Questa è la seconda metà dell'importazione guidata, dopo il caricamento dei file e l'abbinamento delle colonne. Per la prima parte, vedere Importare file: CSV, PDF dei fornitori e foto degli scaffali.
Restano due fasi: Confermare le ubicazioni e Rivedere tutto. La conferma può creare ubicazioni di stoccaggio. Gli articoli entrano nell'inventario solo dopo l'approvazione delle righe in Rivedere tutto.
Fase 2: Confermare le ubicazioni
I file indicano le ubicazioni per nome. Questo passaggio raccoglie ogni nome distinto e chiede a quale luogo reale corrisponda.
L'ubicazione ha una fase dedicata perché indica dove si trova fisicamente un articolo. Sbagliarla distribuisce l'inventario in luoghi inesistenti.
Unire i duplicati
I fogli di calcolo accumulano nomi di ubicazione quasi uguali. Il passaggio individua i probabili duplicati e chiede: Sono lo stesso posto?
- Se sono lo stesso posto, scegliere quale nome mantenere oppure inserire un nome per l'ubicazione unita. È anche possibile associarla a un'ubicazione esistente del laboratorio.
- Oppure scegliere No, tenerle separate per mantenerle entrambe.
La decisione spetta all'utente. Labsistant propone la corrispondenza e non unisce mai autonomamente.
Creazione di una nuova ubicazione
Per ogni nuova ubicazione è possibile impostare:
- Il nome.
- Una descrizione, facoltativa.
- Una temperatura, facoltativa.
- Collocarla dentro un'altra ubicazione, facoltativamente, per annidarla.
- A chi è destinata questa ubicazione?, che ne imposta la proprietà.
Vedere Creare un'ubicazione di stoccaggio per questi campi e «Personale, gruppo e laboratorio» per la proprietà.
Ubicazioni non desiderate
Usare Saltare per un nome da non creare. Anche le righe assegnate a quell'ubicazione vengono escluse. Controllarle prima: se vanno importate, usare un'ubicazione reale esistente o correggere il nome.
Se nessuna riga nomina un'ubicazione, il passaggio lo segnala. È possibile assegnarla qui o più avanti, per riga o in blocco, nella revisione finale. Ogni articolo importato deve comunque avere un'ubicazione reale.
Confermando si creano le nuove ubicazioni scelte. Se una non può essere creata o il suo gruppo non può essere collegato, il passaggio spiega l'errore e resta aperto. Correggere e confermare di nuovo: le ubicazioni già create vengono mantenute senza duplicati.
Fase 3: Rivedere tutto
L'ultima fase mostra gli articoli proposti con i valori letti dai file. Rivedere tutto in un unico posto permette il controllo prima dell'approvazione. Aggiungere ora importa una riga pronta, Importare in blocco importa insieme le righe pronte e Concludere e vedere il riepilogo chiude la revisione con un rapporto.
Modificare una riga
Ogni riga è modificabile. È possibile correggere errori di lettura e completare i dati mancanti, tra cui:
- Nome, quantità e unità.
- Se si tratta di elementi interi, come scatole e confezioni, o di una quantità misurata, come volume o peso.
- La data di scadenza.
- L'ubicazione, con Scegliere un'ubicazione per le righe che non ne hanno una.
- Nessun lotto per ora (da aggiungere dopo) per una riga senza il numero di lotto. Vedere Numeri di lotto, CAS, pericolo e scadenza.
Le righe ancora incomplete vengono segnalate per trovarle facilmente.
Azioni in blocco
Correggere cento righe una per volta non è pratico: la griglia permette di selezionarle e intervenire su tutte:
- Impostare l'ubicazione per i selezionati.
- Impostare il livello di condivisione per i selezionati definisce la proprietà in blocco.
- Escludere i selezionati dall'importazione.
Selezionare le righe con le caselle e fare Maiusc-clic su una casella per selezionare un intervallo. È disponibile anche la selezione totale.
È il modo più rapido per una grande importazione: sistemare in pochi passaggi le righe con la stessa ubicazione o lo stesso proprietario, poi gestire singolarmente le altre.
Concludere
Quando tutto è pronto, fare clic su Concludere e vedere il riepilogo.
Se tutte le righe sono complete, l'importazione viene eseguita e gli articoli creati.
Se alcune righe richiedono ancora dati, compare «Concludere la configurazione?», con il numero degli articoli incompleti e due scelte:
| Scelta | Cosa succede |
|---|---|
| Mantenere per completare dopo | Le righe incomplete restano nella sessione. Quelle pronte vengono importate subito e si può tornare per le altre. |
| Mettere da parte | Le righe incomplete vengono escluse. Quelle pronte vengono importate subito e le altre scartate da questa importazione. |
Nessuna scelta inventa valori per sbloccare una riga. Preferire Mantenere per completare dopo a meno di non volere sicuramente quelle righe, perché permette di tornarci.
Dopo l'importazione
Si ottiene un rapporto dettagliato di ciò che è accaduto. Distingue ubicazioni, reagenti e lotti creati da quelli riutilizzati, per vedere se è stato aggiunto un duplicato o trovato un elemento esistente.
Alcuni messaggi possibili:
- «Mancano ancora informazioni qui sotto:», con le righe mantenute per completarle dopo.
- «In questa sessione non è stato aggiunto nulla.», quando nulla era pronto da importare.
- «Non c'era ancora nulla di pronto da importare. Occorre verificare le righe segnalate qui sotto.»
- In caso di errore, leggere l'esito riportato. Alcune righe possono essere salvate per riprovare, alcuni articoli già importati e altri ancora in attesa. Gli articoli importati restano nell'inventario. Usare il nuovo tentativo proposto o correggere le righe rimaste, senza presumere che tutta l'importazione sia stata annullata.
Interrompere e riprendere
Non serve completare tutto in una volta. Il progresso viene salvato automaticamente su questo dispositivo, in questo browser. Non è un backup sul server: cancellare i dati del browser o cambiare dispositivo fa perdere il punto di ripresa. Se il salvataggio fallisce, tenere aperta la scheda e terminare lì.
Alla riapertura di Configurare il laboratorio, viene chiesto se riprendere da dove si era rimasti:
- Riprendere l'importazione torna alla fase interrotta, mantenendo file, abbinamenti e scelte delle ubicazioni.
- Ricominciare da capo avvia una nuova importazione. Prima chiede conferma di scartare quella salvata, perché elimina il lavoro in corso.
Per un inventario grande è normale riprendere in più sessioni: il foglio lunedì, le foto del congelatore martedì. Quando tutto è importato, il foglio non è più ciò che tutti modificano, ed è questo a cambiare il lavoro del laboratorio.