Die meisten Labore haben ihren Bestand bereits irgendwo erfasst: in einer Tabelle, in Bestell-PDFs oder auf Regaletiketten. „Richten Sie Ihr Labor ein“ macht daraus in einem geführten Import echte Bestandsdatensätze, ohne alles von Hand einzugeben. Wenn Sie eine Tabelle ablösen, erklärt was sich danach ändert, warum sich die Stunde lohnt.
Ohne Ihre Zustimmung wird nichts erstellt. Sie prüfen jeden Artikel, bevor etwas hinzugefügt wird.
Dieser Artikel gibt einen Überblick. Die einzelnen Phasen beschreiben Dateien importieren: CSV, Lieferanten-PDFs und Regalfotos und Import prüfen und abschließen.
Wer einen Import ausführen kann
Importieren können Laborleitung und Forschende Person. Mit der Rolle Nachwuchsforschende Person sehen Sie die Importoption nicht; jemand mit einer der beiden anderen Rollen muss den Import ausführen.
So öffnen Sie den Import
Drei Wege führen an dieselbe Stelle:
- Öffnen Sie oben Bestand hinzufügen und wählen Sie Bestand importieren.
- Öffnen Sie in der Seitenleiste Werkzeuge und dann Bestand importieren.
- Auf der Übersicht enthält die Karte „Richten Sie Ihr Labor ein“ die Schaltfläche Einrichtung starten.
Nutzen Sie einen der ersten beiden Wege, wenn Sie die Karte nicht finden. Die Karte ist eine vorübergehende Abkürzung für neue Labore auf der Übersicht. Sie erscheint nur, solange alle drei Bedingungen erfüllt sind:
- Ihr Labor hat weniger als 5 Bestandsartikel,
- Sie sind Laborleitung oder Forschende Person, und
- Sie haben die Karte nicht ausgeblendet. Diese Entscheidung wird pro Labor gespeichert.
Wenn der Bestand wächst oder Sie die Karte einmal geschlossen haben, erscheint sie nicht mehr. Das Menü Bestand hinzufügen und der Eintrag unter Werkzeuge bleiben verfügbar.
Auch nach der Einrichtung nützlich
Der Name „Richten Sie Ihr Labor ein“ beschreibt den üblichen ersten Kontakt. Dasselbe Werkzeug hilft aber bei jeder Lieferung: Bestellungen auspacken, Lieferscheine abarbeiten oder ein noch nicht erfasstes Regal fotografieren. Der Ablauf bleibt gleich und ist meist schneller als einzelne Artikel anzulegen. Er ist nicht auf die erste Woche beschränkt.
Welche Dateien Sie hochladen können
Laden Sie alle Dateien zusammen hoch. Der Import führt sie zu einer gemeinsamen Prüfung zusammen.
- CSV-Tabellen. Excel-Dateien werden noch nicht unterstützt. Speichern Sie die Tabelle zuerst als CSV.
- PDF-Dokumente, etwa Auftragsbestätigungen und Lieferscheine von Lieferanten.
- Fotos eines Regals oder einer Gefrierbox in JPG, PNG oder HEIC.
Beim Hochladen steht neben Vorlage herunterladen je eine Vorlage für Reagenz, Verbrauchsmaterial und Probe. Jede enthält alle von Labsistant für diese Art gelesenen Spalten sowie eine Beispielzeile, die Sie durch eigene Artikel ersetzen. Das sind keine echten Daten. Bleibt die Beispielzeile enthalten, wird sie bei der Prüfung markiert, damit Sie sie ersetzen oder auslassen können.
Einige Spalten akzeptieren nur bestimmte Werte. Die Gefahrenstufe lautet none, low, moderate, high oder extreme. Daten stehen im Format Jahr-Monat-Tag, etwa 2026-01-15.
Sie müssen keine Vorlage verwenden. Eigene Spaltennamen Ihrer Tabelle werden im nächsten Schritt zugeordnet.
Die drei Phasen
Nach dem Hochladen folgen drei benannte Schritte, die oben auf der Seite angezeigt werden.
1. Spalten zuordnen
Labsistant liest die Spalten und schlägt ihre Bedeutung vor: Name, Menge, Verfallsdatum und so weiter. Dabei vereinheitlicht es auch Werte, etwa grams zu g.
Prüfen und korrigieren Sie die vorgeschlagenen Zuordnungen. Bei ungewöhnlichen Spaltennamen können Sie die KI um eine genauere Prüfung bitten.
2. Lagerorte bestätigen
Die Dateien nennen Lagerorte beim Namen. Dieser Schritt sammelt die unterschiedlichen Namen. Sie bestimmen jeweils, ob ein vorhandener Lagerort gemeint ist oder ein neuer angelegt werden soll.
Hier wird nichts geraten. Labsistant erfindet keinen Lagerort für eine Zeile ohne Ortsangabe. Sie bestimmen selbst, wohin der Artikel gehört.
3. Alles prüfen
Der letzte Schritt zeigt eine Tabelle aller zu erstellenden Artikel mit den gelesenen Werten. Prüfen Sie die Zeilen, korrigieren Sie Fehler, ergänzen Sie fehlende Angaben und bestätigen Sie.
Erst wenn Sie diese Phase abschließen, werden die Artikel angelegt.
Unterbrechen und später fortsetzen
Sie müssen den Import nicht in einem Durchgang beenden. Der Fortschritt wird in diesem Browser gespeichert. Wenn Sie hier „Richten Sie Ihr Labor ein“ erneut öffnen, können Sie Import fortsetzen oder Neu beginnen wählen. Gelöschte Browserdaten entfernen den gespeicherten Stand; auf einem anderen Gerät ist er nicht verfügbar.
Fortsetzen macht an der bisherigen Stelle weiter. Neu beginnen verwirft den laufenden Import und startet einen neuen.
Was der Import nicht für Sie übernimmt
Der Import ergänzt keinen Wert, den er nicht tatsächlich aus Ihren Dateien gelesen hat. Chargennummern, Verfallsdaten, CAS-Nummern und Gefahrenangaben bleiben leer, statt geraten zu werden. Eine plausibel wirkende falsche Chargennummer ist schlimmer als eine Lücke. Sie ergänzen die Angaben bei der Prüfung oder später.
Chargennummern, CAS, Gefährdung und Verfall erklärt diese Felder und den Umgang mit einem Artikel, dessen Chargennummer noch fehlt.