Ogni articolo e ogni posizione di stoccaggio in Labsistant appartiene a qualcuno. La proprietà stabilisce chi può usarli e impedisce che l'inventario condiviso diventi privo di regole.
Esistono tre tipi di proprietà, validi sia per gli articoli sia per le posizioni. Un articolo può avere anche un responsabile, che si aggiunge alla proprietà ed è descritto più avanti.
I tre tipi
| Proprietà | Appartiene a | Chi può usarlo |
|---|---|---|
| Personale | Una persona | Solo quella persona |
| Gruppo | Un gruppo per articolo; uno o più gruppi per posizione | I membri dei gruppi interessati |
| Laboratorio (condiviso) | Tutto il laboratorio | Tutto il laboratorio |
La scelta si effettua nel campo Proprietà quando si aggiunge un articolo e nel campo Tipo di ubicazione quando si crea una posizione. Questi sono i confini della proprietà; ruolo, piano e accesso alla posizione continuano a determinare le azioni disponibili.
Il responsabile
La proprietà indica a chi appartiene un articolo. Il responsabile è la persona a cui chiedere prima di prelevarne una parte. Un articolo può avere al massimo un responsabile e non è obbligatorio assegnarlo.
- Assegna un responsabile nomina una persona per l'articolo. Cambia responsabile permette di sostituirla o rimuoverla. Ogni modifica compare nel registro di audit. Se il PI interviene sul responsabile di un articolo altrui, la finestra chiede anche un motivo facoltativo, che viene registrato.
- Per prelevare da un articolo gestito serve l'approvazione del responsabile, se è un'altra persona. Vale anche per i membri del gruppo proprietario e per il PI nel normale percorso di prelievo. Questo controllo non sostituisce i permessi di proprietà o di ruolo. Spostare un articolo non richiede tale approvazione, ma resta soggetto alle regole di proprietà e accesso alla posizione.
- Per nominare il primo responsabile: per un articolo personale può farlo solo il proprietario; per un articolo di gruppo, un membro del gruppo proprietario o il PI; per le scorte condivise del laboratorio, solo il PI.
- Per cambiare o rimuovere un responsabile esistente: un articolo personale richiede il proprietario o il PI. Per un articolo di gruppo o condiviso del laboratorio, può farlo il responsabile attuale o il PI.
- Se il responsabile ha lasciato il laboratorio o non è raggiungibile, il PI può cambiarlo oppure usare Riassegnare questo elemento per spostare l'articolo e assegnare un nuovo proprietario in una sola operazione. Entrambi sono interventi registrati nella cronologia con il nome del PI.
Assegnare un responsabile fa passare il gruppo da «chiunque di noi può distribuirlo» a «solo uno di noi lo distribuisce». Rimuoverlo amplia nuovamente l'accesso.
La regola in una frase
Serve il permesso per prelevare un articolo personale di un'altra persona, un articolo di un gruppo di cui non fai parte o un articolo con un responsabile diverso da te. Ruolo, piano e accesso allo stoccaggio continuano a limitare le azioni disponibili.
«Usare» significa modificare, consumare, prelevare, derivare o spostare l'articolo: qualsiasi azione che lo cambia. Se ha un responsabile, le azioni di prelievo non vengono offerte. Al loro posto compaiono Gestito da, il nome del responsabile e l'indicazione di rivolgersi a quella persona.
Vedere non significa poter prelevare
Questo punto può sorprendere, ma è voluto.
È sempre possibile vedere che esiste un articolo personale di un collega. Nome, quantità e scadenza sono visibili a tutto il laboratorio. È lo scopo dell'inventario condiviso: sapere che il laboratorio ha ciò che serve, anche se il flacone non è proprio.
Non è però possibile prelevarlo né vedere dove è conservato. Vale per gli articoli personali altrui e per quelli di un gruppo di cui non si fa parte:
- Le azioni che lo modificherebbero non vengono offerte.
- La posizione di stoccaggio è nascosta e compare Ubicazione privata. Dove una persona tiene le proprie scorte riguarda lei, così come lo scaffale di un gruppo riguarda quel gruppo.
Le posizioni dei propri articoli non vengono mai nascoste, né quelle degli articoli dei propri gruppi o delle scorte condivise del laboratorio, con o senza responsabile. Si aggiungono due eccezioni: il PI vede ogni posizione perché risponde di tutto il laboratorio, e chi ha una richiesta approvata vede la posizione fino al prelievo o alla scadenza, per recuperare quanto promesso.
Richiedere qualcosa che non è proprio
Se si trova un articolo che non si può prelevare, è possibile richiederlo. Aprirlo e usare Richiedere l'elemento.
- Aprire l’articolo dalla pagina Inventario.
- Scegliere Richiedere l'elemento. La finestra indica a chi arriva la richiesta.
- Inserire la Quantità necessaria oppure lasciare il campo vuoto.
- Aggiungere una Nota se necessario.
- Fare clic su Inviare la richiesta.
La richiesta va al responsabile, se presente. Altrimenti arriva al proprietario o a tutti i membri del gruppo proprietario, ognuno dei quali può rispondere. Possono approvare, rifiutare oppure, se proprietari, consegnare l'articolo. L'approvazione vale per un prelievo e scade dopo 14 giorni senza utilizzo. È il percorso previsto: chiedere invece di servirsi senza avvisare. Risposte e permessi sono descritti in Richieste: chiedere un articolo e rispondere a una richiesta.
Gruppi
I gruppi sono sottoinsiemi del laboratorio per condividere qualcosa con alcune persone, ma non con tutte: un progetto, un sottolaboratorio o un banco.
- Gestirli da Gruppi nella barra laterale.
- Il PI assegna i membri ai gruppi durante l'invito o in seguito modificando l'utente.
- La proprietà di gruppo dà accesso ai membri del gruppo proprietario o ai gruppi selezionati per una posizione. Restano validi approvazioni del responsabile, permessi di ruolo e regole di accesso alla posizione. Chi non appartiene al gruppo proprietario di un articolo può richiedere l'approvazione di un prelievo.
I gruppi richiedono Team o superiore. Con Free, la barra laterale mostra comunque Gruppi con un lucchetto e un badge Team; aprendolo si trovano la spiegazione e l'offerta di un piano superiore.
Filtrare per proprietà
Le pagine Inventario e Stoccaggio hanno le stesse schede di ambito: Tutti/Tutte, Laboratorio, Gruppo e Personale. Servono a distinguere ciò che ha il laboratorio da ciò che è proprio.
La pagina Stoccaggio divide anche l'elenco in Posizioni del laboratorio, Posizioni di gruppo e Posizioni personali.
Posizioni pubbliche e private
Le posizioni del laboratorio hanno un'impostazione aggiuntiva: Visibilità pubblica, che le rende visibili a tutti i membri. Compare nel modulo di creazione solo per il tipo Laboratorio. La scheda indica Pubblica, visibile a tutti, oppure Privata, con accesso limitato.
La proprietà stabilisce chi può collocare articoli in una posizione e gestirla. La visibilità stabilisce chi può vederne l'esistenza.
Le posizioni private richiedono Team o superiore.
Cambiare il proprietario
Il trasferimento di proprietà richiede Team o Lab. Un Ricercatore junior può trasferire solo i propri articoli personali.
Usare Trasferire la proprietà sull'articolo.
- Aprire l'articolo e scegliere Trasferire la proprietà.
- Scegliere la destinazione: Inventario personale, un Gruppo, Condiviso (tutto il laboratorio) oppure Passaggio a un membro.
- Per il passaggio a un membro, scegliere il destinatario. Inserire una quantità per consegnare solo una parte oppure lasciare il campo vuoto per tutto. In una consegna parziale, scegliere dove conservare la nuova porzione; il destinatario deve poter accedere alla posizione.
- Fare clic su Trasferire la proprietà.
Ogni trasferimento viene registrato nell'audit. La visibilità segue la proprietà al momento del trasferimento: passare un articolo personale al laboratorio crea una voce visibile a tutti, mentre la precedente cronologia personale resta tra il vecchio proprietario e il PI. Il nuovo proprietario riceve la cronologia condivisa, non quella privata del precedente.
Chi vede la cronologia di un articolo
Il registro di audit e i flussi di attività seguono la stessa logica di proprietà degli articoli. Ogni voce è visibile alle persone interessate dall'evento:
| Attività relativa a | Chi la vede |
|---|---|
| Articoli e posizioni condivisi del laboratorio | Tutto il laboratorio |
| Articoli, posizioni e membri di un gruppo | I membri di quel gruppo e il PI |
| Articoli personali e posizioni private di una persona | Quella persona e il PI |
| Gestione del laboratorio: inviti, cambi di ruolo, rimozioni e impostazioni | Il PI. L'unica eccezione è l'accettazione di un invito, visibile a tutto il laboratorio |
Oltre alla tabella valgono sempre due regole:
- Le proprie attività restano sempre visibili, indipendentemente dal proprietario dell'articolo. Lasciare un gruppo non nasconde le proprie azioni passate.
- Il PI vede tutto. Il registro di audit documenta la responsabilità del laboratorio; non potrebbe farlo se alcune parti fossero nascoste a chi ne risponde.
I report di utilizzo e costi seguono la stessa regola: i grafici usano le attività visibili alla persona, mentre le cifre del PI sono complete. Se il totale di un collega è diverso dal proprio, questo è il motivo, non un errore.
Un suggerimento pratico
Usare normalmente Scorta condivisa del laboratorio per gli acquisti comuni e riservare Personale a ciò che appartiene davvero a una persona: un campione sotto la propria responsabilità o un'aliquota preparata per il proprio esperimento. Se tutto è personale, nessuno trova dove sono le cose.
La proprietà vale anche per lo stoccaggio: Creare una posizione di stoccaggio spiega la stessa scelta per uno scaffale o un congelatore, e Invitare il team descrive chi fa parte del laboratorio. Le posizioni personali sono disponibili anche con Free; la visibilità privata richiede un piano a pagamento, come spiega il confronto dei piani.