La maggior parte dei laboratori ha già un inventario: in un foglio di calcolo, nei PDF degli ordini o sulle etichette di un ripiano. «Configurare il laboratorio» è l’importazione guidata che trasforma tutto in veri record di inventario, in un solo percorso e senza digitare ogni dato. Per abbandonare un foglio di calcolo, cosa cambia dopo spiega perché dedicare un’ora al passaggio.
Nulla viene creato senza approvazione. Ogni articolo viene verificato prima di aggiungere qualsiasi elemento.
Questo articolo offre una panoramica. Per i dettagli delle fasi, vedere Importare file: CSV, PDF dei fornitori e foto degli scaffali e Rivedere e completare un’importazione.
Chi può eseguire un’importazione
L’importazione è disponibile per i ruoli PI e Ricercatore. Con il ruolo Ricercatore junior, l’opzione non compare e l’importazione deve essere eseguita da una persona con uno dei due ruoli indicati.
Come aprirlo
Tre percorsi portano allo stesso punto:
- Nella barra superiore, aprire Aggiungere all'inventario e scegliere Importare inventario.
- Nella barra laterale, aprire Strumenti e poi Importare inventario.
- Nella Panoramica, la scheda «Configurare il laboratorio» ha il pulsante Iniziare la configurazione.
Se la scheda non compare, usare uno dei primi due percorsi. È una scorciatoia della Panoramica per i nuovi laboratori e non rimane sempre visibile. Compare solo quando tutte e tre le condizioni sono vere:
- il laboratorio ha meno di 5 articoli nell’inventario,
- il ruolo è PI o Ricercatore, e
- la scheda non è stata ignorata. La scelta viene ricordata per laboratorio.
La scheda quindi non compare se il laboratorio ha iniziato a riempirsi o se è stata chiusa. Il menu Aggiungere all'inventario e la voce Strumenti rimangono disponibili.
Utile anche dopo la configurazione iniziale
Il nome «Configurare il laboratorio» descrive l’uso iniziale più comune, ma lo stesso strumento serve a ogni consegna. Registrare un ordine, elaborare documenti di trasporto o fotografare un ripiano mai censito segue lo stesso percorso, di solito più rapido dell’aggiunta di singoli articoli. Non è limitato alla prima settimana.
Cosa si può caricare
Aggiungere tutti i file insieme. L’importazione li legge per un’unica revisione.
- Fogli di calcolo CSV. I file Excel non sono ancora supportati: salvare prima il foglio come CSV.
- Documenti PDF, come conferme d’ordine e documenti di trasporto dei fornitori.
- Foto di un ripiano o di una scatola da congelatore, in JPG, PNG o HEIC.
Nella schermata di caricamento, accanto a Scaricare un modello, c’è un modello per ogni tipo: Reagente, Materiale di consumo e Campione. Ciascuno contiene tutte le colonne lette da Labsistant per quel tipo e una riga di esempio da sostituire con i propri articoli. Non sono dati reali. Se l’esempio rimane nel file, la revisione lo segnala per sostituirlo o escluderlo.
Alcune colonne accettano solo valori specifici. Il livello di pericolo è none, low, moderate, high o extreme. Le date seguono anno-mese-giorno, per esempio 2026-01-15.
Non è necessario usare un modello. Se il foglio ha nomi di colonna propri, la fase successiva li gestisce.
Le tre fasi
Dopo il caricamento dei file, l’importazione passa per tre fasi indicate nella parte superiore della pagina.
1. Abbinare le colonne
Labsistant legge le colonne e propone il significato di ciascuna: nome, quantità, scadenza e così via. Normalizza anche alcuni valori, per esempio trasformando grams in g.
Verificare gli abbinamenti proposti e correggere gli errori. Con nomi di colonna insoliti, è possibile chiedere all’IA una lettura più approfondita.
2. Confermare le ubicazioni
I file indicano le ubicazioni per nome. Questa fase raccoglie i nomi distinti e chiede di scegliere un’ubicazione esistente nel laboratorio oppure una nuova da creare.
Qui nulla viene indovinato. Labsistant non inventa un’ubicazione per una riga che non la indica. Se manca, occorre specificare dove va l’articolo.
3. Rivedere tutto
L’ultima fase mostra una griglia con tutti gli articoli da creare e i valori letti. Controllare, correggere gli errori, completare ciò che manca e approvare.
Gli articoli vengono creati solo al termine di questa fase.
Interrompere e riprendere in seguito
Non serve completare l’importazione in una sola sessione. L’avanzamento viene salvato in questo browser; riaprendo qui «Configurare il laboratorio», è possibile scegliere Riprendere l'importazione o Ricominciare da capo. Cancellare i dati del browser elimina l’avanzamento, che non è disponibile su un altro dispositivo.
Riprendere continua dal punto di interruzione. Ricominciare da capo scarta l’importazione in corso e ne avvia una nuova.
Cosa non fa l’importazione
L’importazione non compila valori che non ha effettivamente letto nei file. Numeri di lotto, scadenze, CAS e informazioni di pericolo rimangono vuoti anziché essere indovinati: un numero di lotto errato ma plausibile è peggiore di un campo vuoto. Completarli durante la revisione o in seguito.
Vedere Numeri di lotto, CAS, pericolo e scadenza per il significato dei campi e per registrare un articolo senza conoscere ancora il numero di lotto.