個人・グループ・ラボ：誰に何が見えるか

Labsistantのすべての品目と保管場所には所有者がいます。所有者の設定によって利用できる人が決まり、共有在庫が無秩序に使われるのを防ぎます。

所有形態は3種類あり、品目と保管場所に共通します。品目には所有者に加えて管理者も設定できます。その仕組みは後で説明します。

3種類の所有形態

品目を追加するときは所有者の欄、保管場所を作成するときは保管場所の種類の欄で選びます。これは所有権による範囲であり、実際に使える操作は役割、プラン、保管場所へのアクセスにも左右されます。

管理者

所有者は、その品目が誰のものかを示します。管理者は、取り出す前に確認する相手です。1品目に設定できる管理者は1人までで、設定は任意です。

• 品目の管理者を設定で管理者を指定します。管理者を変更では交代や解除ができます。変更はすべて監査ログに残ります。PIが他の人の品目の管理者を変更する場合は、任意の理由も求められ、記録に残ります。
• 別の人が管理する品目から取り出すには、管理者の承認が必要です。所有グループのメンバーや、通常の取り出しを行うPIにも適用されます。管理者の確認は、所有権や役割の権限に代わるものではありません。移動には管理者の承認は不要ですが、所有権や保管場所へのアクセスの規則は引き続き適用されます。
• 最初の管理者を指定できるのは、個人の品目では所有者だけです。グループの品目では所有グループのメンバーまたはPI、ラボの共有在庫ではPIだけが指定できます。
• 既存の管理者を変更・解除できるのは、個人の品目では所有者またはPIです。グループの品目やラボの共有品目では、現在の管理者またはPIが操作できます。
• 管理者が退職した、または連絡が取れない場合、PIは管理者を変更できます。この品目を割り当て直すを使い、移動と新しい所有者の指定をまとめて行うこともできます。どちらも管理上の介入として、PIの名前とともに品目の履歴に残ります。

管理者を設定すると、グループ内の「誰でも渡せる」状態から「1人が窓口になる」状態へ変わります。解除すると、再びグループ全体で対応できます。

ひとことで言うと

他の人の個人所有の品目、所属していないグループの品目、または自分以外の管理者がいる品目を持ち出すには、許可が必要です。操作には、役割、プラン、保管場所へのアクセスの規則も適用されます。

ここでの「利用」とは、編集、消費、取り出し、派生、移動など、品目を変更する操作です。管理者がいる品目では、取り出す操作の代わりに、管理者の名前と管理していることを示す表示、依頼するよう促す案内が出ます。

見つけられても、持ち出せるとは限りません

意外に思われる点ですが、意図した仕組みです。

同僚の個人所有の品目でも、その存在はいつでも確認できます。名前、数量、有効期限はラボ全体に表示されます。瓶が自分のものでなくても、必要なものがラボにあるか分かることが、共有在庫の目的です。

ただし、持ち出したり、保管場所を見たりすることはできません。他の人の個人品目や、自分が所属していないグループの品目では、次のようになります。

• 変更する操作は表示されません。
• 保管場所は非表示となり、代わりに非公開の保管場所と表示されます。個人の在庫をどこに置くかはその人に、グループの棚はそのグループに属する情報です。

自分の品目、所属グループの品目、ラボの共有在庫の場所は、管理者の有無にかかわらず確認できます。さらに例外が2つあります。ラボ全体の責任を負うPIは、すべての場所を見られます。また、依頼が承認された人は、取り出すか承認期限が切れるまで場所を確認し、約束された品目を取りに行けます。

自分のものではない品目を依頼する

持ち出せない品目でも、依頼できます。品目を開き、品目を依頼するを選びます。

1. 在庫ページから品目を開きます。
2. 品目を依頼するを選びます。ダイアログに依頼先が表示されます。
3. 必要な数量を入力するか、空欄にします。
4. 必要に応じてメモを追加します。
5. 依頼を送るを選びます。

管理者がいれば依頼はその人に届きます。いなければ所有者、または所有グループの全メンバーに届き、誰か1人が回答できます。承認・却下のほか、所有者なら品目を引き渡すこともできます。承認は1回の取り出しに有効で、未使用のまま14日が経つと失効します。無断で使わず、相手に依頼するのが基本の流れです。回答方法や承認でできることは、リクエスト：品目を依頼し、依頼に回答するをご覧ください。

グループ

グループは、ラボ内の一部の人だけで共有したいときに使うチームです。プロジェクトチーム、小規模な研究室、ベンチ単位などで使えます。

• サイドバーのグループから管理します。
• PIが招待時、または後からユーザーを編集して、グループのメンバーを指定します。
• グループ所有では、所有グループのメンバーにアクセスが与えられます。保管場所では、選択したグループが対象です。管理者の承認、役割の権限、保管場所のアクセス規則は引き続き適用されます。品目の所有グループ以外の人も、取り出しの承認を依頼できます。

グループにはTeam以上のプランが必要です。Freeでもサイドバーに鍵とTeam表示付きでグループが残り、開くと機能の説明とアップグレードの案内が表示されます。

所有形態で絞り込む

在庫と保管の両ページには、すべて、ラボ、グループ、個人の範囲タブがあります。ラボにあるものと、自分のものを分けて確認できます。

保管ページでは、一覧がラボ、グループ、個人の保管場所のセクションに分かれます。

公開・非公開の保管場所

ラボ所有の保管場所には、全メンバーに場所を表示する全員に公開という追加設定があります。作成フォームでは種類がラボのときだけ表示されます。詳細には、全員が見られる公開、またはアクセスが限られる非公開として表示されます。

所有権は、その場所に品目を置ける人や管理できる人を決めます。公開範囲は、場所の存在を確認できる人を決めます。

非公開の保管場所にはTeam以上のプランが必要です。

所有者の変更

所有者の変更にはTeamまたはLabが必要です。若手研究員が変更できるのは、自分の個人所有の品目だけです。

品目で所有者を変更を選びます。

1. 品目を開き、所有者を変更を選びます。
2. 移行先として、自分の在庫、グループ、共有（ラボ全体）、またはメンバーに引き渡すを選びます。
3. メンバーに引き渡す場合は相手を選びます。数量を入力すれば一部を渡せ、空欄ならすべてを渡します。一部を渡すときは、新しい分の保管場所も選んでください。受け取る人がアクセスできる場所である必要があります。
4. 所有者を変更を選びます。

所有者の変更はすべて監査ログに残ります。記録を読める人は、変更時点の所有形態によって決まります。個人の品目をラボへ渡すと、その変更はラボ全体に表示されますが、それ以前の個人履歴は前の所有者とPIだけが見られます。新しい所有者に引き継がれるのは共有履歴であり、前の所有者の非公開履歴ではありません。

品目の履歴を見られる人

監査ログやアクティビティも、品目と同じ所有権の考え方に従います。各記録は、その出来事に関係する人に表示されます。

この表に加えて、次の2つの規則は常に適用されます。

• 自分が行った操作は、品目の所有者にかかわらず、いつでも確認できます。グループを抜けても、自分の過去の操作が見えなくなることはありません。
• PIはすべての記録を見られます。監査ログはラボの説明責任を支える記録です。責任者に一部が見えない状態では、その役割を果たせません。

使用量やコストのレポートにも同じ規則が適用されます。自分のグラフは自分が見られる活動から作られ、PIの数値は全体を含みます。同僚と合計が違う場合は、この表示範囲の違いによるもので、不具合ではありません。

実務上のおすすめ

ラボで共同購入したものは、基本的にラボの共有在庫にします。個人は、自分が責任を持つ検体や自分の実験用に分けた分注物など、実際に個人のものだけに使いましょう。すべてが個人所有だと、誰も保管場所を見つけられなくなります。

所有権は保管場所にも適用されます。棚や冷凍庫で同じ選択をする方法は保管場所を作成する、共有するラボのメンバーについてはチームを招待するをご覧ください。個人の保管場所はFreeでも利用できます。非公開の設定には有料プランが必要です。プラン比較で確認できます。