associate a un reagente esistente.
Livello di pericolo
Ogni reagente ha un livello di pericolo scelto tra cinque valori:
None, Low, Moderate, High, Extreme.
- Dove inserirlo: al passaggio 1, «Scelta del reagente». È obbligatorio.
- È impostato sul reagente e si applica a tutti i lotti e contenitori della sostanza.
- Compare come indicatore nella colonna Pericolo della pagina Inventario, che consente anche l’ordinamento.
Nel piano Free sono disponibili solo None e Low. I livelli superiori vengono rifiutati con un messaggio che richiede un piano a pagamento. Vedere Piani e limiti.
Questi cinque livelli costituiscono la scala interna di Labsistant per ordinare e filtrare l’inventario. Non sono categorie GHS, valutazioni NFPA o classificazioni normative. Il livello visualizzato non è una valutazione di conformità. Assegnarlo usando la scheda di dati di sicurezza della sostanza e le indicazioni dell’istituzione. Conservare le classificazioni formali richieste nel sistema ufficiale utilizzato dall’istituzione.
Data di scadenza
La data di scadenza appartiene al lotto, non alla sostanza, perché ogni partita ha la propria scadenza.
- Dove inserirla: al passaggio 2, «Informazioni sul lotto». È obbligatoria.
- La data di scadenza può essere oggi o nel passato, anche prima della ricezione. Il modulo avverte delle scorte scadute o prossime alla scadenza anziché bloccare la data.
- Se la data inserita cade entro 30 giorni, il modulo avverte della scadenza imminente.
- Una volta salvata, alimenta il conteggio In scadenza della Panoramica, il pannello Elementi in scadenza e il filtro In scadenza della pagina Inventario.
Prendere la data dal contenitore o dal CoA. Se il lotto ha sia una data limite di utilizzo sia una data di riesame, registrare quella che la politica del laboratorio considera come scadenza e annotare l’altra nelle Note del lotto.
Cosa non fa Labsistant
- Non stabilisce se un reagente scaduto sia ancora utilizzabile.
- Non assegna né convalida un livello di pericolo al posto di chi lo registra.
- Non verifica i numeri CAS in alcun registro.
- Non conosce i richiami di prodotto e non li segnala.
Registra le informazioni fornite, conserva autore e data e rende visibili le lacune. La valutazione resta affidata a chi usa il sistema e alle procedure di sicurezza dell’istituzione.
Questi campi si compilano quando si aggiunge un contenitore. Aggiungere un reagente mostra dove compaiono e Indicatori di sterilità e assenza di RNasi spiega i due indicatori di manipolazione associati. Mantenere questo registro senza un secondo sistema è parte dello scopo dell’inventario.