Die meisten Artikel im Labor können frei entnommen werden. Manche gehören jedoch einer Person oder Gruppe, andere haben eine verwaltende Person. Dürfen Sie einen Artikel nicht entnehmen, fragen Sie in Labsistant danach, statt auf dem Flur. Anfrage und Antwort werden dokumentiert und die zuständige Person wird benachrichtigt. So muss sich niemand merken, wer was erlaubt hat. Welche Artikel Sie entnehmen dürfen, erklärt Persönliche Artikel, Gruppenartikel und Laborbestand.
Was die Zahl zählt
Der Eintrag Anfragen in der Seitenleiste zeigt eine Zahl, wenn jemand auf Ihre Antwort wartet. Gezählt werden alle unbeantworteten Anfragen, die Sie beantworten dürfen: zu eigenen Artikeln, von Ihnen verwalteten Artikeln und Artikeln Ihrer Gruppen. Ihre gesendeten Anfragen zählen nicht mit. Wartet nichts auf Sie, erscheint keine Zahl.
Klicken Sie darauf, um die Anfragenseite zu öffnen. Wartet auf Ihre Antwort enthält Anfragen, die Sie beantworten können. Ihre Anfragen zeigt, was Sie bei anderen angefragt haben.
Einen Artikel anfragen
- Öffnen Sie Bestand und klicken Sie auf den Artikel, um seine Detailansicht zu öffnen.
- Dürfen Sie den Artikel nicht entnehmen, zeigt die Detailansicht Artikel anfragen statt der Aktionen, die ihn verändern würden. Klicken Sie darauf.
- Der Dialog nennt die Empfänger der Anfrage: die verwaltende Person, den Eigentümer oder die Mitglieder der Gruppe des Artikels.
- Geben Sie eine Menge ein, wenn Sie eine bestimmte Menge benötigen. Lassen Sie das Feld leer, um etwas davon anzufragen, ohne eine Zahl festzulegen.
- Ergänzen Sie eine Notiz, wenn der Grund für die antwortende Person wichtig ist. Sie ist optional und wird unverändert übermittelt.
- Klicken Sie auf Anfrage senden.
Die Schaltfläche zeigt anschließend Angefragt, bis jemand antwortet. Pro Artikel ist nur eine offene Anfrage gleichzeitig möglich. Zum Zurücknehmen vor einer Antwort wählen Sie Zurückziehen im Anfragenblock des Artikels oder unter Ihre Anfragen auf der Anfragenseite. Sie wird dann als Zurückgezogen angezeigt.
Hat ein Artikel eine verwaltende Person, zeigt die Detailansicht Verwaltet von und deren Namen sowie einen Hinweis, dort anzufragen. Die Anfrage geht an diese Person, auch wenn der Artikel einer Ihrer Gruppen gehört.
Wer angefragt wird
| Der Artikel | Wer angefragt wird | Wer antworten darf |
|---|---|---|
| Hat eine verwaltende Person | Nur die verwaltende Person | Die verwaltende Person |
| Keine verwaltende Person, persönliches Eigentum | Der Eigentümer | Der Eigentümer |
| Keine verwaltende Person, Gruppeneigentum | Jedes Gruppenmitglied | Jedes Mitglied. Sobald jemand antwortet, sehen die anderen Beantwortet von und den Namen. So wird dieselbe Anfrage nicht doppelt beantwortet. |
| Keine verwaltende Person, gemeinsamer Laborbestand | Niemand. Entnehmen Sie, was Sie benötigen. |
Eine verwaltende Person einzusetzen schränkt den Zugang ein: Von da an erreicht nur sie die Anfrage, und nur sie darf sie freigeben.
Eine Anfrage beantworten
Eine Anfrage erreicht Sie auf drei Wegen: als Benachrichtigung unter Team und Anfragen, in der Liste Wartet auf Ihre Antwort auf der Anfragenseite und im Block Anfragen der Artikeldetails. Jede Zeile nennt Person, Menge und Zeitpunkt. Jede Anfrage bietet Freigeben und Ablehnen. Gehört der Artikel Ihnen, erscheint auch Übergeben.
- Freigeben öffnet den Dialog Diese Anfrage freigeben. Die Freizugebende Menge ist mit der angefragten Menge vorbelegt, sofern eine angegeben wurde. Legen Sie die gewünschte Freigabemenge fest. Ein leeres Feld übernimmt die angefragte Menge. Wurde keine Menge angefragt, ist die Freigabe mengenmäßig unbegrenzt. Der Dialog zeigt Vorhanden und Bereits anderen zugesagt, also noch nicht genutzte Freigaben. So erkennen Sie, ob Sie mehr zusagen, als im Regal steht.
- Ablehnen weist die Anfrage zurück. Die Person wird benachrichtigt und die Anfrage als Abgelehnt angezeigt.
- Übergeben überträgt der Person den Artikel oder die angefragte Menge in einem Vorgang. Das Übergebene gehört ihr, die Anfrage wird als Übergeben angezeigt und es bleibt nichts offen.
Die anfragende Person erhält in beiden Fällen eine Benachrichtigung mit dem Artikelnamen und dem Ergebnis Freigegeben oder Abgelehnt. Eine Freigabe nennt die erlaubte Entnahme und die Frist.
Wechselt der Artikel nach dem Absenden einer Anfrage den Eigentümer, die Gruppe oder die verwaltende Person, enden alle offenen Anfragen dazu. Sie erscheinen unter Ihre Anfragen als Abgelehnt. Die Person kann nun beim neuen Zuständigen anfragen.
Was eine Freigabe erlaubt
Eine Freigabe erlaubt eine einzelne Entnahme, keine dauerhafte Nutzung.
- Eine Entnahme. Die Detailansicht zeigt, was die Person bei einer einzelnen Entnahme nehmen darf und bis wann. Sobald sie etwas entnimmt, ist die Freigabe verbraucht. Für eine spätere Entnahme muss sie erneut anfragen.
- 14 Tage. Eine ungenutzte Freigabe läuft 14 Tage nach ihrer Erteilung ab. Die Detailansicht meldet den Ablauf, die Anfrage erscheint als Ungenutzt abgelaufen und die Schaltfläche zeigt Erneut anfragen.
- Der Lagerort wird sichtbar. Wo der Artikel lagert, bleibt für Personen ohne Entnahmerecht verborgen. Die Freigabe macht den Ort bis zur Entnahme oder zum Ablauf sichtbar, damit die Person das Zugesagte abholen kann.
- Weniger vorhanden als zugesagt. Ist der Bestand seit der Freigabe gesunken, entnimmt die Person, was noch da ist. Die freigebende Person wird über die Fehlmenge informiert.
- Jeder Schritt wird dokumentiert. Anfrage, Antwort und Entnahme stehen jeweils im Auditprotokoll des Artikels. So bleibt vollständig nachvollziehbar, wer was entnommen hat.